Việc quản lý và tính toán lương thưởng luôn là một bài toán phức tạp đòi hỏi sự chính xác cao. Sử dụng mẫu bảng lương nhân viên chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng. Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu các mẫu bảng lương chuẩn và cách áp dụng hiệu quả qua bài viết này.
1. Tầm quan trọng của bảng lương
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, bảng lương không đơn thuần là một bản tổng hợp các con số khô khan về thu nhập, mà còn mang lại nhiều giá trị quan trọng cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Một bảng lương minh bạch, chặt chẽ sẽ quyết định độ bền vững của tổ chức cũng như khả năng thu hút và giữ chân nhân tài.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật – An toàn cho doanh nghiệp: Việc xây dựng bảng lương chuẩn mực giúp doanh nghiệp vận hành đúng quy định theo Bộ luật Lao động, hạn chế rủi ro pháp lý và tăng cường sự minh bạch trong mọi hoạt động tài chính.
- Tăng sức hút cho doanh nghiệp trên thị trường lao động : Một chính sách lương rõ ràng, công bằng thể hiện sự trân trọng với từng đóng góp của nhân viên, tạo động lực làm việc, đồng thời giúp doanh nghiệp nổi bật, thu hút tài năng trước vô vàn đối thủ cạnh tranh.
- Công cụ tối ưu nguồn lực – Tăng hiệu quả, giảm chi phí: Dựa trên bảng lương, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả sử dụng lao động, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định điều chỉnh hợp lý, tối ưu chi phí và định hướng phát triển lâu dài cho doanh nghiệp.
- Xây dựng môi trường công bằng, minh bạch: Tính minh bạch trong bảng lương giúp củng cố niềm tin giữa doanh nghiệp và người lao động, phòng ngừa xung đột, tạo nền tảng gắn kết nội bộ bền vững.
Xem thêm:
- Mẫu phiếu lương CHUẨN Bộ Luật Lao Động hiện hành
- 7 mẫu xác nhận lương của công ty phổ biến hiện nay
- Trọn bộ file excel quản lý nhân sự [Dowload ngay]
2. Các thành phần chính thường có trong bảng lương
Các thành phần chính trong bảng lương nhân viên gồm:
- Thông tin nhân viên
Thông tin nhân viên là căn cứ xác định danh tính và đảm bảo việc quản lý chặt chẽ từng cá nhân trong doanh nghiệp, hạn chế tối đa nhầm lẫn. Các dữ liệu bắt buộc bao gồm:
-
- Họ và tên đầy đủ
- Mã số nhân viên
- Chức vụ
- Phòng ban trực thuộc
- Email liên hệ
- Số điện thoại (cá nhân/công ty)
- Lương cơ bản
Lương cơ bản phản ánh mức thu nhập đã được doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận, không bao gồm các khoản phụ cấp hay thưởng. Khoản này được thiết lập dựa trên quy định về mức lương tối thiểu vùng theo pháp luật hiện hành.
- Các khoản phụ cấp
Bảng lương phải thể hiện rõ các loại phụ cấp:
-
- Phụ cấp không cần đóng bảo hiểm: Tiền ăn ở, đi lại, trợ cấp gửi xe, nuôi con nhỏ, sinh nhật,…
- Phụ cấp phải đóng bảo hiểm: Phụ cấp trách nhiệm, chức vụ, phụ cấp vùng,…
- Các khoản phụ cấp này góp phần bảo đảm quyền lợi, tạo động lực và nâng cao đời sống cho người lao động.
- Thu nhập
Đây là tổng khoản thu nhập lý thuyết của người lao động, bao gồm lương cơ bản cộng các khoản phụ cấp (nếu có). Thu nhập danh nghĩa là cơ sở để tính toán các nghĩa vụ thuế, bảo hiểm và các khoản lương thực nhận khác.
- Số ngày công thực tế
Chỉ số này cho biết số ngày người lao động thực sự làm việc trong kỳ và ảnh hưởng trực tiếp đến từng khoản thu nhập, bảo đảm tính công bằng dựa trên đóng góp thực tế.
- Tổng lương thực nhận (trước khấu trừ)
Tổng thu nhập mà người lao động nhận được trước khi trừ các khoản bảo hiểm, thuế hoặc tạm ứng. Giá trị này thường được tính dựa trên thu nhập danh nghĩa và số ngày công thực tế.
- Các khoản khấu trừ
Các khoản khấu trừ bao gồm:
-
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
- Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Bảo hiểm y tế (BHYT)
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- Các khoản nợ lương, tạm ứng khác (nếu có)
Các khoản này được trừ trực tiếp vào tiền lương của nhân viên theo quy định pháp luật và chính sách doanh nghiệp.
- Tổng thu nhập thực nhận
Đây là số tiền cuối cùng mà người lao động thực sự nhận được sau khi hoàn tất việc tính lương, phụ cấp, thưởng và trừ tất cả các nghĩa vụ tài chính bắt buộc.
Bạn đang gặp khó khăn trong việc tính toán và khấu trừ thuế TNCN chính xác từ bảng lương nhân viên? Đừng lo, hãy đăng ký dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm AMIS Thuế TNCN giúp:
- Tự động tính thuế, khấu trừ đúng quy định mới nhất.
- Kê khai, nộp thuế điện tử, phát hành chứng từ khấu trừ điện tử.
- Tích hợp AMIS Kế toán & Nhân sự, giảm sai sót.
3. Mẫu bảng lương nhân viên phổ biến
Dưới đây là một số mẫu bảng lương nhân viên phổ biến được các doanh nghiệp sử dụng:
3.1. Mẫu bảng lương cơ bản
Đây là mẫu phổ biến nhất, thường được sử dụng phổ biến nhất cho công ty vừa và nhỏ có cơ cấu tổ chức và chính sách lương thưởng đơn giản, không quá phức tạp.
Cấu trúc bảng lương tập trung vào các thành phần cốt lõi: lương cơ bản (theo thỏa thuận), phụ cấp cố định (nếu có), ngày công thực tế, các khoản khấu trừ bắt buộc (bảo hiểm, thuế TNCN) và tổng thực nhận. Mẫu này dễ hiểu, dễ tính toán và quản lý, phù hợp với các doanh nghiệp không áp dụng nhiều chính sách đãi ngộ biến đổi.
» Tải mẫu bảng lương nhân viên cơ bản TẠI ĐÂY
| Có thể bạn quan tâm?
|
3.2. Mẫu bảng lương 3P
Mẫu lương 3P được áp dụng tại các tập đoàn, doanh nghiệp quy mô lớn hoặc các tổ chức có định hướng xây dựng hệ thống đãi ngộ chuyên nghiệp, khoa học và cạnh tranh nhằm thu hút, giữ chân nhân tài.
Hệ thống lương 3P được xây dựng dựa trên ba yếu tố nền tảng, đảm bảo tính công bằng nội bộ và cạnh tranh trên thị trường:
- P1 – Position (Vị trí công việc): Trả lương dựa trên giá trị và mức độ phức tạp của công việc. Vị trí càng quan trọng, trách nhiệm càng cao thì khung lương càng lớn.
- P2 – Person (Năng lực cá nhân): Trả lương dựa trên năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất của người đảm nhận vị trí đó.
- P3 – Performance (Hiệu suất công việc): Trả lương dựa trên kết quả và mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra. Đây thường là các khoản thưởng, hoa hồng biến đổi.
» Tải mẫu bảng lương 3P TẠI ĐÂY
3.3. Mẫu bảng lương Gross (Lương gộp)
Mẫu bảng lương Gross được sử dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty nước ngoài hoặc các tổ chức muốn minh bạch toàn bộ chi phí sử dụng lao động với nhân viên.
Lương Gross là tổng thu nhập của người lao động trước khi trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Trên bảng lương, các khoản khấu trừ này sẽ được liệt kê rõ ràng. Người lao động sẽ nắm được toàn bộ quyền lợi của mình, bao gồm cả phần doanh nghiệp đóng bảo hiểm cho họ.
» Tải mẫu bảng lương Gross TẠI ĐÂY
3.4. Mẫu bảng lương Net (Lương thực nhận)
Mẫu bảng lương Net phù hợp với các doanh nghiệp muốn đơn giản hóa cách trao đổi về lương với người lao động, hoặc trong các ngành nghề mà người lao động có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến số tiền thực nhận cuối kỳ.
Lương Net là số tiền thực tế người lao động nhận về tài khoản sau khi doanh nghiệp đã thay mặt họ thực hiện tất cả các nghĩa vụ khấu trừ về bảo hiểm và thuế TNCN. Mặc dù dễ hiểu cho nhân viên, mô hình này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải tính toán quy đổi từ lương Net ra lương Gross để thực hiện đúng các thủ tục pháp lý.
» Tải mẫu bảng lương Net TẠI ĐÂY
3.5. Mẫu bảng lương theo giờ
Mẫu bảng lương theo giờ đặc biệt phổ biến cho các vị trí công việc có tính linh hoạt cao như nhân viên bán thời gian (part-time), nhân viên làm theo ca kíp trong ngành bán lẻ, dịch vụ ăn uống (F&B), hoặc công nhân trong các dây chuyền sản xuất.
Thu nhập được tính bằng cách lấy mức lương theo giờ nhân với tổng số giờ làm việc thực tế trong kỳ. Bảng lương cần thể hiện rõ ràng số giờ công chuẩn, số giờ làm thêm (overtime) và các mức lương tương ứng cho từng loại giờ công theo quy định.
» Tải mẫu bảng lương theo giờ TẠI ĐÂY
3.6. Mẫu bảng lương theo sản phẩm
Mẫu bảng lương theo sản phẩm chủ yếu được sử dụng tại các công ty sản xuất, gia công, hoặc các công việc có thể định lượng kết quả đầu ra một cách rõ ràng (ví dụ: nhân viên nhập liệu, công nhân may mặc).
Với hình thức trả lương này, thu nhập của người lao động phụ thuộc trực tiếp vào số lượng sản phẩm hợp lệ mà họ hoàn thành. Đơn giá cho mỗi sản phẩm được quy định trước. Mẫu bảng lương này có tác dụng khuyến khích mạnh mẽ năng suất lao động cá nhân.
» Tải mẫu bảng lương theo sản phẩm TẠI ĐÂY
3.7. Mẫu bảng lương theo cấp bậc
Mẫu bảng lương theo cấp bậc phù hợp với các tổ chức có hệ thống cấp bậc, ngạch, bậc rõ ràng, ví dụ như cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang, hoặc các công ty có lộ trình thăng tiến được chuẩn hóa.
Mỗi cấp bậc chức danh hoặc thâm niên công tác sẽ tương ứng với một hệ số lương hoặc mức lương cơ bản đã được quy định trong quy chế lương của doanh nghiệp. Bảng lương được thiết kế để phản ánh rõ ràng sự khác biệt về đãi ngộ giữa các cấp.
» Tải mẫu bảng lương theo cấp bậc TẠI ĐÂY
3.8. Mẫu bảng lương thử việc
Mẫu bảng lương thử việc áp dụng bắt buộc cho tất cả nhân viên đang trong thời gian thử việc theo quy định của hợp đồng lao động.
Theo Bộ luật Lao động, tiền lương trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng phải ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó sau khi trở thành nhân viên chính thức. Bảng lương sẽ thể hiện mức lương này cùng các khoản khấu trừ tương ứng (nếu có).
» Tải mẫu bảng lương thử việc TẠI ĐÂY
3.9. Mẫu bảng lương có thưởng KPI, doanh thu, hiệu suất
Mẫu bảng lương có thưởng KPI, doanh thu, hiệu suất thường xuyên được sử dụng cho các vị trí có vai trò trực tiếp thúc đẩy kinh doanh như nhân viên kinh doanh (sales), marketing, quản lý dự án, hoặc các cấp quản lý.
Bên cạnh lương cơ bản và phụ cấp cố định, cấu trúc lương sẽ bao gồm các khoản thưởng biến đổi dựa trên mức độ hoàn thành chỉ tiêu (KPIs), doanh số bán hàng, hoặc hiệu quả công việc chung. Bảng lương cần có các cột thể hiện rõ chỉ tiêu, kết quả đạt được và số tiền thưởng tương ứng.
» Tải mẫu bảng lương theo KPI TẠI ĐÂY
4. Lưu ý quan trọng khi làm bảng lương
Căn cứ theo điều 93 Bộ luật lao động 2019 quy định về xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động cần lưu ý:
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm căn cứ cho việc tuyển dụng, bố trí, sử dụng lao động cũng như đàm phán, thoả thuận mức lương theo từng công việc hoặc chức danh được ghi nhận trong hợp đồng lao động, đồng thời là cơ sở để trả lương cho người lao động.
- Định mức lao động phải bảo đảm là mức trung bình mà phần lớn người lao động có thể thực hiện được trong thời giờ làm việc bình thường, không làm phát sinh việc kéo dài thời gian làm việc. Trước khi áp dụng chính thức, định mức lao động phải được tổ chức thử nghiệm trên thực tiễn.
- Khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (trong trường hợp tại doanh nghiệp có tổ chức này).
Thang lương, bảng lương và định mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi tổ chức thực hiện.
Khi xây dựng bảng lương, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung pháp lý sau:
- Mức lương tại bậc 1 (bậc thấp nhất) phải bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng theo tháng quy định tại Nghị định 74/2024/NĐ-CP. Nếu thang bảng lương đang áp dụng thấp hơn mức tối thiểu mới, người sử dụng lao động phải điều chỉnh phù hợp.
|
Vùng |
Mức lương tối thiểu tháng (Đơn vị: đồng/tháng) |
Mức lương tối thiểu giờ (Đơn vị: đồng/giờ) |
|
Vùng I |
4.960.000 |
23.800 |
|
Vùng II |
4.410.000 |
21.200 |
|
Vùng III |
3.860.000 |
18.600 |
|
Vùng IV |
3.450.000 |
16.600 |
- Các chế độ trả lương đã thỏa thuận/cam kết có lợi hơn cho người lao động (như lương cao hơn tối thiểu vùng 7% với lao động qua đào tạo, 5% hoặc 7% với công việc nặng nhọc/độc hại/nguy hiểm) tiếp tục được thực hiện, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
- Doanh nghiệp được quyền xây dựng nhiều hoặc ít bậc lương, nhóm chức danh/vị trí công việc khác nhau phù hợp tình hình thực tế để đảm bảo tiền lương tương xứng hiệu quả làm việc, thâm niên.
Như vậy, khi xây dựng thang bảng lương doanh nghiệp cũng cần lưu ý các vấn đề sau:
- Tuân thủ đúng pháp luật về lao động, bảo hiểm, thuế và cập nhật mức lương tối thiểu vùng mới nhất.
- Kiểm tra chính xác thông tin cá nhân và hợp đồng lao động của người lao động.
- Chấm công, xác nhận công đầy đủ; có xác nhận từ các bộ phận liên quan.
- Ghi rõ các khoản phụ cấp, thưởng, khấu trừ theo đúng quy định và thoả thuận.
- Bảo mật thông tin tiền lương và quy trình duyệt, phát hành, lưu trữ bảng lương.
- Chuẩn bị sẵn sàng giải trình khi có khiếu nại về lương, phụ cấp, khấu trừ.
- Lưu trữ bảng lương ít nhất 5 năm và định kỳ đối chiếu với các phòng ban chức năng.
Việc sử dụng mẫu bảng lương nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tiết kiệm thời gian mà còn là công cụ quan trọng đảm bảo tính minh bạch và quyền lợi cho người lao động. Hy vọng những mẫu biểu được chia sẻ trong bài sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích, giúp bạn tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 123, Công ty cổ phần MISA đã phát hành phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất, cùng với nhiều lợi ích tuyệt vời như:
- Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu, đơn vị sử dụng mẫu này nộp đăng ký với Cơ quan thuế.
- Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ theo quy định.
- Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.
- Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế.
Video giới thiệu phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN
Quý doanh nghiệp quan tâm và có nhu cầu tư vấn miễn phí về phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN, hãy nhanh tay đăng ký tại đây để được hỗ trợ nhanh nhất:
