Các hóa đơn điện tử có sai sót sẽ thường được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Vậy trường hợp nào doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn điều chỉnh và cách xuất hóa đơn điều chỉnh chuẩn theo nghị định 70/2025/NĐ-CP như thế nào? Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu bài viết sau.
Xem thêm: 03 cách tra cứu hóa đơn điện tử CHUẨN TT32 và NĐ70
1. Hóa đơn điều chỉnh là gì? Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh?
Căn cứ theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 sửa đổi bổ sung điểm b, khoản 1, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
Như vậy, hóa đơn điều chỉnh có thể hiểu là các hóa đơn dùng để điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế hoặc số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.
Bên cạnh đó, Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 4, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cũng quy định hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập đúng, nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi giá trị, khối lượng dựa theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì:
-
- Người bán phải lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh phần chênh lệch.
- Hóa đơn mới phải phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Nếu làm phát sinh giảm thì ghi âm (-) và nếu làm phát sinh tăng thì ghi dương (+).
- Trường hợp chiết khấu thương mại được tính căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ, thì:
-
- Số tiền chiết khấu được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, đảm bảo không vượt quá giá trị hàng hóa/dịch vụ ghi trên hóa đơn đó.
- Hoặc người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh riêng, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.
- Bảng kê phải được lưu tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.
- Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, cả bên bán và bên mua sẽ kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra và đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh đó.
- Trả lại hàng hóa, dịch vụ
- Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (kể cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị), người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng, thì người mua sẽ lập hóa đơn điện tử và giao cho người bán.
- Cả hai bên thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định như trường hợp bán hàng.
- Lĩnh vực đặc thù:
- Bảo hiểm: Khi phát sinh các khoản hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm, người bán lập hóa đơn điều chỉnh (không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền). Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Số tiền phí được hoàn/giảm, lý do hoàn/giảm phí, số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu.
- Bất động sản, xây dựng: Người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong các lĩnh vực như kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán hoặc chuyển nhượng sau đó phát sinh việc hủy, chấm dứt giao dịch hoặc hủy một phần việc cung cấp dịch vụ → lập hóa đơn điều chỉnh
- Tổ chức tín dụng: Tổ chức tín dụng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thẻ ngân hàng sau đó phát sinh việc hoàn phí dịch vụ thanh toán cho đơn vị chấp nhận thẻ -> người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định. Hóa đơn điều chỉnh không cần ghi dòng: “Điều chỉnh cho hóa đơn…”
- Viễn thông – thẻ trả trước: Áp dụng trong các trường hợp khách hàng dùng thẻ trả trước viễn thông di động để thanh toán: Cước dịch vụ trả sau, nhắn tin từ thiện, các dịch vụ viễn thông khác được pháp luật cho phép khi bán thẻ cào hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp viễn thông đã lập hóa đơn GTGT theo quy định. Nếu phát sinh điều chỉnh, doanh nghiệp viễn thông được lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên:
dữ liệu bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác hoặc khách hàng.
Việc xuất hóa đơn điều chỉnh không đúng quy định rất dễ dẫn đến vi phạm và bị xử phạt nghiêm trọng. Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice tự động hướng dẫn quy trình lập, gửi, lưu trữ hóa đơn điều chỉnh theo đúng chuẩn Nghị định 70/2025, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp!
2. 4 bước điều chỉnh hóa đơn chuẩn nghị định 70/2025
Để điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót, doanh nghiệp thực hiện theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Xác định thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử
- Nội dung sai sót (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ…).
- Mức độ sai sót (nghiêm trọng hay không và những ảnh hưởng đến giá trị thanh toán, thuế nếu có).
- Nguyên nhân dẫn đến sai sót.
- Bước 2: Chuẩn bị tài liệu liên quan
- Hóa đơn gốc: Hóa đơn điện tử đã lập trước đó cần điều chỉnh (xác định số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn).
- Biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản: Ghi rõ lý do điều chỉnh, số tiền điều chỉnh (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn gốc và các thông tin liên quan.
- Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Nội dung hóa đơn điều chỉnh:
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Ghi rõ các thông tin cần điều chỉnh: số tiền, thuế suất, thuế GTGT, hoặc các thông tin khác như mã số thuế của người mua (nếu có sai sót).
- Đảm bảo hóa đơn điều chỉnh tuân thủ định dạng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Trường hợp đặc biệt:
- Nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và trả lại hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ví dụ: ô tô, bất động sản), người mua lập hóa đơn điện tử trả lại hàng và giao cho người bán.
- Trong trường hợp tích hợp biên lai thu thuế, phí, hóa đơn điều chỉnh phải đảm bảo đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử và biên lai điện tử theo định dạng do cơ quan thuế quy định.
- Nội dung hóa đơn điều chỉnh:
- Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử thay thế mới cho người mua
-
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập sai.
- Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
>> Đọc thêm: Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế khác kỳ CHUẨN quy định
Lưu ý: Bạn nên thực hiện tra cứu mã số thuế doanh nghiệp hoặc tra cứu mã số thuế cá nhân online trước khi lập hóa đơn để hạn chế những sai sót không đáng có.
