Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là nội dung quan trọng trong quản lý hóa đơn hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác kế toán và lưu trữ chứng từ. Khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử đúng chuẩn, doanh nghiệp sẽ hạn chế rủi ro khi tra cứu và đối chiếu số liệu. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ cung cấp thông tin mới nhất về quy định liên quan đến bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
1. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Trước hết, cần hiểu hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Cụ thể, tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có định nghĩa về hóa đơn điện tử như sau:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Ngoài ra, căn cứ theo khoản 1, khoản 2 điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ quy định:
Khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Còn file PDF là bản thể hiện nội dung của HĐĐT đó.
Như vậy, hiểu 1 cách đơn giản, bản thể hiện hóa đơn điện tử là bản hiển thị nội dung của hóa đơn điện tử, cho phép doanh nghiệp và người sử dụng dễ dàng truy cập, xem hoặc in ra. Thông thường, doanh nghiệp có thể xem bản thể hiện hóa đơn điện tử dưới định dạng PDF hoặc các định dạng phổ biến khác như HTML, bản in giấy mà không cần phần mềm chuyên dụng để mở.
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay.
|
2. Quy định về bản thể hiện của hóa đơn điện tử
» Về giá trị pháp lý
Theo quy định hiện hành, bản thể hiện của hóa đơn điện tử (dưới dạng PDF, HTML hoặc bản in giấy) không có giá trị pháp lý độc lập, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ, tra cứu hoặc đối chiếu thông tin. Việc sử dụng bản thể hiện này chỉ có ý nghĩa chứng minh thông tin khi đi kèm với hóa đơn điện tử gốc.
Do không có giá trị pháp lý nên không thể sử dụng bản thể hiện thay thế cho hóa đơn điện tử gốc trong các giao dịch pháp lý với cơ quan nhà nước (như thanh tra thuế, giải quyết tranh chấp…).
» Về nội dung
Bản thể hiện hóa đơn điện tử có mục đích trình bày thông tin đầy đủ, thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu nhưng không làm phát sinh giá trị pháp lý độc lập. Theo quy định tại khoản 5 điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Đối chiếu với điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung hóa đơn, bản thể hiện hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có);
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT; thuế suất GTGT; số tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất; tổng tiền thuế GTGT hoặc tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT (đối với hóa đơn GTGT);
- Tổng số tiền phải thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Mã của cơ quan thuế cấp cho hóa đơn điện tử có mã;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước hoặc thông tin khác liên quan (nếu có);
- Đơn vị tiền tệ sử dụng, ký hiệu chữ viết, chữ số thể hiện trên hóa đơn điện tử.
» Về định dạng
Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử như sau:
Như vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử hiển thị nội dung hóa đơn điện tử dưới các định dạng phổ biến như: tệp PDF, tệp HTML hoặc bản in giấy.
| Có thể bạn quan tâm?
|
3. Phân biệt hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện hóa đơn điện tử
Dưới đây là bảng phân biệt hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện hóa đơn điện tử:
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử gốc | Bản thể hiện hóa đơn điện tử |
| Định dạng | Dạng tệp điện tử (XML, chuẩn theo quy định), cần phần mềm chuyên dụng để mở | Tệp PDF, HTML hoặc bản in giấy, không cần phần mềm chuyên dụng |
| Mục đích sử dụng | Lưu trữ, ghi sổ, theo dõi, dùng cho kê khai, quyết toán và phục vụ thanh tra thuế | Để tra cứu, đối chiếu thông tin, gửi cho đối tác hoặc lưu chiếu |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị pháp lý, phục vụ chứng minh nghĩa vụ thuế và các giao dịch với cơ quan nhà nước | Không có giá trị pháp lý độc lập, chỉ mang tính chất chứng minh thông tin nếu đi kèm hóa đơn gốc |
| Khả năng chỉnh sửa | Không thể thực hiện chỉnh sửa sau khi phát hành, chỉ có thể điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định | Có thể hiển thị nhiều phiên bản nhưng không thể thực hiện thay đổi nội dung hóa đơn gốc |
| Cơ sở pháp lý | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC | Không có giá trị pháp lý nếu không gắn với hóa đơn điện tử gốc. |
4. Lưu ý khi khi lập và sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử
- Có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp
Bản thể hiện của HĐĐT phải có HĐĐT gốc, đồng thời hóa đơn điện tử gốc phải đáp ứng đầy đủ các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Thể hiện đầy đủ, toàn vẹn về nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc
Bản thể hiện phải đảm bảo toàn vẹn về nội dung của HĐĐT theo quy định tại khoản 5 điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Chỉ có giá trị lưu giữ chứ không có hiệu lực giao dịch
Bản thể hiện của HĐĐT dưới dạng chứng từ giấy chỉ có:
-
- Giá trị lưu giữ để ghi sổ.
- Theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán
- Pháp luật về giao dịch điện tử
Xem thêm những quy định của pháp luật về luật giao dịch điện tử 2005
- Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Theo quy định hiện hành, bản thể hiện của hóa đơn điện tử không bắt buộc phải đóng dấu của người bán. Hóa đơn điện tử gốc đã được ký số hoặc ký điện tử hợp lệ theo pháp luật, do đó khi in bản thể hiện ra giấy hoặc hiển thị trên thiết bị điện tử, doanh nghiệp không cần đóng dấu mộc tròn lên bản thể hiện hóa đơn.
Bản thể hiện của HĐĐT được tạo bởi phần mềm MISA meInvoice
Hi vọng rằng các thông tin trên sẽ giúp người mua và người bán hiểu hơn về bản thể hiện của HĐĐT. Từ đó, đảm bảo việc sử dụng HĐĐT luôn được thực hiện đúng theo quy định pháp luật và đem lại kết quả kinh doanh tốt cho doanh nghiệp.
Hiện nay, mặc dù có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường, nhưng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp bởi những lý do sau:
- Là phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo phát hành hoá đơn điện tử có mã/không mã của CQT; hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng Nghị định 123/2020, Nghị định số 70/2025 và Thông tư 32/2025 mới nhất
- Chủ động việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính, tablet…
- Bộ giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô, ngành nghề kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doạnh, đơn vị hành chính sự nghiệp…)
- Kết nối với hơn +70 phần mềm bán hàng, quản trị, phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay
- Chủ động trong xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế.
- Nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện uy tín.
Quý doanh nghiệp quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice, vui lòng ĐĂNG KÝ tại:
