Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn VAT cho cá nhân, khách lẻ cho từng trường hợp cụ thể
Xem thêm: Cách hạch toán, xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền
1. Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân được không?
Có, cá nhân vẫn có thể được xuất hóa đơn VAT nếu có yêu cầu. Theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn VAT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả khách hàng là cá nhân, khách lẻ nhằm:
- Tuân thủ quy định pháp luật, ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
- Thực hiện kê khai thuế, chứng minh chi phí hoặc bảo hành sản phẩm.
2. Quy định xuất hóa đơn VAT cho cá nhân
Doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thực hiện xuất hóa đơn VAT cho cá nhân cần đảm bảo tuân thủ các quy định sau:
Về nội dung hóa đơn
Xuất hóa đơn cho cá nhân cần đảm bảo có các nội dung theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm đ Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP với một số điểm linh hoạt đối với thông tin của người mua là cá nhân không kinh doanh (khách lẻ). Cụ thể:
* Nội dung bắt buộc chung trên hóa đơn
Đây là các thông tin mà mọi loại hóa đơn phải có, bao gồm cả hóa đơn xuất cho cá nhân:
- Tên hóa đơn: (Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG).
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (Doanh nghiệp/Tổ chức kinh doanh xuất hóa đơn).
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền (trước thuế).
- Thuế suất thuế GTGT (áp dụng với hóa đơn GTGT), tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán (bao gồm thuế GTGT).
- Chữ ký số của người bán (trừ một số trường hợp đặc thù như HĐĐT từ máy tính tiền).
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
Từ 01/01/2026, hàng triệu hộ kinh doanh trên cả nước sẽ chuyển đổi từ thuế khoán lên kê khai, với một thay đổi lớn trong đó là phải thực hiện quy định về xuất hóa đơn và kê khai thuế. Đồng hành cùng hộ kinh doanh chuyển đổi từ thuế khoán lên kê khai dễ dàng, đúng quy định, MISA tặng MIỄN PHÍ phần mềm khai thuế & 5000 hóa đơn điện tử (kèm 1 năm chữ ký số, 3 tháng bán hàng và lập tờ khai thuế, sổ sách miễn phí) cho Hộ kinh doanh.
Tải miễn phí và làm quen với phần mềm ngay từ bây giờ tại đây:
* Nội dung liên quan đến cá nhân (Người mua)
Khi xuất hóa đơn cho cá nhân đây là phần có sự khác biệt tùy thuộc vào đối tượng. Cụ thể:
| Đối tượng người mua | Yêu cầu về thông tin trên hóa đơn | Ghi chú |
| Cá nhân kinh doanh/Hộ kinh doanh | Bắt buộc ghi đầy đủ:
|
Hóa đơn này dùng để kê khai thuế nên phải đầy đủ. |
| Cá nhân (không kinh doanh) có yêu cầu lấy hóa đơn | Nên ghi đầy đủ:
|
Nếu cá nhân cung cấp MST, bạn nên ghi vào để đảm bảo tính hợp lệ chi phí cho họ (nếu có). |
| Cá nhân (khách lẻ) không yêu cầu lấy hóa đơn (hoặc giao dịch tại siêu thị, TTTM, bán xăng dầu) | Không nhất thiết phải có các chỉ tiêu:
|
Trên hóa đơn có thể ghi tên đơn vị là “Khách lẻ” hoặc để trống phần thông tin này. |
Ngoài ra, đối với hóa đơn điện tử, không nhất thiết phải có các nội dung sau:
- Chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận ký).
- Chữ ký điện tử/chữ ký số của người bán và người mua đối với hóa đơn được cấp mã theo từng lần phát sinh.
Về thời điểm xuất hóa đơn
Thời điểm xuất hóa đơn cho cá nhân (người mua hàng hóa, dịch vụ) cũng tuân theo quy định chung về thời điểm lập hóa đơn, chủ yếu dựa vào loại hình giao dịch (bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ) và thời điểm thu tiền. Cụ thể:
- Đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
| Chi tiết: Quy định về thời điểm xuất hóa đơn cho từng trường hợp cụ thể |
3. Cách xuất hóa đơn cho cá nhân chi tiết trên meInvoice
Để xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân (khách lẻ) trên phần mềm MISA meInvoice bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn Hóa đơn >> chọn Thêm mới
Bước 2: Khai báo thông tin trên hóa đơn
- Chọn Ký hiệu hóa đơn: Lựa chọn ký hiệu tương ứng với loại hóa đơn cần lập (GTGT, bán hàng, v.v.).
- Nhập thông tin người mua (khách lẻ):
- Có thể nhập Tên người mua (ví dụ: Nguyễn Văn A) hoặc để trống.
- Mã số thuế và Tên đơn vị:
- Ghi đầy đủ: Nếu cá nhân có MST
- Để trống: Nếu cá nhân không có MST.
- Địa chỉ không bắt buộc nhập.
- Nhập thông tin hàng hóa/dịch vụ: Khai báo đầy đủ các thông tin: Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, v.v.
Bước 3: Phát hành hóa đơn
- Kiểm tra lại thông tin hóa đơn trước khi phát hành
- Chọn Lưu và phát hành
-
- Gửi hóa đơn cho khách hàng nếu cần, chọn Phát hành
- Lần phát hành đầu tiên: Chọn chứng thư số để ký điện tử.
- Các lần phát hành tiếp theo: Chương trình sẽ mặc định sử dụng chứng thư số đã dùng ở lần gần nhất.
- Trường hợp dùng nhiều chứng thư số: Tích chọn Chọn lại chứng thư số để thay đổi chứng thư số cần sử dụng.
- Chọn OK. Hệ thống thực hiện phát hành hóa đơn
Chi tiết: Khách lẻ, người mua không lấy hóa đơn: Cách xử lý chi tiết
Trên đây là hướng dẫn hi tiết cách xuất hóa đơn VAT cho cá nhân. Hy vọng đã giúp kế toán thực hiện xuất hóa đơn đúng quy định pháp luật hạn chế những rủi ro không đáng có. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với Meinvoice để được giải đáp chi tiết.
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm quản lý hóa đơn & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
