Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đảm bảo tính minh bạch, an toàn và thuận tiện trong giao dịch. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ cung cấp đầy đủ thông tin và hướng dẫn đăng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho doanh nghiệp.
1. Hóa đơn điện tử có mã là gì?
- Khái niệm
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định, hóa đơn điện tử có mã là hóa đơn thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Đặc điểm
Hóa đơn điện tử có mã gồm các đặc điểm sau:
-
- Xác thực bởi cơ quan thuế: Hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi giao cho người mua. Mã xác thực gồm số giao dịch và chuỗi ký tự mã hóa.
- Định dạng chuẩn: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sử dụng định dạng XML, tuân thủ quy định của cơ quan thuế, đảm bảo thống nhất về cấu trúc và thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu, kiểm tra.
- An toàn, bảo mật: Ứng dụng chữ ký số và mã hóa dữ liệu để đảm bảo tính an toàn thông tin, tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn. Đồng thời, dữ liệu được bảo vệ trong quá trình trao đổi, lưu trữ.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển so với hóa đơn giấy truyền thống.
- Quản lý thuận tiện: Tra cứu, kiểm tra hóa đơn dễ dàng trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thông qua số giao dịch, chuỗi mã hóa, mã vạch hoặc mã QR.
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử đứng đầu danh sách được Tổng cục Thuế lựa chọn TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ! |
2. Quy định hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
2.1. Về đối tượng sử dụng
Dưới đây là nhóm các đối tượng được yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc giá trị từng lần bán, trừ trường hợp thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (Căn cứ Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).
- Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng có nhu cầu chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Căn cứ Khoản 1 Điều 8 Thông tư 32/2025/TT-BTC).
- Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế. Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng bị xác định là rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã (Căn cứ Khoản 2 Điều 8 Thông tư 32/2025/TT-BTC).
- Các trường hợp khác
-
- Các trường hợp khác theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Các trường hợp khác theo Thông tư 32/2025/TT-BTC: Trường hợp tổ chức cho thuê tài chính cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng phải lập hóa đơn theo Khoản 2 Điều 6 Thông tư 32/2025/NĐ-CP.
-
- Các trường hợp khác theo Khoản 3, Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.
2.2. Về mã của hóa đơn điện tử
Theo Quyết định số 1450/QĐ-TCT năm 2021 (được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định số 1510/QĐ-TCT năm 2022), mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là chuỗi gồm 34 ký tự, được tạo tự động bởi hệ thống của cơ quan thuế hoặc đơn vị được cơ quan thuế ủy quyền. Chuỗi này bảo đảm tính duy nhất cho mỗi hóa đơn điện tử.
Về cấu trúc mã hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (căn cứ khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) gồm 23 ký tự, theo cấu trúc như sau:
- Ký tự đầu tiên (C1): Là chữ “M” cố định, nhận diện hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (theo điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
- Ký tự thứ hai (C2): Xác định loại hóa đơn điện tử, đánh số từ 1 đến 6. Trong đó:
(1) Hóa đơn giá trị gia tăng
(2) Hóa đơn bán hàng
(3) Hóa đơn bán tài sản công
(4) Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
(5) Các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử
(6) Chứng từ điện tử quản lý như hóa đơn (ví dụ: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán đại lý).
- Hai ký tự tiếp theo (C3C4): Là hai số cuối năm phát hành hóa đơn, tự động sinh bởi phần mềm bán hàng.
- Năm ký tự kế tiếp (C5 đến C9): Là chuỗi ký tự được tạo tự động bởi hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, đảm bảo riêng biệt cho từng hóa đơn.
- Mười một ký tự tiếp theo (C10 đến C20): Là chuỗi số liên tục do phần mềm bán hàng sinh ra, đảm bảo không trùng lặp.
- Dấu phân tách (-): Được sử dụng để chia rõ các nhóm thông tin, giúp dễ nhận diện và phân biệt giữa loại hóa đơn, năm phát hành, mã cơ quan thuế cấp và chuỗi số liên tục.
2.3. Về cách xử lý khi sai sót
Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo ngay với cơ quan thuế và thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:
- Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác không sai:
Người bán sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) để thực hiện thông báo hóa đơn có sai sót gửi đến cơ quan thuế.
- Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng:
Người bán được lựa chọn phương án lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.
- Trường hợp trong tháng phát sinh nhiều hóa đơn sai cùng thông tin với cùng một người mua:
Nếu trong cùng một tháng, người bán phát hiện đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn điện tử với cùng một người mua, người bán được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho toàn bộ các hóa đơn điện tử đã lập sai trong tháng đó và kèm theo bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP).
>> Đọc thêm: [Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã
3.1. Trường hợp đăng ký lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã
- Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã
Doanh nghiệp lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01-ĐKTĐ-HĐĐT-Pl1a và nộp tới cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Bước 2: Nhận thông báo chấp thuận
Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (trực tiếp hoặc gián tiếp qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử) về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB (Căn cứ Điểm c Khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Bước 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã
Sau khi nhận thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử, ký số và gửi tới cơ quan thuế để cấp mã xác thực. Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp thực hiện gửi hóa đơn điện tử có mã cho người mua.
3.2. Trường hợp đăng ký chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã
Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, khi có nhu cầu chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, tiến hành theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi Điểm b Khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Điều 8 Thông tư 32/2025/TT-BTC.
- Bước 1: Xác định nhu cầu/chủ động hoặc nhận thông báo chuyển đổi từ cơ quan thuế
-
- Người nộp thuế chủ động xác định nhu cầu và thực hiện thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn.
- Trường hợp thuộc diện rủi ro cao về thuế và nhận được thông báo từ cơ quan thuế thì bắt buộc thực hiện chuyển đổi.
- Bước 2: Dừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc hóa đơn giấy
-
- Dừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã kể từ thời điểm được cơ quan thuế chấp nhận chuyển đổi.
- Hóa đơn giấy chưa sử dụng phải tiêu hủy theo đúng trình tự quy định của pháp luật.
- Bước 3: Thực hiện đăng ký thay đổi thông tin hóa đơn
-
- Thực hiện đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đăng ký thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức được cơ quan thuế ủy quyền.
- Bước 4: Cơ quan thuế xác nhận đăng ký
Cơ quan thuế xét duyệt hồ sơ và thông báo kết quả chấp nhận hoặc không chấp nhận chuyển đổi. Thời hạn chuyển đổi tối đa là 10 ngày làm việc.
- Bước 5: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã
Lập hóa đơn điện tử, gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã xác thực, sau khi có mã gửi tiếp cho khách hàng.
4. Cách xuất hóa đơn điện tử có mã trên MISA meInvoice
Trường hợp 1: Phát hành từng hóa đơn điện tử
Có thể thực hiện phát hành từng hóa đơn điện tử theo một trong hai phương thức sau:
- Phát hành trên danh sách hóa đơn
-
- Bước 1: Truy cập mục “Hóa đơn/Hóa đơn bán hàng” trên phần mềm; hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn, cho phép thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần phát hành.
-
- Bước 2: Chọn hóa đơn cần phát hành và nhấn “Phát hành”.
- Bước 3: Nếu có nhu cầu, chọn tùy chọn gửi hóa đơn cho khách hàng để hệ thống tự động chuyển thông tin hóa đơn điện tử cho khách ngay sau khi nhận được mã của cơ quan thuế.
- Bước 4: Nhấn “Phát hành”, lựa chọn chứng thư số, hệ thống tiến hành cấp số hóa đơn và phát hành hóa đơn điện tử. Thao tác chọn chứng thư số chỉ thực hiện ở lần phát hành đầu tiên. Có thể xóa chứng thư số khỏi danh sách khi không còn sử dụng.
Sau khi phát hành thành công, thông tin hóa đơn sẽ không thể chỉnh sửa. Trường hợp cần điều chỉnh, phải thực hiện thủ tục xóa và lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh theo quy định pháp luật.
-
- Bước 5: Hóa đơn sau khi phát hành được gửi tới cơ quan thuế để cấp mã:
-
-
- Trường hợp hóa đơn hợp lệ: Cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực và hệ thống cập nhật trạng thái là “Đã cấp mã”.
- Trường hợp hóa đơn không hợp lệ: Hệ thống cập nhật trạng thái “Từ chối cấp mã”.
-
- Phát hành ngay trên hóa đơn vừa lập
-
- Bước 1: Sau khi lập hóa đơn điện tử, nhấn “Lưu và Phát hành”.
- Bước 2: Tiếp tục thực hiện các bước tương tự như hướng dẫn tại mục 1.
Trường hợp 2: Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử
- Bước 1: Chọn nhiều hóa đơn cần phát hành trên danh sách, nhấn “Phát hành”.
- Bước 2: Thiết lập tính năng gửi hóa đơn cho khách hàng tùy theo nhu cầu. Thông tin người nhận, mẫu số, ký hiệu, ngày hóa đơn được lấy theo dữ liệu trên hóa đơn, có thể chỉnh sửa nếu cần thiết. Số hóa đơn sẽ được cấp liên tục theo từng mẫu hóa đơn theo Thông báo phát hành có hiệu lực.
Lưu ý: Có thể cập nhật ngày hóa đơn với ngày hiện tại trên máy tính bằng chức năng “Cập nhật ngày hóa đơn”. Có thể xem trước đồng loạt nội dung hóa đơn trước khi phát hành.
- Bước 3: Nhấn “Phát hành”.
- Bước 4: Lựa chọn chứng thư số để hệ thống thực hiện phát hành hóa đơn điện tử.
5. Cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Cách 1: Tra cứu trên website Hệ thống hóa đơn điện tử
- Bước 1: Truy cập website Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
- Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin về mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã xác thực (captcha), sau đó chọn “Tìm kiếm”.
- Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu thông tin hóa đơn.
-
- Trường hợp hóa đơn hợp lệ: Hệ thống hiển thị trạng thái xử lý là “Đã cấp mã hóa đơn”.
- Trường hợp kết quả trả về thông báo: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, người tra cứu phải kiểm tra lại thông tin đã nhập và thực hiện lại thao tác tìm kiếm cho đúng quy định.
Cách 2: Tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế trên MISA meInvoice
- Bước 1: Nhập mã tra cứu hoặc file xml/email/số điện thoại để tra cứu hóa đơn
- Bước 2: Hệ thống hiển thị thông tin của hóa đơn
- Bước 3: Chọn “Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn”
- Bước 4: Hệ thống hiển thị kết quả kiểm tra với hệ thống của cơ quan Thuế
>> Đọc thêm: 03 cách tra cứu hóa đơn điện tử CHUẨN Thông tư 32 và Nghị định 70
6. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
| Nội dung | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế |
| Ký hiệu hóa đơn | Chữ cái đầu tiên được quy định là chữ C – thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Ví dụ: IC22TAA – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp/tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế. |
Chữ cái đầu tiên được quy định là chữ K – thể hiện hóa đơn điện tử KHÔNG có mã của cơ quan thuế.
Ví dụ: IK21TTY – là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp/tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế. |
| Khi làm thủ tục đăng ký sử dụng | Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:
|
Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:
|
| Khi xuất hóa đơn | B1: Lập hóa đơn
B2: Ký số B3: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã B4: Gửi cho người mua |
B1: Lập hóa đơn
B2: Ký số B3: Gửi cho người mua |
| Chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế | Ngay tại thời điểm doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số và thực hiện gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã | Sau khi lập hóa đơn, chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT), chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua. |
| Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế | Có | Không có |
Hiện nay, mặc dù có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường, nhưng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp & hộ kinh doanh bởi những lý do sau:
- Là phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo phát hành hoá đơn điện tử có mã/không mã của CQT; hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng Nghị định 123/2020, Nghị định số 70/2025 và Thông tư 32/2025 mới nhất
- Chủ động việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính, tablet…
- Bộ giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô, ngành nghề kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doạnh, đơn vị hành chính sự nghiệp…)
- Kết nối với hơn +70 phần mềm bán hàng, quản trị, phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay
- Chủ động trong xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế.
- Nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện uy tín.
Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice, vui lòng ĐĂNG KÝ tại:
