Việc nắm vững các quy định về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có trong công tác quản lý thuế. Để giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ tài chính, MISA meInvoice đã tổng hợp hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký và sử dụng loại hóa đơn này. Hãy cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây!
1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
- Định nghĩa
Theo khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung Điểm c, Khoản 2, Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP định nghĩa:
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo trực tiếp trên các thiết bị máy tính tiền (máy POS, máy tính hoặc điện thoại) có cài đặt phần mềm chuyên dụng. Hóa đơn điện tử phát sinh ngay tại điểm bán và tự động chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc theo định kỳ đúng quy định, giúp người mua truy xuất thông tin dễ dàng và người bán minh bạch doanh thu. Đặc biệt, loại hóa đơn này không cần có chữ ký số của người bán trên hóa đơn.
Trong đó, máy tính tiền là hệ thống thiết bị có thể là máy tính, điện thoại, máy tính bảng hoặc máy POS có tích hợp phần mềm để tính tiền, lưu trữ dữ liệu bán hàng và xuất hóa đơn.
Cụ thể cấu trúc của mã cơ quan thuế trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền gồm 23 ký tự:
C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9 – C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20
- Ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC về ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền như sau:
Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn
1. Hóa đơn điện tử
…
b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
…
– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H, X thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
…
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
…
Như vậy, ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là ký tự “Chữ M”.
| Xem thêm:
|
2. Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
2.1. Về đối tượng sử dụng
Từ 01/06/2025 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thì đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (quy định tại khoản 1 Điều 51) có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng:
- Trung tâm thương mại;
- Siêu thị;
- Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác);
- Ăn uống;
- Nhà hàng;
- Khách sạn;
- Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim,
- Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
MISA meInvoice là phần mềm hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử máy tính tiền giúp tổ chức vận hành trơn tru, người mua dễ dàng kiểm soát và cơ quan thuế quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại đây.
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. |
2.2. Về nguyên tắc sử dụng
Dựa theo điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, những nguyên tắc sau được áp dụng với hoá đơn điện tử:
- Thứ nhất, đơn vị cần đảm bảo nhận biết hoá đơn in từ máy tính tiền truyền dẫn dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- Thứ hai, đơn vị kinh doanh không bắt buộc sử dụng chữ ký số
- Thứ ba, Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn);
2.3. Về nội dung bắt buộc
Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Lưu ý:
*Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:
- Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán có GTGT;
*Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:
- Khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị;
- Mã được cấp tự động và theo dải ký tự;
- Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp.
2.4. Về cách xử lý sai sót
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phát sinh sai sót, người nộp thuế thực hiện xử lý theo trình tự sau:
➤ Bước 1. Xác định loại sai sót
- Sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai:
-
- Người bán thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
- Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA) ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa (quy cách, chất lượng, chủng loại): xác định để lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế theo các bước tiếp theo.
➤ Bước 2. Lựa chọn hình thức xử lý
- Lập hóa đơn điều chỉnh: áp dụng khi cần sửa một hoặc một số thông tin; có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị.
- Lập hóa đơn thay thế: áp dụng khi hóa đơn sai toàn bộ hoặc sai nhiều nội dung trọng yếu, không thể điều chỉnh cục bộ.
Nguyên tắc áp dụng:
- Nếu đã xử lý sai sót bằng điều chỉnh hoặc thay thế, khi phát hiện sai tiếp thì các lần xử lý sau tiếp tục thực hiện theo hình thức đã áp dụng lần đầu.
- Trường hợp hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn thì chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh.
➤ Bước 3. Ghi thông tin hóa đơn cũ trên hóa đơn mới
- Hóa đơn điều chỉnh ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Hóa đơn thay thế ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
➤ Bước 4. Trường hợp nhiều hóa đơn sai trong cùng kỳ
Nếu nhiều hóa đơn sai sót cùng khách hàng, có thể lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA) ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
➤ Bước 5. Hoàn thiện thủ tục với cơ quan thuế và người mua
- Thực hiện ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Gửi hóa đơn lên hệ thống cơ quan thuế để cấp mã (nếu thuộc diện cấp mã).
- Gửi hóa đơn mới cho người mua để lưu trữ, sử dụng.
- Nếu người mua là doanh nghiệp/tổ chức/hộ/cá nhân kinh doanh: trước khi điều chỉnh/thay thế phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
- Nếu người mua là cá nhân: thông báo cho người mua hoặc công bố trên website (nếu có).
➤ Bước 6. Lưu trữ hồ sơ
Doanh nghiệp/hộ kinh doanh lưu giữ: hóa đơn gốc (sai sót), hóa đơn điều chỉnh/thay thế, bảng kê (nếu có), biên bản/văn bản xác nhận với khách hàng (nếu lập) để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
MISA meInvoice là phần mềm hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử máy tính tiền giúp tổ chức vận hành trơn tru, người mua dễ dàng kiểm soát và cơ quan thuế quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại đây.
3. Mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hiện nay
Căn cứ quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải được thiết lập bảo đảm đúng ký hiệu nhận diện theo quy định và đầy đủ các nội dung bắt buộc. Cụ thể, hóa đơn phải thể hiện rõ thông tin người bán, thông tin hàng hóa, dịch vụ, giá trị thanh toán, thời điểm lập, cùng các yếu tố nhận diện như ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn (có ký tự “M”) và mã của cơ quan thuế hoặc thông tin tra cứu. Việc tuân thủ đầy đủ các tiêu chí này là điều kiện bắt buộc nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn và phục vụ công tác quản lý thuế theo quy định.
Ví dụ: Tham khảo hóa đơn điện tử có ký hiệu là: 1C23MAA thì chữ M thể hiện là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
4. Cách sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Để có thể triển khai và vận hành hiệu quả hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế cần thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa. Quy trình này đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, sự đồng bộ dữ liệu và tính liên tục trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là quy trình sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
- Bước 1: Đăng ký sử dụng với Cơ quan Thuế
Đây là bước bắt buộc và là điều kiện tiên quyết. Người nộp thuế phải thực hiện thủ tục đăng ký để được cơ quan thuế chấp thuận cho phép sử dụng loại hình hóa đơn đặc thù này.
>> Xem chi tiết tại: Cách đăng ký hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho từng trường hợp cụ thể
- Bước 2: Thiết lập mẫu hóa đơn
Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, đơn vị cần cấu hình mẫu hóa đơn trên hệ thống phần mềm. Việc thiết lập phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc về thông tin người bán, hàng hóa, dịch vụ, thuế suất và tổng giá trị thanh toán theo quy định.
- Bước 3: Thực hiện nghiệp vụ xuất hóa đơn
Tùy vào hạ tầng công nghệ mà đơn vị có thể lựa chọn một trong các phương thức xuất hóa đơn sau:
-
- Phương thức 1: Xuất hóa đơn qua máy POS cầm tay
Phù hợp với các mô hình kinh doanh lưu động, yêu cầu tính linh hoạt cao tại điểm bán.
Xem chi tiết tại: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử máy tính tiền ngay trên máy POS cầm tay
-
- Phương thức 2: Xuất hóa đơn qua phần mềm bán hàng tích hợp
Phù hợp với các đơn vị muốn tối ưu hóa quy trình, đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng và dữ liệu thuế trên cùng một hệ thống quản trị.
Xem chi tiết tại: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử tích hợp ngay trên máy tính tiền bán hàng
- Bước 4: Kiểm soát và xử lý sai sót (nếu có)
Trong quá trình vận hành, nếu phát hiện sai sót về thông tin trên hóa đơn đã phát hành, người nộp thuế cần thực hiện các biện pháp xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế) theo đúng trình tự pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ của dữ liệu.
Xem chi tiết tại: [Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Để quy trình vận hành diễn ra xuyên suốt và tránh các rủi ro về mặt pháp lý, doanh nghiệp nên lựa chọn các giải pháp có sự tích hợp sâu giữa phần mềm quản lý bán hàng và giải pháp hóa đơn điện tử. Điều này giúp dữ liệu được truyền gửi đến cơ quan thuế một cách tự động, chính xác và kịp thời.
