Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho là biểu mẫu được sử dụng để theo dõi và quản lý việc biến động công cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm, hàng hóa… được nhập và xuất ra từ kho của doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước nhằm điều chỉnh, kiểm soát cho hợp lý cũng như là căn cứ để hạch toán chi phí
Hiện nay các mẫu phiếu xuất kho, nhập kho đang được áp dụng theo thông tư 200, thông tư 133, thông tư 88. Cụ thể:
- Mẫu phiếu xuất kho, nhập kho theo thông tư 200: Áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
- Mẫu phiếu xuất kho, nhập kho theo thông tư 133: Áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Mẫu phiếu xuất kho, nhập kho theo thông tư 88: Áp dụng cho hộ kinh doanh
Để biết thêm các thông tin chi tiết về các mẫu phiếu xuất kho, nhập kho tham khảo ngay nội dung dưới đây.
1. Quy định về phiếu xuất kho, nhập kho hợp lệ
Mặc dù có sự khác biệt nhỏ giữa các mẫu theo từng Thông tư (như Thông tư 200/2014/TT-BTC hay Thông tư 133/2016/TT-BTC), một phiếu xuất kho, nhập kho được coi là hợp lệ khi đảm bảo có đủ các nội dung sau:
- Thông tin chung:
- Tên đơn vị và bộ phận thực hiện xuất kho, nhập kho.
- Số phiếu và Ngày, tháng, năm lập phiếu.
- Họ tên:
- Xuất kho: Người nhận hàng, đơn vị (bộ phận) nhận hàng.
- Nhập kho: Người giao hàng (tên đơn vị/bộ phận giao).
- Lý do:
- Xuất kho (ví dụ: xuất bán, xuất sản xuất, xuất điều chuyển).
- Nhập kho (Ví dụ: mua hàng, hàng trả lại, nhập thành phẩm).
- Tên kho xuất, kho nhập.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa:
- Tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số (nếu có) của vật tư/hàng hóa.
- Đơn vị tính.
- Số lượng theo yêu cầu xuất kho, nhập kho.
- Số lượng thực tế đã xuất kho, nhập kho.
- Đơn giá (tùy quy định hạch toán của doanh nghiệp).
- Thành tiền (Số lượng thực tế x Đơn giá).
- Tổng số tiền (bằng số và bằng chữ).
- Xác nhận và Chữ ký: Cần có đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan:
- Người lập phiếu.
- Kế toán trưởng (hoặc Kế toán).
- Giám đốc (hoặc người được ủy quyền duyệt).
- Thủ kho (người thực xuất hàng).
- Người nhận hàng, người giao hàng.
Phiếu xuất kho, nhập kho cần có 3 liên, trên phiếu xuất kho, nhập kho cần có chữ ký của các bộ phận liên quan như giám đốc, người nhận, thủ kho và người lập phiếu.
2. Mẫu phiếu xuất kho Excel, Word, PDF
Mẫu phiếu xuất kho cho tất cả các doanh nghiệp theo thông tư 200
Mẫu phiếu xuất kho cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông tư 133
Mẫu phiếu xuất kho cho hộ kinh doanh theo thông tư 88
Tải mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 88 TẠI ĐÂY
Mẫu phiếu xuất kho của Kho bạc Nhà nước theo Thông tư 77
Tải mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 77 TẠI ĐÂY
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được dùng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong vận chuyển, lưu thông và quản lý nội bộ.
Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bạn có thể tham khảo.
Tải mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ TẠI ĐÂY
3. Mẫu phiếu nhập kho Excel, Word, PDF
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 88
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 107
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 24
Tải mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 24
4. Quy trình lập phiếu xuất kho, nhập kho chuẩn quy định
Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho và phiếu nhập kho là chuỗi các bước được thiết lập để đảm bảo việc quản lý hàng hóa trong kho được kiểm soát chặt chẽ, chính xác và minh bạch.
Dưới đây là quy trình chung, thường được áp dụng trong các doanh nghiệp:
4.1. Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
Quy trình này áp dụng khi hàng hóa, vật tư được đưa ra khỏi kho (xuất bán, xuất sản xuất, xuất chuyển kho, v.v.).
| Bước | Bộ phận thực hiện | Mô tả công việc |
| Bước 1: Yêu cầu xuất kho | Bộ phận cần hàng (Bán hàng, Sản xuất, v.v.) |
Lập Đơn đề nghị xuất kho (hoặc lệnh sản xuất/đơn bán hàng) gửi lên cấp quản lý.
|
| Bước 2: Phê duyệt | Quản lý/Giám đốc |
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của yêu cầu và ký duyệt (duyệt số lượng, mục đích xuất).
|
| Bước 3: Lập Phiếu Xuất kho (PXK) | Kế toán kho/Kế toán vật tư |
Căn cứ vào đề nghị đã được duyệt, lập Phiếu Xuất kho (thường 3 liên) và ghi đầy đủ thông tin (tên hàng, mã hàng, số lượng yêu cầu).
|
| Bước 4: Xuất kho và Ký nhận | Thủ kho và Người nhận hàng |
Thủ kho kiểm tra hàng tồn, tiến hành lấy hàng và ghi vào PXK số lượng thực tế xuất. Thủ kho và Người nhận hàng cùng ký xác nhận giao nhận hàng hóa.
|
| Bước 5: Hoàn tất chứng từ và Hạch toán | Kế toán kho/Kế toán |
Luân chuyển các liên PXK đến các bộ phận liên quan:
|
4.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho
Quy trình này áp dụng khi hàng hóa, vật tư được đưa vào kho (nhập mua, nhập thành phẩm sản xuất, nhập hàng bán bị trả lại, v.v.).
| Bước | Bộ phận thực hiện | Mô tả công việc |
| Bước 1: Thông báo/Yêu cầu nhập kho | Bộ phận mua hàng/Sản xuất/Nhà cung cấp |
Gửi thông báo/phiếu yêu cầu nhập hàng kèm theo các chứng từ liên quan (Hóa đơn, Hợp đồng, Phiếu giao hàng).
|
| Bước 2: Kiểm tra thực tế và Lập Biên bản | Thủ kho và Người giao hàng |
Tiếp nhận hàng và đối chiếu với chứng từ. Tiến hành kiểm đếm số lượng và kiểm tra chất lượng thực tế. Nếu có sai lệch, lập Biên bản kiểm nghiệm/kiểm kê.
|
| Bước 3: Lập Phiếu Nhập kho (PNK) | Kế toán kho/Kế toán vật tư |
Căn cứ vào chứng từ và kết quả kiểm tra thực tế (hoặc Biên bản kiểm nghiệm), lập Phiếu Nhập kho (thường 3 liên) và ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền thực tế nhập.
|
| Bước 4: Nhập kho và Ký nhận | Thủ kho và Người giao hàng |
Thủ kho sắp xếp hàng hóa vào vị trí quy định và cùng Người giao hàng ký xác nhận trên PNK.
|
| Bước 5: Hoàn tất chứng từ và Hạch toán | Kế toán kho/Kế toán |
Luân chuyển các liên PNK đến các bộ phận liên quan:
|
5. Giải đáp một số thắc mắc về phiếu xuất kho, nhập kho
Câu 1: Phiếu xuất kho, nhập kho do ai lập?
Phiếu xuất kho, nhập kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy theo cơ cấu tổ chức quản lý và quy định của mỗi doanh nghiệp)
Sau khi lập phiếu xuất kho, nhập kho xong, người lập phiếu và kế toán trưởng thực hiện ký và chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) rồi giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng.
Câu 2: Phiếu xuất kho, nhập kho có mấy liên?
Phiếu xuất kho có 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Cụ thể:
- Liên 1: Bộ phận lập phiếu giữ.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3: Người nhận hàng, giao hàng giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Câu 3: Phiếu xuất kho, nhập kho có cần đóng dấu không?
Hiện nay, phiếu xuất kho, nhập kho không bắt buộc phải đóng dấu của đơn vị mà chỉ cần có đầy đủ chữ ký, họ và tên của các cá nhân có thẩm quyền liên quan đến hàng hóa được xuất từ kho
Câu 4: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ quan trọng kèm theo hàng hóa để làm căn cứ lưu thông các loại hàng hóa trên thị trường giúp:
- Chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong lưu thông.
- Doanh nghiệp có thể quản lý tài sản nội bộ.
Câu 5: Khi nào dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?
Căn cứ khoản 3, điều 13 nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định các trường hợp cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội khi:
- Nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác.
- Ủy thác xuất khẩu hàng hóa.
- Xuất hàng cho đại lý.
- Một số trường hợp khác theo quy định
Trên đây là toàn bộ mẫu phiếu xuất kho mới cũng như các quy định liên quan. Hy vọng, meInvoice đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn.
Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice hiện đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử MIỄN PHÍ.
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