3. Cách lập hóa đơn điều chỉnh trên MISA Meinvoice
3.1. Đối với hóa đơn có mã sai sót
Hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh trên MISA Meinvoice cho từng trường hợp:
3.2. Đối với hóa đơn không có mã sai sót
Hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh trên MISA Meinvoice cho từng trường hợp:
- Điều chỉnh hóa đơn không mã – Đã gửi CQT – Đã gửi người mua
- Điều chỉnh hóa đơn không mã – Đã gửi CQT – Chưa gửi người mua
- Điều chỉnh hóa đơn không mã – Đã gửi CQT theo BTH – Đã gửi người mua
- Điều chỉnh hóa đơn không mã – Đã gửi CQT theo BTH – Chưa gửi người mua
- Điều chỉnh hóa đơn không mã – chưa gửi hóa đơn đến CQT qua BTH – đã gửi người mua
- Điều chỉnh hóa đơn không mã – chưa gửi hóa đơn đến CQT qua BTH – chưa gửi người mua
3.3. Đối với hóa đơn máy tính tiền
Hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh trên MISA Meinvoice cho từng trường hợp:
- Điều chỉnh hóa đơn MTT – đã gửi/chưa gửi CQT – đã gửi người mua
- Điều chỉnh hóa đơn MTT – đã gửi/chưa gửi CQT – chưa gửi người mua
Để đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong quá trình xử lý sai sót, việc ứng dụng giải pháp chữ ký số từ xa MISA eSign là yêu cầu thiết yếu đối với bộ phận kế toán. MISA eSign cho phép doanh nghiệp thực hiện ký số hóa đơn điều chỉnh một cách tức thời trên mọi thiết bị, giúp tối ưu hóa quy trình đối chiếu, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ và hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt hành chính do chậm trễ trong việc điều chỉnh hóa đơn sai sót.
>> An tâm ký kết ĐẢM BẢO PHÁP LÝ và tiết kiệm chi phí với MISA Esign!
4. Giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn điều chỉnh
Xuất hóa đơn điều chỉnh lần 2 như thế nào?
Căn cứ theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 5, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;
Như vậy, doanh nghiệp xuất hóa đơn điều chỉnh lần 2 như sau:
- Phải tiếp tục dùng hình thức điều chỉnh (giống lần 1).
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh mới, ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” (tham chiếu hóa đơn đã điều chỉnh lần 1)
- Giá trị điều chỉnh:
- Tăng → ghi dương (+)
- Giảm → ghi âm (–)
- Ký số → gửi người mua (nếu không mã) hoặc gửi CQT cấp mã → gửi người mua (nếu có mã).
Ví dụ minh họa:
Ngày 7/5/2024, xuất hóa đơn (Hóa đơn gốc) như sau:
Ngày 21/05/2024 phát hiện hóa đơn gốc sai số lượng hàng hóa. Số lượng hàng hóa đúng là 3 chiếc tủ lạnh Toshiba 1200BTU.
=> Lập hóa đơn điều chỉnh tăng số lượng hàng hóa cho hóa đơn gốc.
Tiếp tục phát hiện hóa đơn gốc sai đơn giá hàng hóa. Đơn giá đúng 10.000.000VNĐ/1 tủ lạnh Toshiba1200BTU.
Như vậy, hóa đơn ban đầu nếu xuất đúng sẽ là hóa đơn có số lượng 3 tủ lạnh, đơn giá 10.000.000đ, tổng tiền thanh toán 33.000.000đ.
=> Lập hóa đơn điều chỉnh lần 2 giảm đơn giá bán hàng hóa cho hóa đơn gốc
* Lưu ý: Số liệu trên tất cả các hóa đơn điều chỉnh (bao gồm cả các lần điều chỉnh trước, nếu có) và hóa đơn gốc phải chính xác và khớp với số liệu thực tế đúng.
Có được hủy hóa đơn đã thực hiện điều chỉnh, thay thế không?
Cũng căn cứ theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 5, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên thì trường hợp hóa đơn điều chỉnh có sai sót thì doanh nghiệp KHÔNG ĐƯỢC HỦY hóa đơn mà phải tiếp tục thực hiện điều chỉnh hóa đơn cho đến khi đúng và cũng không được lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điều chỉnh có sai sót
Bên cạnh đó, Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng đã bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót từ 01/6/2025. Doanh nghiệp sẽ thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.
Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót có bị xử phạt không?
Căn cứ theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 2, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
2. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra nội dung sai.
Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này.
Như vậy, hiện nay không có quy định xử phạt ngay, mà yêu cầu người bán tự khắc phục.
Tuy nhiên, nếu người bán không thực hiện điều chỉnh/thay thế, hoặc cố tình không hợp tác, thì tùy theo mức độ sai phạm, có thể bị xử phạt 2.000.000 đồng – 4.000.000 đồng theo điểm a khoản 2 điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?
Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đã lập để xử lý hóa đơn điện tử có sai sót thì không được hủy. Người bán phải tiếp tục thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
- Đã chọn phương thức điều chỉnh (từ F0 sang F1), nếu F1 sai thì phải tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh (F2) cho hóa đơn ban đầu (F0). Tức là, đã điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh cho hóa đơn gốc (F0).
- Đã chọn phương thức thay thế (từ F0 sang F1), nếu F1 sai thì phải tiếp tục lập hóa đơn thay thế (F2) cho chính hóa đơn thay thế bị sai đó (F1). Tức là, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế cho hóa đơn thay thế trước đó (F1).
Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:
- Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
- Ngày ký và ngày lập lệch nhau
- Người bán có rủi ro cao về thuế
- Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
- Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
Doanh nghiệp mong muốn được hỗ trợ mọi thông tin về hóa đơn điện tử hoặc có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