5. Cách tra cứu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Để thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế thực hiện theo trình tự sau:
- Bước 1: Truy cập và đăng nhập hệ thống
Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, sau đó thực hiện đăng nhập vào hệ thống.
- Bước 2: Truy cập chức năng tra cứu
Tại giao diện hệ thống, chọn mục “Tra cứu” và tiếp tục chọn “Tra cứu hóa đơn”.
- Bước 3: Lựa chọn loại hóa đơn tra cứu
Chọn tab “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.
- Bước 4: Thiết lập điều kiện tra cứu
Tại trường “Kết quả kiểm tra”, lựa chọn “Tổng cục Thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền” để thực hiện tra cứu.
6. Phân biệt HĐĐT từ máy tính tiền với HĐĐT thông thường
Dưới đây là bảng so sánh phân biệt hóa đơn điện tử từ máy tính tiền với hóa đơn điện tử thông thường:
| Tiêu chí | HĐĐT thông thường | HĐĐT từ máy tính tiền |
| Định nghĩa | Là hóa đơn được lập, gửi và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thông qua phần mềm kế toán/ERP | Là hóa đơn được phát hành trực tiếp từ máy tính tiền (POS), kết nối với hệ thống cơ quan thuế |
| Cách thức lập | Lập trên phần mềm, sau đó ký số và gửi cơ quan thuế | Lập trực tiếp tại điểm bán trên máy tính tiền |
| Chữ ký số | Bắt buộc có chữ ký số của người bán | Không bắt buộc chữ ký số trên từng hóa đơn |
| Kết nối cơ quan thuế | Gửi dữ liệu theo từng lần hoặc theo lô | Kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp, liên tục đến cơ quan thuế |
| Mã của cơ quan thuế | Có hoặc không có mã tùy loại | Bắt buộc có mã của cơ quan thuế |
| Nhận diện hóa đơn | Không có dấu hiệu riêng biệt rõ ràng | Có ký hiệu nhận diện riêng từ hệ thống máy tính tiền |
| Đối tượng sử dụng phổ biến | Thường được sử dụng trong các giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) và B2G (doanh nghiệp với chính phủ). | Sử dụng trong các giao dịch B2C (bán lẻ, tiêu dùng) |
Như vậy, hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế có một số đặc điểm khác biệt so với HĐĐT thông thường, cụ thể như sau:
- Không bắt buộc sử dụng chữ ký số: Cá nhân, tổ chức sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Trong khi đó, hóa đơn điện tử thông thường bắt buộc phải có dịch vụ chữ ký số kèm theo nhằm bảo đảm tính hợp lệ của hóa đơn.
- Yêu cầu mã số do cơ quan thuế cấp: Khi lập HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, đơn vị sử dụng bắt buộc phải đăng ký mã số do cơ quan thuế cấp. Doanh nghiệp sử dụng dải mã số này trên hóa đơn và bảo đảm kết nối để truyền dữ liệu liên tục, kịp thời, chính xác đến cơ quan thuế.
- Đặc điểm nhận dạng HĐĐT từ máy tính tiền: HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền phải thể hiện các ký hiệu nhận diện đặc thù để dễ dàng nhận biết và phân biệt với các loại hóa đơn điện tử thông thường. Việc này nhằm xác định rõ nguồn gốc hóa đơn được khởi tạo hoặc in từ hệ thống máy tính tiền.
MISA meInvoice đã đáp ứng phát hành hoá đơn điện tử từ máy tính tiền đáp ứng Thông tư 32, Nghị định 70
Lợi ích của việc phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp uy tín và theo chuẩn của cơ quan thuế:
- Chủ động việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ, so với HĐĐT có mã thông thường;
- Không bắt buộc phải ký số trên hóa đơn;
- Chủ động trong xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của NNT
- Nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín.
Quý doanh nghiệp quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice, vui lòng ĐĂNG KÝ tại:
