[Giải đáp] Có được xuất gộp hóa đơn điện tử không?

Hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong thời đại hiện nay. Nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp đặt câu hỏi liệu có được xuất gộp hóa đơn điện tử không. Hãy cùng meInvoice tìm hiểu và giải đáp vấn đề này trong bài viết hôm nay.

1. Hóa đơn điện tử có được xuất gộp không?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT không được xuất gộp hóa đơn điện tử. Việc lập hóa đơn phải thực hiện theo từng giao dịch, dựa trên thông tin người mua, dữ liệu giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn hàng do sàn thương mại điện tử cung cấp theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 17 của Nghị định.

Bên cạnh đó, công văn số 587/TCT-CS do Bộ Tài chính Tổng cục Thuế ban hành về việc hóa đơn điện tử và công văn số 147/CCTKV-TTTB do Cục Thuế tỉnh Thái Nguyên chi cục Thuế khu vực ban hành về việc xuất gộp hóa đơn cho khách lẻ cũng đã chỉ ra các trường hợp được xuất gộp hóa đơn điện tử.

Cụ thể, dựa trên quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử, một số loại hàng hóa, dịch vụ mua bán, cung cấp được phép xuất gộp hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh còn gặp khó khăn trong việc trả lời câu hỏi “Hóa đơn điện tử có được xuất gộp không?” có thể liên hệ cơ quan Thuế địa phương để được giải đáp chính xác và chi tiết nhất.

2. Có được lập bảng kê khi thực hiện xuất gộp hóa đơn điện tử không?

Căn cứ Phục lục kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:

a.3) Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp cung cấp các loại hàng hóa dịch vụ đặc thù như điện, nước, và các loại dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính và chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, bảo hiểm, dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh và các trường hợp khác theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 4 Điều 9 được lập hóa đơn kèm bảng kê; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

Các trường hợp nằm trong quy định cho phép xuất gộp hóa đơn khách lẻ đã chỉ ra ở phần 1 cũng thuộc các trường hợp được lập bảng kê.

Như vậy, khi xuất gộp hóa đơn điện tử có thể thực hiện lập bảng kê nếu nằm trong trường hợp: Danh mục hàng hoá, dịch vụ phải ghi nhận nhiều hơn số dòng của hoá đơn, người bán lập thành nhiều hoá đơn hoặc “sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hoá, dịch vụ bán theo hoá đơn”.

Khi lập bảng kê kèm hoá đơn điện tử cần lưu ý một số quy định như sau:

– Hóa đơn đính kèm bảng kê cần có ghi chú nội dung sau “kèm theo bảng kê số/ngày/tháng/năm”.
– Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.
– Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng… năm”.

3. Một số trường hợp cụ thể về xuất gộp hóa đơn điện tử

3.1. Có được xuất gộp hóa đơn cuối tháng trên sàn thương mại điện tử không?

Kể từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử không được lập hóa đơn điện tử theo hình thức xuất gộp. Thay vào đó, hóa đơn phải được lập riêng cho từng giao dịch theo đúng quy định.

Theo điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, sàn thương mại điện tử và các nền tảng số có trách nhiệm cung cấp cho người bán các thông tin cần thiết như thông tin người mua, dữ liệu giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn hàng. Đây là căn cứ để hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập hóa đơn điện tử chính xác và đúng thời điểm theo quy định của pháp luật.

3.2. Có được xuất gộp hóa đơn biếu, tặng số lượng lớn?

Theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP sửa đổi, thay thế Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng. Do đó, đều phải xuất hóa đơn quà tặng như việc bán hàng bình thường và không được xuất gộp hóa đơn điện tử dồn theo cuối ngày hay cuối tháng.

3.3. Xuất hóa đơn cho hàng hóa dưới 200.000 đồng

Trước đây, nếu hàng hóa có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng và người nhận không lấy hóa đơn, doanh nghiệp có thể lập bảng kê và xuất một hóa đơn tổng hợp cuối ngày ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê (theo Điều 18 thông tư số 39/2014/TT-BTC về Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn).

Tuy nhiên, quy định trên đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Hiện nay, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì bên bán phải lập hóa đơn để giao cho bên mua và phải ghi đầy đủ nội dung hóa đơn theo đúng nguyên tắc tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã trích dẫn bên trên.

Hiện nay, MISA meInvoice là phần mềm hoá đơn điện tử được tin dùng hàng đầu Việt Nam, đáp ứng mọi thông tư, nghị định, đầy đủ nghiệp vụ phát hành, quản lý hóa đơn với hơn 200.000 khách hàng tin dùng. Phần mềm cho phép xuất hàng loạt hóa đơn điện tử cùng lúc và tự động gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành.