Tổng hợp các vấn đề quan trọng về sử dụng hóa đơn điện tử khi kết thúc năm 2025 là nội dung bắt buộc mọi doanh nghiệp phải chú ý để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Việc kiểm soát tốt quy trình hóa đơn vào thời điểm chuyển giao năm giúp giảm thiểu sai sót và tránh các rủi ro xử phạt. Cùng MISA meInvoice tìm hiểu những điểm doanh nghiệp cần lưu ý ngay dưới đây!
1. Tổng hợp vấn đề liên quan đến hóa đơn
1.1. Ký hiệu, số hóa đơn thay đổi khi bắt đầu năm 2026
✅ Ký hiệu hóa đơn
Căn cứ Điều 5 Thông tư số 32/2025/TT-BTC quy định về ký hiệu hóa đơn như sau:
Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 06 (sáu) ký tự là chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một chữ cái, được xác định là “C” hoặc “K”. Trong đó:
-
- “C” biểu thị hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- “K” biểu thị hóa đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập, thể hiện hai số cuối của năm dương lịch khi lập hóa đơn. Ví dụ: năm 2025 ghi “25”; năm 2026 ghi “26”.
- Ký tự tiếp theo là một chữ cái, được quy định là một trong các ký tự: T, D, L, M, N, B, G, H, X để thể hiện loại hóa đơn điện tử sử dụng.
Như vậy, khi chuyển sang năm 2026, hai ký tự thể hiện năm sẽ là “26”. Ví dụ: hóa đơn phát hành năm 2025 có ký hiệu “1C25TYY” thì năm 2026 sẽ chuyển sang “1C26TYY”.
Đọc chi tiết: Mẫu số hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn điện tử CHUẨN Thông tư 32/2025/TT-BTC
Quy định cập nhật ký hiệu hóa đơn điện tử MISA meInvoice:
- Với khách hàng đang sử dụng meInvoice Web: Chương trình tự động cập nhật năm làm việc và ký hiệu hóa đơn thành năm 2026 khi sang năm mới.
- Với khách hàng đang sử dụng meInvoice Mobile: Chương trình tự động cập nhật ký hiệu hóa đơn thành năm 2026 khi sang năm mới.
- Với khách hàng đang sử dụng meInvoice Desktop: Ký hiệu năm lập hóa đơn được chương trình cập nhật tự động theo ngày lập hóa đơn. Ví dụ, hóa đơn lập ngày 05/01/2026 sẽ có ký hiệu là “1C26TCC”.
Lưu ý:
– Người dùng được phân quyền làm việc với ký hiệu hóa đơn nào trong năm 2025 thì năm 2026 vẫn giữ quyền này đối với ký hiệu năm 2026 tương ứng. Ví dụ, được phân quyền với ký hiệu “1C25TYY” năm 2025 thì năm 2026 vẫn được quyền với ký hiệu “1C26TYY”.
– Việc chuyển năm làm việc không ảnh hưởng đến danh sách hóa đơn, báo cáo; các danh sách hiển thị dựa trên bộ lọc mà người sử dụng thiết lập. Ký hiệu hóa đơn năm 2026 sẽ được bổ sung trong phần ký hiệu; người sử dụng có thể điều chỉnh thông số lọc để tra cứu theo nhu cầu.
– Khi đã phát hành hóa đơn năm 2026, chương trình không cho phép phát hành hóa đơn năm 2025 cùng ký hiệu. Người dùng cần hoàn tất việc xuất hóa đơn năm 2025 trước khi thực hiện việc xuất hóa đơn năm 2026.
✅ Số hiệu hóa đơn
Căn cứ theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.
Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Như vậy, tại thời điểm bắt đầu năm 2026, tức từ ngày 01/01/2026, số thứ tự hóa đơn sẽ được hệ thống tự động khởi tạo lại từ số 1. Quy tắc này được áp dụng độc lập đối với từng ký hiệu hóa đơn.
Ví dụ:
- Hóa đơn cuối cùng của năm 2025: Lập ngày 31/12/2025, ký hiệu 1C25TYY, số 00000999.
- Hóa đơn đầu tiên của năm 2026: Khi được lập, hệ thống sẽ tự động cập nhật ký hiệu thành 1C26TYY và cấp số hóa đơn là 00000001.
1.2. Quy định về xuất hóa đơn thay đổi từ năm 2026
- Xuất hóa đơn áp dụng giảm thuế GTGT theo nghị quyết 204/2025/QH15
Căn cứ theo Nghị quyết số 204/2025/QH15 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, năm 2026 tiếp tục áp dụng chính sách giảm thuế giá trị gia tăng (VAT) từ 10% xuống 8%.
Trong năm 2026, các doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng mẫu hóa đơn áp dụng giảm thuế trong năm 2025 để phát hành hóa đơn. Quy trình lập, phát hành và xử lý hóa đơn lập sai được thực hiện như hiện tại.
Đọc chi tiết: Chính sách giảm thuế GTGT năm 2025 và cách xuất hóa đơn giảm thuế
- Xuất hóa đơn đáp ứng nghị định 310/2025/NĐ-CP
Nghị định 310/2025/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành từ ngày 16/01/2026 với nhiều thay đổi lớn về cơ chế xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm và không lập hóa đơn so với quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể mức phạt vi phạm hóa đơn theo số lượng được quy định như sau:
Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần lưu ý về thời điểm lập và phát hành hóa đơn:
-
- Kiểm tra ngày hóa đơn: Đối chiếu ngày lập hóa đơn với thời điểm phát sinh nghĩa vụ ghi nhận doanh thu/cung cấp dịch vụ để bảo đảm đúng thời điểm theo quy định.
- Rà soát hóa đơn chưa phát hành: Tra soát danh sách hóa đơn nháp/chưa gửi, thực hiện phát hành kịp thời và đúng thời điểm pháp luật yêu cầu.
- Xử lý hóa đơn bị từ chối/không hợp lệ: Kiểm tra các hóa đơn bị CQT từ chối cấp mã hoặc phản hồi lỗi, khắc phục và lập/gửi lại cho CQT đúng thời điểm, tránh chậm trễ phát sinh vi phạm.
2. Tổng hợp vấn đề liên quan đến vé điện tử
➤ Về ký hiệu và số vé từ năm 2026
Kể từ đầu năm 2026, hệ thống phần mềm sẽ tự động chuyển đổi Năm làm việc sang 2026; đồng thời cập nhật hai ký tự cuối thể hiện năm trên Ký hiệu vé thành “26” (ví dụ: 5C26GYY). Số vé sẽ được đánh lại từ số 00000001 cho vé đầu tiên được phát hành trong năm 2026, tương ứng với từng ký hiệu vé.
➤ Quy định về xuất vé áp dụng Nghị quyết 204/2025/QH15
Năm 2026 tiếp tục thực hiện chính sách giảm thuế giá trị gia tăng theo quy định tại Nghị quyết số 204/2025/QH15, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026.
Đơn vị được phép tiếp tục sử dụng mẫu vé áp dụng giảm thuế năm 2025 để xuất vé năm 2026 theo quy định về giảm thuế của Nghị quyết 204/2025/QH15. Trình tự xuất vé và xử lý các trường hợp lập vé sai tiếp tục thực hiện như hiện nay.
3. Tổng hợp vấn đề liên quan đến Biên lai
Dưới đây là một số thay đổi về biên lai khi bắt đầu năm 2026 bạn cần chú ý.
3.1. Ký hiệu biên lai điện tử khi bắt đầu năm 2026
Căn cứ Phụ lục II.B Thông tư số 32/2025/TT-BTC quy định:
- Ký hiệu mẫu biên lai điện tử gồm 5 ký tự:
-
- 03 chữ cái (“EBL”)
- 02 ký tự số: “01” thể hiện biên lai thu phí, lệ phí không có mệnh giá, “02” thể hiện biên lai thu phí, lệ phí có mệnh giá. Ví dụ: EBL01, EBL02
- Ký hiệu biên lai điện tử gồm 03 ký tự:
-
- Hai ký tự đầu: Hai chữ số Ả-rập thể hiện năm lập biên lai, là hai số cuối của năm phát hành.
- Một ký tự sau: Chữ cái “T” áp dụng với biên lai đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
Khi sang năm 2026, hai ký tự đầu của ký hiệu biên lai là “26”. Như vậy, biên lai phát hành có ngày lập năm 2026 sẽ mang ký hiệu “26T”.
Đối với khách hàng sử dụng phần mềm meInvoice Web, chương trình tự động cập nhật năm làm việc và ký hiệu biên lai khi chuyển sang năm mới.
Lưu ý áp dụng:
– Bộ lọc Ký hiệu lấy theo kỳ được chọn, không bị ảnh hưởng bởi việc thiết lập Năm làm việc.
– Người dùng được phân quyền với ký hiệu nào ở năm trước thì sang năm 2026 tiếp tục có quyền với ký hiệu tương ứng (“25T” năm 2025, chuyển thành “26T” năm 2026).
– Nếu đã phát hành biên lai năm 2026, chương trình vẫn có thể phát hành biên lai năm 2025 cùng ký hiệu. Tuy nhiên, người dùng cần đảm bảo phát hành đúng quy định và ưu tiên chốt xuất hết biên lai năm 2025 trước khi xuất năm 2026.
3.2. Số biên lai điện tử năm 2026
Căn cứ khoản 2 Điều 37 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
c) Số biên lai là số thứ tự được thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Số biên lai được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 7 chữ số. Đối với biên lai tự in, biên lai đặt in thì số biên lai bắt đầu từ số 0000001. Đối với biên lai điện tử thì số biên lai điện tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01 tháng 01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Như vậy, số biên lai là số thứ tự bằng chữ số Ả-rập, tối đa 7 chữ số.
-
- Biên lai tự in/đặt in: Số biên lai bắt đầu từ 0000001.
- Biên lai điện tử: Số biên lai bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử, kết thúc vào 31/12 hàng năm
- Biên lai lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn, trong cùng một ký hiệu mẫu số và ký hiệu biên lai.
Khi bắt đầu năm 2026, số biên lai được đánh lại từ 0000001 cho từng mẫu số, ký hiệu biên lai.
Ví dụ: Biên lai cuối năm 2025 (31/12/2025), ký hiệu “25T”, số 0000999 ⇒ Bước sang năm 2026, biên lai đầu tiên có ký hiệu “26T”, số 0000001.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định liên quan đến sử dụng hóa đơn điện tử vào thời điểm chuyển giao năm là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và tránh các sai phạm không đáng có. Kế toán và lãnh đạo doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thay đổi về pháp luật, rà soát quy trình, cũng như phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng để đảm bảo hoạt động xuất hóa đơn luôn đúng quy định. Như vậy, doanh nghiệp không chỉ bảo vệ uy tín mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong năm mới.
Phần mềm MISA meInvoice sẵn sàng đáp ứng các quy định mới của pháp luật
Hiện nay, mặc dù có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường, nhưng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp & hộ kinh doanh bởi những lý do sau:
- Là phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo phát hành hoá đơn điện tử có mã/không mã của CQT; hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng Nghị định 123/2020, Nghị định số 70/2025 và Thông tư 32/2025 mới nhất
- Chủ động việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính, tablet…
- Bộ giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô, ngành nghề kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doạnh, đơn vị hành chính sự nghiệp…)
- Kết nối với hơn +70 phần mềm bán hàng, quản trị, phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay
- Chủ động trong xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế.
- Nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện uy tín.
Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice, vui lòng ĐĂNG KÝ tại:
