Trường hợp nào cần gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế? Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là khi nào? Xử lý như thế nào trước các trường hợp liên quan đến TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT để không bị sai quy định?…. Hãy cùng Blog MISA meInvoice tìm hiểu về các thông tin quan trọng nhất liên quan đến nghiệp vụ thông báo sai sót hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.
1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?
Mẫu 04/SS-HĐĐT là:
- Là mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2022.
- Giúp Cơ quan Thuế nhận biết được đơn vị đã xử lý hóa đơn sai sót nào và cập nhật trên hệ thống cơ quan thuế.
Tải Mẫu 04/SS-HĐĐT file docx: 
2. Khi nào phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn sai sót đến Cơ quan Thuế?
2.1 Các trường hợp bắt buộc phải gửi TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT
- Trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của CQT chưa gửi cho người mua có sai sót (Hủy hóa đơn sai sót)
- Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót (Giải trình)
- Trường hợp lập HĐĐT mới theo nghị định 123/2020/NĐ-CP thay thế cho hóa đơn đã phát hành theo nghị định 51/2010/NĐ-CP (Lập hóa đơn Thay thế)
- Trả lời cho thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT của CQT gửi đến đơn vị
- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123 sau đó có phát sinh về việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ (Hủy hóa đơn sai sót)
>> Xem ngay cách tra cứu mã số thuế để hạn chế tối đa sai xót khi lập hóa đơn.
2.2 Các trường hợp không bắt buộc gửi TBSS đến CQT
| STT | Trường hợp | Trạng thái xử lý của NNT | Cơ sở pháp lý | Khuyến nghị đối với NTT |
| 1 | Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng | Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH | Tiết b1, điểm b, khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020 NĐ-CP | – Không gửi CQT thông báo mẫu số 04/SS-HĐĐT
– HĐĐT điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. |
| 2 | Lập hóa đơn THAY THẾ | Tiết b1, điểm b, khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020 NĐ-CP | – Không gửi CQT thông báo mẫu số 04/SS-HĐĐT
– HĐĐT mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. |
|
| 3 | Trường hợp xử lý sai sót đối với các hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp theo mẫu Mẫu số 01/TH-HĐĐT | Hủy/Điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp | Điểm a1 khoản 3, điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP | Người bán gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT |
| Bài viết cùng chủ đề:
|
3. Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT
Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC; Căn cứ theo công văn số 5387/CCT-TTHT ngày 2/8/2023 của Cục Thuế Bình Phước – V/v nộp thông báo hóa đơn sai sót, thời hạn nộp TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế như sau:
- Trường hợp 1: Trường hợp người bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo sai sót tới CQT:
Đối với hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức Điều chỉnh hoặc Thay thế thì căn cứ khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì thời gian nộp TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử đã xử lý sai sót.
Ví dụ: Nếu DN lập hóa đơn vào tháng 6, đến tháng 07 DN phát hiện hóa đơn có sai sót thì hạn chót để DN gửi thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế là ngày 31/07/2023 (nếu kê khai theo tháng) hoặc ngày 30/9/2023 (nếu kê khai theo quý).
- Trường hợp 2: Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của CQT:
Trường hợp qua kiểm tra, rà soát phát hiện hóa đơn có sai sót thì CQT sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn đã xuất cho khách hàng.
NNT (Người nộp thuế) tiếp nhận thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT do CQT gửi tới, và thực hiện trả lời với CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Lưu ý: MISA khuyến nghị Anh/Chị nên gửi ngay thông báo sai sót, nếu phát hiện hóa đơn nào quên gửi thì thực hiện bổ sung ngay cho cơ quan thuế.
4. Quy chế phạt chậm nộp TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT
Căn cứ tại Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (được đính chính bởi mục 2 Công văn 29/CP-KTTH ngày 21/01/2021 của Chính phủ về việc đính chính Nghị định số 125/2020/NĐ-CP) quy định trường hợp chậm nộp thông báo hóa đơn sai sót mẫu 04 cho CQT sẽ bị xử phạt như sau:
| Số ngày chậm nộp | Mức phạt |
| Quá thời hạn quy định từ 01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
| Quá thời hạn quy định từ 01 – 10 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ | Phạt tiền từ 01 – 03 triệu đồng |
| Quá thời hạn quy định từ 11 – 20 ngày | Phạt tiền từ 02 – 04 triệu đồng |
| Quá thời hạn quy định từ 21 – 90 ngày | Phạt tiền từ 04 – 08 triệu đồng |
| Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên hoặc không gửi thông báo sai sót | Phạt tiền từ 05 – 15 triệu đồng |
5. Cách kiểm tra hóa đơn có sai sót đã nộp TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT cho CQT hay chưa?
Có 2 cách để kế toán có thể kiểm tra hóa đơn sai sót (Hủy/Thay thế/Điều chỉnh) đã nộp mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót cho cơ quan thuế hay chưa.
- Cách 1: Kiểm tra trên trang hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu => Nhấn “Tìm kiếm“
Nhập các thông tin:
- Mã số thuế người bán (* Thông tin bắt buộc điền)
- Loại hóa đơn (* Thông tin bắt buộc điền)
- Ký hiệu hóa đơn (* Thông tin bắt buộc điền)
- Số hóa đơn (* Thông tin bắt buộc điền)
- Tổng tiền thuế
- Tổng tiền thanh toán
- Mã capcha (* Thông tin bắt buộc điền)
>> Nhấn “Tìm kiếm“
B3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu
Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, màn hình sẽ hiện dòng thông tin về Trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị là “Đã cấp mã hóa đơn“.
Trường hợp thông báo hiện là:
“Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm.”
nghĩa là hóa đơn không tồn tại.
Trường hợp thông báo hiện là:
“Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày….. Tính chất ……., lý do ……. Cơ quan thuế tiếp nhận.
Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị Xóa/Hủy bỏ.”
cho thấy hóa đơn đã hủy thành công và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT.
- Cách 2: Kiểm tra ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử
Nếu Quý đơn vị đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, việc tra cứu tình trạng nộp TBSS Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế hay chưa là vô cùng đơn giản và thuận tiện.
Thao tác:
Tại tab Xử lý hóa đơn > chọn mục Thông báo hóa đơn sai sót
Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice còn giúp đơn vị tự động tổng hợp và cảnh báo các hóa đơn sai sót đã xử lý nhưng chưa lập TBSS cho cơ quan thuế, giúp đơn vị gửi TBSS đến CQT kịp thời, hạn chế bị xử phạt hành chính việc chậm nộp TBSS. Thông tin chi tiết! Kính mời anh/chị theo dõi video sau đây!
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ! |
6. Quy trình nhận phản hồi của CQT về thông báo hóa đơn điện tử có sai sót
6.1 Cơ quan Thuế sử dụng Mẫu số 01/TB-HĐSS thông báo/phản hồi tới NNT
CQT sử dụng Mẫu số 01/TB-HĐSS thông báo tới các đơn vị, cá nhân về việc tiếp nhận và kết quả xử lý v/v hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Theo đó, mẫu số 01/TB-HĐSS được quy định tại Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2020/NĐ-CP với nội dung như sau:
“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
Ban hành kèm theo Nghị định này Thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo Mẫu số 01/TB-HĐSS thay thế Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.”
Tải về Mẫu số 01/TB-HĐSS thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót –
6.2 CQT phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót của bên bán gửi trong bao lâu?
Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS…“
6.3 Doanh nghiệp nhận phản hồi của CQT về tình trạng tiếp nhận TBSS qua đâu?
- Cách 1: Qua email của đơn vị (Là địa chỉ email mà đơn vị thiết lập để liên hệ với CQT)
- Cách 2: Chủ động tra cứu và nhận kết quả trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
- Cách 3: Tự động tra cứu và nhận kết quả trên phần mềm HĐĐT có tích hợp dữ liệu đồng bộ từ dữ liệu từ CQT
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tra cứu và xem kết quả/phản hồi của CQT về tình trạng tiếp nhận thông báo hóa đơn sai sót trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice:
B1: Xem dõi kết quả gửi thông báo đến CQT tại cột Trạng thái trên danh sách thông báo.
B2: Xem chi tiết trạng thái phản hồi kết quả gửi tờ khai của CQT tại mục Lịch sử truyền nhận > Xử lý hóa đơn.
– Khi CQT trả về thông điệp [301] là thông điệp cuối cùng của Thông báo sai sót đã được CQT chấp nhận. Nếu CQT chưa trả về thông điệp [301] tức Thông báo sai sót vẫn chưa được CQT chấp nhận.
7. Xử lý như thế nào trong trường hợp gửi nhầm mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT?
Dưới đây là một số trường hợp gửi hoặc hủy nhầm thông báo sai sót mẫu số 04 và được Cơ quan Thuế hướng dẫn cách xử lý theo đúng quy định.
- Trường hợp 1:
- Trường hợp 2:
Tổng kết:
Trên đây là tổng hợp những thông tin quan trọng nhất về nghiệp vụ thông báo hóa đơn có sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Hy vọng rằng các kế toán có thể xử lý thuận lợi, nhanh chóng và giảm thiểu được tối đa các rủi ro, sai sót trong quá trình lập và nộp mẫu 04/SS theo từng trường hợp của đơn vị mình.
Bên cạnh đó, ngay trên giao diện phần mềm MISA meInvoice, quý khách hàng cũng có thể tham khảo các bước hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót chi tiết, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong công việc.
Hóa đơn điện tử MISA meInvoice – một sản phẩm của MISA – đơn vị với hơn 30 năm uy tín trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp công nghệ Tài chính – Kế toán hàng đầu Việt Nam.
MISA meInvoice đã vượt qua quá trình thẩm định, xét duyệt khắt khe nhất và được Tổng Cục Thuế lựa chọn là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay.
- Không giới hạn số lượng người dùng
- Miễn phí dịch vụ duy trì hàng năm
- Miễn phí nâng cấp khi thay đổi Thông tư, Nghị định
- Lưu trữ, tra cứu hóa đơn miễn phí trong thời gian 10 năm
- Miễn phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ Quan Thuế
- Hệ thống kênh tư vấn hỗ trợ khách hàng đa dạng: Hotline/Chat web/Livechat trên phần mềm/Fanpage/Group/Forum/Zalo/Tập huấn hàng tuần
- Khách hàng có thể mua trước nhiều gói hóa đơn để sử dụng và được chuyển sang năm tài chính tiếp theo nếu sử dụng không hết.
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
