Hóa đơn điện tử là gì? 5 điều doanh nghiệp CẦN PHẢI BIẾT

Trước đây khái niệm về “hóa đơn” mà mọi người thường biết đến là “tờ hóa đơn đỏ” hoặc “tờ hóa đơn bán hàng”. Tuy nhiên theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài Chính tại Nghị định 254, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ KD phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Vậy, hóa đơn điện tử là gì? Bài viết hôm nay MISA meInvoice sẽ tổng hợp và gửi tới Quý bạn đọc tất cả các thông tin cần biết về hóa đơn điện tử: Định nghĩa, tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử… Kính mời bạn đọc cùng theo dõi.

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 26, Luật Quản lý thuế 2025 định nghĩa khái niệm hóa đơn điện tử như sau:

1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.

Trong đó khoản 1, 2, 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng định nghĩa từng loại hóa đơn như sau :

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã gồm 2 phần:
  • Số giao dịch (dãy số duy nhất do hệ thống thuế tạo).
  • Chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin hóa đơn do người bán lập.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa/dịch vụ lập và gửi trực tiếp cho người mua, không có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế): Là hóa đơn được tạo từ hệ thống máy tính tiền, có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Dữ liệu hóa đơn được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn, cho phép người mua truy xuất và kê khai thông tin.

>> Nhận ngay 50 lượt kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ miễn phí tại đây

1.2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Căn cứ theo điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử bao gồm các loại:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn thương mại điện tử
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
• Các loại khác (tem, vé, thẻ, chứng từ vận tải, ngân hàng…)
• Chứng từ đặc thù (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán đại lý)

1.3. Hóa đơn điện tử gốc khác gì bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Dưới đây là bảng so sánh điểm khác biệt của hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử bạn có thể tham khảo:

Có thể bạn muốn biết: Hóa đơn điện tử khi bắt đầu năm 2026: 3 thay đổi quan trọng

2. Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ

2.1. Quy định doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP nêu rõ:

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.

Như vậy, nếu doanh nghiệp/tổ chức bạn có phát sinh nghiệp vụ bán hàng/cung cấp dịch vụ thuộc diện lập hóa đơn thì mặc định là phải dùng hóa đơn điện tử, trừ khi rơi đúng “nhóm loại trừ”

>> Nhận ngay 50 lượt kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ miễn phí tại đây

2.2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

• Phát sinh bán hàng/dịch vụ là phải lập hóa đơn điện tử (kể cả biếu tặng, khuyến mại, tiêu dùng nội bộ…).
• Hóa đơn phải đúng chuẩn dữ liệu, đủ nội dung, phản ánh trung thực.
• Người bán chịu trách nhiệm pháp lý về hóa đơn đã lập.
• Muốn dùng thì phải đăng ký trước, và tuân thủ hệ thống pháp luật liên quan.
• Có thể ủy nhiệm lập hóa đơn/biên lai hoặc tích hợp hóa đơn + biên lai, nhưng phải đúng thủ tục, có thông báo cơ quan thuế khi cần.

2.3. Các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về các nội dung trên hóa đơn gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT; thuế suất thuế GTGT; tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất; tổng cộng tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
  • Trên hóa đơn điện tử, không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận).
• Thời điểm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có)

3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn theo nghị định 254/2026/NĐ-CP và thông tư 91/2026/TT-BTC

• Bước 1: Đăng ký hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 3 điều 4, Nghị định 254/2026/NĐ-Cp quy định:

3. Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế, phí và lệ phí và quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Như vậy, để sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp hay hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử được ban hành tại Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC.

• Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử đến người mua hàng hóa, dịch vụ

Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua phần mềm hoặc thông qua đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

• Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót
  • Thông báo sai sót (Không lập lại hóa đơn): Khi sai các thông tin không làm thay đổi nghĩa vụ thuế như: Tên, Địa chỉ của người mua (nhưng mã số thuế và các nội dung khác như số tiền, thuế suất… vẫn đúng). Cách thực hiện:
    • Người bán thông báo cho người mua về sai sót.
    • Gửi Thông báo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế
  • Lập hóa đơn điều chỉnh: Khi sai các nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế (Số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa…). Cách thực hiện:
    • Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
    • Lưu ý quan trọng: Trên hóa đơn phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
    • Nguyên tắc số liệu: Nếu điều chỉnh tăng thì ghi số dương, nếu điều chỉnh giảm thì ghi số âm theo đúng thực tế
  • Lập hóa đơn thay thế: Lỗi nghiêm trọng hoặc người bán muốn lựa chọn phương thức thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ bằng một hóa đơn mới đúng hoàn toàn. Cách thực hiện:
    • Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cũ.
    • Yêu cầu bắt buộc: Hóa đơn mới phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Chi tiết: [Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót CHUẨN quy định

Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:

• Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
• Ngày ký và ngày lập lệch nhau
• Người bán có rủi ro cao về thuế
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
• Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số

4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ tại điểm a, khoản 4, điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

a) Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi, đáp ứng yêu cầu tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử;

5. Giải đáp 10 thắc mắc thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

5.1. HĐĐT có liên không?

>> Đọc chi tiết: [Cập nhật] Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất

5.3. Khách hàng có thể nhận HĐĐT bằng những hình thức nào?

• Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
• Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT

5.4. Người mua có phải thực hiện ký số vào HĐĐT hay không?

Không bắt buộc. Theo quy định tại Phụ lục “Nội dung của hóa đơn” ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua

Nghị định cũng nêu rõ thêm các trường hợp hóa đơn không nhất thiết có chữ ký người mua, ví dụ:

• HĐĐT cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: không nhất thiết có chữ ký số của người bán và người mua.
• Bán hàng tại siêu thị, TTTM, rạp chiếu phim, hoặc bán xăng dầu cho khách là cá nhân không cung cấp thông tin định danh: không nhất thiết có chữ ký số người mua.
• Hóa đơn thương mại điện tử: không nhất thiết có chữ ký số người mua.

5.5. Doanh nghiệp gửi Mẫu 04 SS-HĐĐT thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế khi nào?

Căn cứ điểm a, khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/NĐ-CP có quy định:

a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này

Như vậy, khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua và phát hiện có sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì người bán gửi thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về hóa đơn điện tử đã lập sai.

>> Đọc chi tiết: Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai

5.6. Trường hợp nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng tháng thì xử lý như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1 điều 10 Thông tư 91/2026/NĐ-CP quy định:

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư này.

Như vậy, trường hợp nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng tháng thì doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc một hóa đơn điện tử thay thế duy nhất cho nhiều hóa đơn đã lập có sai sót đó, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai.

5.7. Lập hóa đơn điều chỉnh đối với chiết khấu thương mại như thế nào?

Căn cứ theo điểm b, khoản 5 điều 10, Thông tư 91/2026/NĐ-CP có quy định:

b) Trường hợp việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu;

>> Đọc chi tiết: Cách xuất hóa đơn điều chỉnh CHUẨN Nghị định 254/2026

5.8. Doanh nghiệp xác định thời điểm kê khai khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế như thế nào?

5.9. Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 5, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

• Nguyên tắc bắt buộc khi lưu trữ:
  • An toàn
  • Bảo mật
  • Toàn vẹn
  • Đầy đủ
  • Không bị thay đổi/sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
  • Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo pháp luật kế toán
• Hóa đơn điện tử phải lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn hình thức lưu trữ (lưu tại hệ thống nội bộ, cloud, thuê dịch vụ…) miễn là đáp ứng yêu cầu theo Điều 13 Luật Giao dịch điện tử.
• Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in ra giấy được, hoặc tra cứu được khi cơ quan có thẩm quyền hoặc bên liên quan yêu cầu

5.10. Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

Tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục thuế được sử dụng trong các trường hợp sau.

• Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
• Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp. cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.

MISA meInvoice – Phần mềm HĐĐT được Tổng Cục Thuế lựa chọn

Hiện nay, mặc dù có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường, nhưng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp & hộ kinh doanh bởi những lý do sau:

• Là phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo phát hành hoá đơn điện tử có mã/không mã của CQT; hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng Nghị định số 254/2026 và Thông tư 91/2026 mới nhất
• Chủ động việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính, tablet…
• Bộ giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô, ngành nghề kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doạnh, đơn vị hành chính sự nghiệp…)
• Kết nối với hơn +70 phần mềm bán hàng, quản trị, phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay
• Chủ động trong xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế.
• Nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện uy tín.

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây: