Lập hóa đơn thay thế là một trong những cách xử lý khi doanh nghiệp phát hiện các sai sót nghiêm trọng về mã số thuế, số tiền, thuế suất, thông tin hàng hóa trên hóa đơn đã phát hành. Hãy cùng MISA meInvoice đọc bài viết này để nắm rõ khái niệm hóa đơn thay thế, quy trình lập và kê khai dựa theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
1. Hóa đơn thay thế là gì? Khi nào xuất hóa đơn thay thế?
Hóa đơn thay thế là hóa đơn được lập để thay thế hoàn toàn nội dung của hóa đơn gốc đã xuất nhưng có sai sót. Hóa đơn thay thế có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn gốc và được dùng để kê khai, hạch toán thuế.
Trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”.
Các trường hợp cần lập hóa đơn thay thế:
Việc lập hóa đơn thay thế được thực hiện khi hóa đơn đã phát hành có sai sót trọng yếu về nội dung, không thể khắc phục bằng hình thức lập hóa đơn điều chỉnh hoặc biên bản điều chỉnh.
Căn cứ theo khoản 13 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung điều 19 nghị định 123/NĐ-CP quy định về các trường hợp cần lập hóa đơn thay thế như sau:
- Sai mã số thuế của người mua/người bán dẫn đến không thể tiếp tục sử dụng hóa đơn đã lập.
- Sai về giá trị: sai số tiền, thuế suất, tiền thuế trên hóa đơn
- Sai thông tin hàng hóa, dịch vụ: mô tả, chủng loại, quy cách, chất lượng ghi không đúng thực tế.
- Hóa đơn bị mất thông tin, rách nát hoặc bị tẩy xóa
- Hóa đơn bị thất lạc hoặc bị mất cần chứng từ thay thế hợp lệ để kê khai thuế.
2. Các bước thay thế hóa đơn chuẩn nghị định 70/2025
Căn cứ theo khoản 13 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trình tự thực hiện thay thế hóa đơn như sau:
Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử
Kế toán xác định nội dung sai sót cụ thể và đánh giá xem sai sót đó có thuộc trường hợp phải lập hóa đơn thay thế hay không. Các thông tin trọng yếu cần đối chiếu bao gồm: mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, ngày phát hành, nội dung hàng hóa, số tiền và thuế suất.
Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo với bên mua
Trước khi lập hóa đơn thay thế, phải có sự thống nhất bằng biên bản thay thế hóa đơn với bên mua về nội dung sai sót và phương án xử lý:
- Trường hợp bên mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh: hai bên ký kết biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và xác nhận việc lập hóa đơn thay thế.
- Trường hợp bên mua là cá nhân: bên bán gửi thông báo dưới hình thức văn bản, thư điện tử hoặc đăng tải công khai trên hệ thống/website (nếu có).
Biên bản thỏa thuận hoặc văn bản thông báo phải được lưu giữ để làm chứng cứ khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.
Bước 3: Lập hóa đơn thay thế
- Ghi rõ hóa đơn điện tử mới được lập thay thế hóa đơn điện tử có sai sót phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn điện tử thay thế đảm bảo chính xác tránh phải thay thế nhiều lần.
Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn thay thế
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Bên bán ký số trực tiếp trên hóa đơn thay thế và gửi ngay cho bên mua.
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Bên bán ký số, gửi hóa đơn thay thế lên cơ quan thuế để cấp mã. Khi có mã xác nhận từ cơ quan thuế, hóa đơn mới được gửi cho bên mua.
Bước 5: Lưu trữ và cập nhật trong hệ thống kế toán
Bên bán phải liên kết chặt chẽ hóa đơn thay thế với hóa đơn gốc trên phần mềm quản lý để thuận tiện tra cứu, đảm bảo kê khai thuế chính xác, tránh tình trạng kê khai trùng hoặc bỏ sót giá trị hàng hóa, dịch vụ.
Xem thêm:
- Cách viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai tên hàng hóa
- Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai
- [Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
3. Mẫu hóa đơn thay thế
Khi lập hóa đơn thay thế, bên bán cần lưu ý các nội dung sau:
- Ngày lập hóa đơn: Là ngày hai bên phát hiện ra sai sót và thống nhất lập hóa đơn thay thế theo thỏa thuận tại biên bản thay thế hóa đơn.
- Các chỉ tiêu nội dung trên hóa đơn: Các chỉ tiêu bị sai sót cần sửa lại chính xác.
- Trên hóa đơn thay thế cần có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Sau khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn có sai sót được gọi là hóa đơn bị thay thế và hết giá trị, doanh thu tính thuế được tính dựa vào giá trị trên hóa đơn thay thế.
Dưới đây là mẫu hóa đơn thay thế mới nhất:
 |
|
4. Cách lập hóa đơn thay thế trên MISA meInvoice
4.1. Xử lý hóa đơn có mã sai sót
Để lập hóa đơn thay thế có mã do sai mã số thuế, số tiền thuế suất, tiền thuế thực hiện theo những bước sau:
- Bước 1: Gửi hóa đơn lập sai cho người mua
Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách để gửi cho khách hàng, trường hợp đã gửi người mua thì bỏ qua bước này.
- Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn
Hướng dẫn lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn tại đây.
- Bước 3: Lập hóa đơn thay thế hóa đơn
Cách 1: Lập từ phân hệ Thay thế hóa đơn
-
- Vào mục Xử lý hóa đơn lập sai -> chọn Thay thế hóa đơn -> nhấn Lập hóa đơn thay thế.
-
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, chọn Đồng ý.
-
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.
-
- Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn, nhấn Phát hành.
Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn thay thế
-
- Trên danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Lập hóa đơn thay thế
-
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế và gửi cơ quan thuế cấp mã tương tự cách 1.
4.2. Xử lý hóa đơn không có mã – chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn đến CQT sai sót
- Bước 1: Gửi hóa đơn sai sót đã lập sai cho người mua
Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để gửi cho khách hàng, trường hợp đã gửi người mua thì bỏ qua bước này.
- Bước 3: Lập hóa đơn thay thế
Cách 1: Lập từ phân hệ Thay thế hóa đơn
-
- Vào mục Xử lý hóa đơn lập sai -> chọn Thay thế hóa đơn -> nhấn Lập hóa đơn thay thế.
-
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, nhấn Đồng ý.
-
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.
-
- Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn, nhấn Phát hành.
Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn thay thế
-
- Trên danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Lập hóa đơn thay thế
-
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế và gửi cơ quan thuế cấp mã tương tự cách 1.
Để đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong quá trình xử lý sai sót, việc ứng dụng giải pháp chữ ký số từ xa MISA eSign là yêu cầu thiết yếu đối với bộ phận kế toán. MISA eSign cho phép doanh nghiệp thực hiện ký số hóa đơn thay thế một cách tức thời trên mọi thiết bị, giúp tối ưu hóa quy trình phê duyệt, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ và hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt hành chính do chậm trễ trong việc khắc phục sai sót hóa đơn.
>> An tâm ký kết ĐẢM BẢO PHÁP LÝ và tiết kiệm chi phí với MISA Esign!
4.3. Xử lý hóa đơn không có mã – chuyển BTH dữ liệu hóa đơn đến CQT sai sót
Trường hợp phát hiện hóa đơn không mã sai sót về số tiền, tiền thuế, hàng hóa ghi trên hóa đơn… đã kê khai tại bảng tổng hợp dữ liệu gửi CQT, kế toán thực hiện các bước tương tự như hướng dẫn tại mục 4.2 và thực hiện lập bảng tổng hợp để gửi dữ liệu hóa đơn tahy thế đến Cơ quan Thuế như sau:
Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp
Lập bảng tổng hợp lần đầu (lần 1) khi đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ có hóa đơn thay thế đến cơ quan thuế; chương trình tự động lấy dữ liệu hóa đơn thay thế với ghi chú “Thay thế” trên bảng tổng hợp.
Lập bảng tổng hợp lần đầu (lần n) khi đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu trong kỳ có hóa đơn thay thế nhưng chưa có hóa đơn thay thế; chương trình tự động bổ sung dữ liệu hóa đơn thay thế với ghi chú “Thay thế” trên bảng tổng hợp.
- Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn thay thế) với nội dung Lần đầu.
- Hệ thống lấy lên dữ liệu hóa đơn kỳ báo cáo bao gồm cả hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.
Lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung trong trường hợp
Doanh nghiệp đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn thay thế đến Cơ quan Thuế (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn thay thế) và ngày gửi dữ liệu hóa đơn thay thế sau thời hạn gửi bảng tổng hợp của kỳ kê khai đó.
- Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn thay thế) với nội dung Sửa đổi, bổ sung.
- Hệ thống lấy lên hóa đơn thay thế với nội dung Thay thế, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.
Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp đến CQT tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp.
4.4. Xử lý hóa đơn máy tính tiền sai sót
- Bước 1: Gửi hóa đơn đã lập sai đến người mua
Gửi hóa đơn sai sót đến người mua tại danh sách hóa đơn, trường hợp đã gửi người mua bỏ qua bước này.
- Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập HĐ thay thế
Cách 1: Lập từ phân hệ Thay thế hóa đơn
-
- Vào mục Xử lý hóa đơn lập sai -> chọn Thay thế hóa đơn -> nhấn Lập hóa đơn thay thế.
-
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, nhấn Đồng ý.
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.
-
- Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn, nhấn Phát hành.
Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn thay thế
-
- Trên danh sách hóa đơn từ máy tính tiền, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Lập hóa đơn thay thế
-
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế và gửi cơ quan thuế cấp mã tương tự cách 1.
5. Giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn thay thế
5.1. Hóa đơn thay thế có hủy được không?
Không, hóa đơn thay thế đã lập rồi thì không được hủy. Từ ngày 01/6/2025, theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), quy định về hủy hóa đơn do lập sai đã được bãi bỏ. Việc xử lý sai sót chỉ thực hiện bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy vào tính chất của lỗi sai.
5.2. Hóa đơn thay thế bị sai thì xử lý như thế nào?
Trường hợp nếu đã chọn phương thức thay thế để xử lý sai sót của hóa đơn gốc và sau đó phát hiện hóa đơn thay thế tiếp tục bị sai sót thì người bán lập hóa đơn thay thế khác thay thế cho hóa đơn thay thế bị sai.
5.3. Lập hóa đơn thay thế có cần hủy hóa đơn cũ không?
Không. Từ ngày 01/6/2025, quy định “hủy hóa đơn do lập sai” đã bị bãi bỏ. Khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn cũ vẫn được lưu trong hệ thống với trạng thái đã được thay thế; không thực hiện hủy.
5.4. Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh khác nhau như thế nào?
Dưới đây là bảng so sánh giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh:
| Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh |
| Bản chất | Lập hóa đơn mới để thay thế toàn bộ nội dung hóa đơn cũ | Lập hóa đơn để điều chỉnh một hoặc một số chỉ tiêu của hóa đơn cũ |
| Phạm vi tác động | Thay thế toàn phần hóa đơn gốc | Điều chỉnh từng phần (tăng/giảm hoặc sửa thông tin) |
| Cách ghi chú bắt buộc | “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…” | “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…” |
| Trường hợp áp dụng điển hình | Sai sót trọng yếu, cấu trúc hóa đơn cần lập lại (sai MST, sai lớn về giá trị, sai thuế suất, sai hàng hóa…) | Sai số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, hoặc cần phản ánh tăng/giảm giá trị sau đối soát/quyết toán |
| Ảnh hưởng kê khai thuế | Khai bổ sung theo quy định áp dụng cho hóa đơn bị thay thế | Điều chỉnh giá trị: ghi dương khi tăng, ghi âm khi giảm; kê khai theo kỳ nêu trong quy định áp dụng cho điều chỉnh |
| Nhiều hóa đơn sai cùng tháng, cùng người mua | Được lập 01 hóa đơn thay thế chung kèm bảng kê | Được lập 01 hóa đơn điều chỉnh chung kèm bảng kê |
| Tình trạng hóa đơn gốc | Không hủy; hóa đơn gốc được lưu với trạng thái đã được thay thế | Hóa đơn gốc vẫn tồn tại; giá trị được điều chỉnh bằng hóa đơn điều chỉnh |
Trên đây là tổng hợp các nội dung về hóa đơn thay thế là gì, các trường hợp và hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn thay thế, hi vọng sẽ giúp bạn đọc nắm rõ hơn mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn thay thế.
Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:
- Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
- Ngày ký và ngày lập lệch nhau
- Người bán có rủi ro cao về thuế
- Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
- Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
Đồng thời, phần mềm hỗ trợ đơn vị tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp (Có logo, mã tra cứu) với các định dạng Xml, PDF về.
Quý đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice có thể để lại thông tin đăng ký tại đây:
