[Mới] Mẫu và Quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đang được các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để vận chuyển hàng hóa hoặc sản phẩm. Vậy phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì và có những quy định nào? Hãy cùng hóa đơn điện tử MISA tìm hiểu.

1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ quan trọng kèm theo hàng hóa để làm căn cứ lưu thông các loại hàng hóa trên thị trường. Loại phiếu này không chỉ giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong lưu thông mà còn giúp các doanh nghiệp có thể quản lý nội bộ.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì 100% đơn vị, cá nhân kinh doanh khi chuyển sang hóa đơn điện tử thì phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thay thế phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giấy truyền thống.

Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng đăng ký:

2. Khi nào dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?

Khoản 5, Điều 6, Thông tư 68/2019/TT-BTC và khoản 3, điều 13 nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về các trường hợp sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như sau:

2.1. Trường hợp công ty nhập khẩu ủy thác hàng hóa

• Nếu đã nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) khi nhập khẩu thì đơn vị kinh doanh sẽ trả hàng cho cơ sở ủy thác nhập khẩu sử dụng hóa đơn điện tử.
• Nếu chưa nộp thuế GTGT ở bước nhập khẩu thì cơ sở nhận ủy thác khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác cần lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định của pháp luật làm chứng từ để lưu thông hàng hóa.

2.2. Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa

• Khi xuất hàng: Cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• Nếu cơ sở kinh doanh có hàng hóa ủy thác xuất khẩu khi hàng hóa đã xuất khẩu, đồng thời được cơ quan hải quan xác nhận thì sẽ cần lập hóa đơn điện tử giá trị gia tăng. Bên nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng để xuất bán cho khách hàng nước ngoài.

2.3. Trường hợp dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử để xuất hàng cho đại lý

• Trường hợp xuất hàng cho đại lý, nếu đơn vị phụ thuộc của các cơ sở kinh doanh (CSKD) nông, lâm, thủy sản đã đăng ký và thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thu mua hàng hóa nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính thì phải dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, không dùng hóa đơn GTGT.

2.4. Trường hợp khác sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

• Xuất hàng hóa để gia công
• Xuất và điều chuyển hàng hóa giữa những chi nhánh hạch toán phụ thuộc
• Xuất hàng hóa bán lưu động
• Góp vốn bằng tài sản (tài sản Việt Nam) để thành lập doanh nghiệp
• Tài sản khi chia tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình của doanh nghiệp

3. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất

Căn cứ tại Điểm g, Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như sau:

• Tên người vận chuyển hàng hóa
• Phương tiện vận chuyển hàng hóa
• Địa chỉ của kho xuất và nhập hàng
• Thông tin hàng hóa (Tên, đơn vị, số lượng, chủng loại …)
• Những thông tin khác (Tên người xuất, nhận hàng, lệnh điều chuyển nội bộ …)

Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/11/2019:

*TẢI MIỄN PHÍ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử bản Word TẠI ĐÂY

4. Hướng dẫn lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MISA Meinvoice

Để lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trên MISA Meinvoice bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có mã CQT

• Chọn “Đăng ký phát thành\Lập tờ khai” >> chọn “Lập tờ khai“

• Chọn Loại tờ khai >> Thay đổi thông tin.
• Tại mục 4. Loại hóa đơn sử dụng. Tích chọn: Các chứng từ được in, phát hành và quản lý như hóa đơn.

Bước 2: Khởi tạo mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ có mã CQT

• Chọn “Mẫu hóa đơn” >> chọn “Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ“

• Điền các thông tin cần thiết để khởi tạo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Hệ thống sẽ tự động điền thông tin mẫu số và 4 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:
  • Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm:
    • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
    • Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
  • Ký tự C: Thể hiện phiếu xuất kho điện tử có mã.
  • Hai ký tự tiếp theo: Là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
  •  Một ký tự tiếp theo: Là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Ví dụ:  Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
  • Hai ký tự cuối: Là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Bước 3: Lập và phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ có mã CQT

• Vào phân hệ “Hóa đơn\Phiếu xuất kho” >> chọn “Thêm mới“
• Điền đầy đủ các thông tin trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
• Chọn “Lưu/Lưu và Phát hành“

Lưu ý: Bạn có thể thiết lập thêm thông tin hiển thị trên giao diện lập hóa đơn nhằm phục vụ công tác quản lý (thông tin này không hiển thị trên hóa đơn)

Bước 4: Gửi phiếu xuất kho cho cơ quan thuế cấp mã

• Tích chọn “Gửi CQT cấp mã“
• Tích chọn “Gửi hóa đơn cho khách hàng” nếu muốn hệ thống tự động gửi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng ngay sau khi phiếu xuất kho được cơ quan thuế cấp mã.

Nếu chưa gửi Phiếu xuất kho cho CQT cấp mã ngay sau khi phát hành thì có thể vào danh sách phiếu xuất kho để gửi CQT cấp mã.

Bước 5: Gửi phiếu xuất kho cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng

• Nếu tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng khi phát hành, hệ thống tự động gửi Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng ngay sau khi Phiếu xuất kho được CQT cấp mã.
• Nếu chưa tích chọn để chương trình tự động gửi Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng ngay sau khi nhận được mã của CQT thì có thể vào danh sách phiếu xuất kho để gửi.

Lưu ý:

• Có thể phát hành một hoặc hàng loạt phiếu xuất kho từ danh sách phiếu xuất kho.
• Có thể gửi một hoặc hàng loạt phiếu xuất kho cho CQT cấp mã từ danh sách phiếu xuất kho.
• Có thể gửi một hoặc hàng loạt phiếu xuất kho đã được cấp mã cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng từ danh sách phiếu xuất kho.
• Để nhập khẩu phiếu xuất kho bạn có thể xem hướng dẫn tại đây.

Xem video hướng dẫn khởi tạo mẫu phiếu xuất kho điện tử kiêm vận chuyển nội bộ để hình dung dễ hơn

5. Cách xử lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bị sai

Căn cứ theo Mục 1 Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 thì phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có sai sót thì người nộp thuế xử lý như sau:

TH1: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có sai sót nhưng chưa gửi cho bên nhận

Bên phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thực hiện thông báo với CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy phiếu xuất kho và lập phiếu kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử mới.

TH2: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đã gửi cho bên nhận phát hiện có sai sót về tên bên nhận, địa chỉ bên nhận kho hàng.

Bên phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thực hiện thông báo với CQT về việc sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, nhưng không cần phải lập phiếu xuất kho mới.

TH3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đã gửi cho bên nhận sai mã số thuế; sai sót về số tiền, thuế suất trên phiếu xuất kho thì xử lý theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Lập phiếu kho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điều chỉnh.
• Cách 2: Lập phiếu kho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thay thế.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trên đây là tất cả những điều cần biết về mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Các doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý về tiêu thức, nội dung và trường hợp áp dụng cụ thể để sử dụng phiếu xuất kho đúng theo quy định pháp luật khi vận chuyển hàng hóa.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA có đầy đủ mẫu hóa đơn tử như: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử và các hóa đơn, chứng từ điện tử có tên gọi khác.