Mẫu số hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn điện tử CHUẨN Thông tư 32/2025/TT-BTC

Nghị định Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC về HĐĐT đã ban hành một số quy định mới về hình thức hóa đơn sử dụng, mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn. Tham khảo ngay nội dung dưới đây để không bỏ lỡ các quy định mới nhất.

>> Nhận ngay 50 lượt kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ miễn phí tại đây

1. Quy định về ký hiệu, mẫu số hóa đơn điện tử

1.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Căn cứ theo điểm a, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC có quy định ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên từ 1 đến 9, thể hiện loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

1.3 Ký hiệu hóa đơn điện tử

Căn cứ theo điểm b, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC có quy định ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự (chữ và số), thể hiện loại hóa đơn, năm lập và hình thức có mã hoặc không mã của cơ quan thuế. Cụ thể:

• Ký tự đầu (1 chữ cái):
  • C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
  • K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
• Hai ký tự tiếp (2 chữ số): Thể hiện năm lập hóa đơn (2 số cuối năm dương lịch). Ví dụ: 2025 → 25
• Ký tự thứ 4 (1 chữ cái): Thể hiện loại hóa đơn điện tử sử dụng:
  • T: Hóa đơn Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng;
  • D: Hóa đơn tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
  • L: Hóa đơn Cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
  • M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền;
  • N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
  • B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện;
  • G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT;
  • H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng;
  • X: Hóa đơn thương mại điện tử;
• Hai ký tự cuối (2 chữ cái): Do người bán tự xác định để quản lý mẫu hóa đơn. Nếu không có nhu cầu quản lý → dùng mặc định “YY”
• Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

Như vậy, theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC thì bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện chung bằng 1 chuỗi bao gồm 7 ký tự. Trong đó, ký tự đầu tiên thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn, 6 ký hiệu tiếp theo thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử.

Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC:

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

Đặc biệt, hiện nay MISA đang có chương trình “Tặng miễn phí phần mềm khai thuế cho 2 triệu hộ kinh doanh” đầy đủ tính năng giúp HKD chuyển đổi thuế khoán lên kê khai đáp ứng quy định thuế mới mà không phải lo ngại về chi phí.

✅ Tặng phần mềm khai thuế miễn phí MISA eShop (kèm 5000 hóa đơn, 1 năm chữ ký số, 3 tháng bán hàng và lập tờ khai thuế, sổ sách miễn phí).

✅ Miễn phí tư vấn thuế từ các chuyên gia, đại lý thuế.

✅ Miễn phí hướng dẫn khai thuế (hướng dẫn ĐÚNG – ĐỦ – CẦM TAY CHỈ VIỆC, giúp bà con không sợ làm sai quy định).

Với một ứng dụng duy nhất, HKD có thể vận hành trọn quy trình bán hàng – xuất hóa đơn – kê khai – nộp thuế – lên sổ sách kế toán, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm tối đa rủi ro pháp lý.

Tải ngay ứng dụng MISA eShop nhận phần mềm khai thuế miễn phí cho hộ kinh doanh về điện thoại.👇

2. Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in

2.1 Ký hiệu mẫu số hóa đơn do cục Thuế đặt in

Căn cứ theo điểm a, khoản 2, điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC có quy định ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về:

• Tên loại hoá đơn.
• Số liên.
• Số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu).

Cấu trúc cụ thể như sau:

• 6 ký tự đầu: Tên loại hóa đơn
  • 01GTKT: Hóa đơn GTGT
  • 02GTTT: Hóa đơn bán hàng
  • 07KPTQ: Hóa đơn khu phi thuế quan
  • 03XKNB: Phiếu xuất kho nội bộ
  • 04HGDL: Phiếu xuất kho gửi đại lý
• 1 ký tự tiếp theo: Số liên (1, 2, hoặc 3)
• 1 ký tự: Dấu gạch chéo / để phân cách
• 3 ký tự cuối: Số thứ tự mẫu trong loại hóa đơn (từ 001 đến 999)

Riêng đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ do Chi cục Thuế đặt in bắt buộc ghi 03 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Cụ thể:

• 01/: Tem, vé, thẻ là hóa đơn GTGT
• 02/: Tem, vé, thẻ là hóa đơn bán hàng

Các thông tin còn lại do Chi cục Thuế tự quy định theo nhu cầu quản lý nhưng không vượt quá 11 ký tự.

2.2 Ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in

Căn cứ theo điểm b, khoản 2, điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC có quy định ký hiệu hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 08 ký tự thể hiện thông tin về:

• Chi cục Thuế đặt in hóa đơn;
• Năm đặt in hóa đơn;
• Ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý

Cấu trúc ký hiệu:

• 2 ký tự đầu: Mã Chi cục Thuế (theo Phụ lục I.A)
• 2 ký tự tiếp: 2 chữ cái in hoa trong 20 chữ cái sau: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y thể hiện ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định để quản lý
• 1 ký tự: Dấu “/” dùng đề phân cách
• 3 ký tự cuối:
  • 2 chữ số: Năm đặt in (2 số cuối của năm dương lịch). Ví dụ: Năm 2025 là 25
  • 1 chữ cái “P”: Hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in

Ví dụ: Một hóa đơn có Ký hiệu mẫu số: 01GTKT3/001 và Ký hiệu hóa đơn: 01AA/25P

>> Có thể hiểu đây là mẫu số 001 của hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên do Chi cục Thuế đặt in năm 2025.

2.3 Ký hiệu liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in

Liên hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn có 3 liên trong đó:

• Liên 1: Lưu;
• Liên 2: Giao cho người mua;
• Liên 3: Nội bộ.

3. Quy định về cách đánh số hóa đơn theo Nghị định 123

Tại Khoản 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về cách đánh số hóa đơn như sau:

a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn:

• Số hóa đơn gồm 8 chữ số.
• Không phải thông báo phát hành số lượng hóa đơn Từ số… Đến số… mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1. 

Qua bài viết này, Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các cá nhân đã biết được những thông tin cần thiết về mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn theo thông tư 32, Nghị định 123.

Bên cạnh đó, MISA meInvoice là phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động được đông đảo doanh nghiệp/tổ chức sử dụng nhất hiện nay và được Cơ quan thuế cả nước thẩm định chất lượng, dịch vụ hàng đầu. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các mẫu hóa đơn theo mọi lĩnh vực ngành nghề, đáp ứng quy định hiện hành, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Mọi thao tác nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn như: Lập hóa đơn, phát hành, điều chỉnh, hủy, xóa bỏ, gửi hóa đơn,… đều được xử lý nhanh chóng ngay trên phần mềm giúp Doanh nghiệp tiết kiệm hơn 90% chi phí và thời gian.

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

Bên cạnh meInvoice, hộ kinh doanh có thể dùng MISA eShop để bán hàng – xuất HĐĐT từ máy tính tiền – kê khai – nộp thuế – lên sổ sách kế toán trên cùng 1 nền tảng duy nhất, giảm sai sót nhập liệu và rủi ro pháp lý. Đừng quên tải ngay ứng dụng MISA eShop để nhận phầm mềm khai thuế miễn phí với đẩy đủ tính năng.