Xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC là nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ để hạn chế rủi ro về thuế và chứng từ. Bài viết này MISA meInvoice sẽ hệ thống các trường hợp sai sót thường gặp và hướng xử lý phù hợp, dễ áp dụng trong thực tế giúp doanh nghiệp có thể chủ động rà soát, điều chỉnh kịp thời và chuẩn hóa hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu.
Xem thêm: Khách lẻ, người mua không lấy hóa đơn: Cách xử lý chi tiết
>> Nhận ngay 50 lượt kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ miễn phí tại đây
1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Căn cứ theo Khoản 1 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn sai sót như sau:
| Trường hợp sai sót | Nguyên tắc xử lý sai sót | Căn cứ tại |
| I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ | ||
| Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. | Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. | Khoản 1 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC |
| Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định không phải lập lại nêu trên) | Người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử. | |
| Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng | Người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế đã nêu ở trên: Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. |
|
| Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của CQT) lập sai | Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC để người bán kiểm tra nội dung sai.
Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định tại khoản 1 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. |
|
| Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót | Hóa đơn điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. | |
| II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ | ||
| Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu hoặc sai dữ liệu hóa đơn điện tử | Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung. | Điểm e khoản 1, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC |
| Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. | Việc điều chỉnh dữ liệu hóa đơn trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn đối với trường hợp điều chỉnh dữ liệu hóa đơn trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, số hóa đơn vào cột 18 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại điểm 9 Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thuộc trường hợp lập bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC). | |
Webinar: Phân tích Nghị định 254 và Thông tư 91 kiểm soát rủi ro và tránh sai sót hóa đơn chứng từ theo quy định mới
✅ Những điểm mới cần lưu ý trong quy định
✅ Checklist kiểm soát rủi ro hóa đơn, chứng từ
✅ Giải pháp ứng dụng công nghệ giúp kế toán làm việc nhanh và an toàn hơn
📅 14h00 – 16h30 | Thứ Sáu, 17/07/2026
💻 Hình thức: Zoom Online
👉 Link đăng ký tham dự miễn phí TẠI ĐÂY
| Xem thêm:
|
Việc xuất hiện ngày càng nhiều doanh nghiệp nằm trong danh sách rủi ro về hóa đơn điện tử khiến các đơn vị đối mặt với nguy cơ bị xử phạt, truy thu thuế hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh. Do đó, kiểm tra và phát hiện kịp thời sai sót các dấu hiệu bất thường trên hóa đơn không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là giải pháp bảo vệ doanh nghiệp khỏi thiệt hại không đáng có.
MISA meInvoice tặng 50 lượt kiểm tra hóa đơn MIỄN PHÍ giúp tự động kiểm tra, phát hiện và cảnh báo các nguy cơ tiềm ẩn liên quan đến hóa đơn. Nhanh tay đăng ký ngay!
 |
Để tối ưu hóa việc kiểm tra hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể sử dụng MISA meInvoice nhằm tự động rà soát, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót.
|
2. Cách xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC tại từng trường hợp cụ thể
Để thực hiện xử lý sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC Quý doanh nghiệp thực hiện các bước như sau:
Trường hợp 1: Trường hợp có sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn
(Căn cứ tại điểm a, khoản 1, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)
> Phương án xử lý: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.
> Quy trình xử lý:
Bước 1: Người bán thông báo việc hóa đơn sai sót cho người mua
- Gửi thông báo cho người mua tại danh sách hóa đơn.
- Hoặc gửi tại mục Xử lý hóa đơn lập sai/Thông báo HĐ lập sai.
Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế về việc sai sót thông tin trên hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Minh họa thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
- Bước 3: Không cần phải lập lại hóa đơn
- Bước 4: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ thuế về sai sót
| Xem thêm:
|
Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót yêu cầu thực hiện ký số kịp thời để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ theo quy định pháp luật. Trong bối cảnh đó, MISA eSign là giải pháp chữ ký số từ xa giúp doanh nghiệp ký nhanh, không phụ thuộc USB Token, qua đó rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo tính liên tục của giao dịch điện tử.
>> An tâm ký kết ĐẢM BẢO PHÁP LÝ và tiết kiệm chi phí với MISA Esign!
Trường hợp 2: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác
Căn cứ tại điểm b, khoản 1, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót.
Phương án 1: Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH cho HĐĐT có sai sót.
> Quy trình xử lý:
Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh:
- Điều chỉnh tăng: Ghi dấu dương (+).
- Điều chỉnh giảm: Ghi dấu âm (-).
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).
Chú ý:
- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận.
- Thực hiện tra cứu MST cá nhân hoặc tra cứu MST doanh nghiệp trước khi lập hóa đơn để hạn chế tối đa sai sót.
Minh họa thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
Phương án 2: Lập hóa đơn THAY THẾ
> Quy trình xử lý:
Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.
- Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).
Minh họa thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót được cơ quan Thuế phát hiện
(Căn cứ khoản 3 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)
Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai, cơ quan thuế thực hiện thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC để người bán kiểm tra nội dung sai.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT
Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định
Trường hợp 4: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn sai sót
(Căn cứ điểm a khoản 1 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)
Trường hợp người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Trường hợp 5: Các trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập
(Căn cứ điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)
a. Hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trong trường hợp này người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phát sinh giảm ghi số âm hoặc phát sinh tăng ghi số dương phù hợp với thực tế), cụ thể đối với các trường hợp sau:
-
- Điều chỉnh giá trị quyết toán dự án đầu tư khi có sự thay đổi về đơn giá, khối lượng; điều chỉnh giá bán theo quy định của pháp luật chuyên ngành
- Điều chỉnh giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật có liên quan;
- Điều chỉnh giá bán buôn điện giữa Tập đoàn Điện lực Việt Nam với các Tổng công ty Điện lực và giữa các Tổng công ty Điện lực với các Công ty Điện lực.
b. Điều chỉnh chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ
Trường hợp việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Theo đó, số tiền chiết khấu cần đảm bảo không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.
Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
c. Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ
- Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
- Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan. Trường hợp người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.
- Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm:
-
- Căn cứ vào hóa đơn đã lập, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền.
- Số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm
- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận lập văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, thì biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản phải được lưu giữ cùng hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Trường hợp phí bảo hiểm chưa thu được tiền nhưng doanh nghiệp đã lập hóa đơn theo quy định, thì doanh nghiệp căn cứ dữ liệu phí chưa thu để lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho tháng trước, kèm theo bảng kê chi tiết số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.
- Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Kết luận:
Thực tế có không ít những khó khăn và sai sót có thể xảy ra trong quá trình chuyển đổi và sử dụng HĐĐT. MISA meInvoice hy vọng rằng những thông tin này có thể giúp các Quý doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất.
Bên cạnh đó, trong bối cảnh ngành Thuế đang tăng cường giám sát hoá đơn điện tử, chống gian lận thuế, kế toán cần lưu ý xác minh kỹ tính minh bạch về hóa đơn để bảo vệ doanh nghiệp trước các vi phạm, tránh gây các thiệt hại về thuế.
Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:
- Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
- Ngày ký và ngày lập lệch nhau
- Người bán có rủi ro cao về thuế
- Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
- Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
Đồng thời, phần mềm hỗ trợ đơn vị tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp (Có logo, mã tra cứu) với các định dạng Xml, PDF về.
Quý đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice có thể để lại thông tin đăng ký tại đây:
