Trang chủ Tin tức Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử...

Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn

454 Lượt đọc

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn được phát triển bởi MISA – Đơn vị hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý tài chính – kế toán cho doanh nghiệp với 25 năm kinh nghiệm.

Vượt lên những phần mềm hóa đơn điện tử khác trên thị trường, meInvoice.vn được hàng loạt báo lớn như: VnExpress, Dân trí, Cafebiz, ITCnews, Tạp chí Thuế,…nhận định là giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu Việt Nam với tính năng ứng dụng vượt trội, sự tiên phong trong cách mạng CN 4.0.

>> Hàng loạt báo lớn đưa tin: Giành danh hiệu Sao Khuê 2019, meInvoice.vn khẳng định vị trí hàng đầu thị trường hóa đơn điện tử Việt Nam
>> Dùng thử hóa đơn điện tử meInvoice.vn

Định hướng của meInvoice.vn là trở thành phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất. Do đó, mỗi tính năng của meInvoice.vn đều được thiết kế để tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu nghiêp vụ của doanh nghiệp mà và đảm bảo quy định pháp luật.

Dưới đây là những tính năng cơ bản của sản phẩm meInvoice.vn:

nghiệp vụ hóa đơn điện tử

>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn
>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn

1. Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn cho phép tạo mẫu hóa đơn điện tử theo 2 cách:

  • Theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (lưu lại dưới dạng .mrt)
  • Dựa trên mẫu do phần mềm cung cấp đáp ứng những thông tin cơ bản theo mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý sử dụng

Lưu ý: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

2. Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Sau khi khởi tạo xong mẫu hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành lập quyết định áp dụng hoá đơn điện tử. Quyết định này gồm các nội dung chủ yếu sau:

  • Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
  • Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
  • Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
  • Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Trên phần mềm meInvoice.vn đã tự động sinh ra các trường thông tin cần bổ sung để doanh nghiệp chủ động điền và cho phép đính kèm các văn bản có liên quan để tiện tra cứu khi cần.

3. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Tương tự như quyết định áp dụng HĐĐT ở trên thì thông báo phát hành HĐĐT cũng được hệ thống phần mềm hỗ trợ tạo lập theo mẫu quy định của cơ quan thuế. Người sử dụng chỉ cần tích chọn các loại hoá đơn sẽ được thông báo phát hành với cơ quan thuế. Đồng thời khai báo thông tin về số lượng hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng…

Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, doanh nghiệp có thể in ra để phục vụ cho công tác Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Đơn vị có thể xem hướng dẫn chi tiết lập và phát hành hóa đơn đơn điện tử trên meInvoice.vn tại đây

4. Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử

Thông báo này chỉ dùng để điều chỉnh lại thông tin cho các hóa đơn đã thông báo phát hành trước đó.

Các trường hợp cần điều chỉnh lại thông tin trên hóa đơn đã phát hành gồm:

  • Thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại trên hóa đơn, không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
  • Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu DN có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã thông báo phát hành.

Hướng dẫn đơn vị lập thông báo điều chỉnh thông tn hóa đơn TẠI ĐÂY

5. Hủy hóa đơn điện tử không sử dụng

Tính năng này cho phép hủy các hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành với cơ quan thuế (chưa phát hành cho người mua) nhưng không tiếp tục sử dụng.

Đơn vị thực hiện lập Thông báo hủy hóa đơn trên phần mềm. Sau khi nộp bộ hồ sơ thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế, doanh nghiệp lưu ý chuyển trạng thái trên thông báo thành Đã nộp cho cơ quan thuế để dễ dàng kiểm soát tình trạng nộp thông báo, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.

6. Lập hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử của MISA cho phép doanh nghiệp lập linh động trong việc lập hóa đơn, chứng từ bán hàng:

  • Lập Hóa đơn cùng chứng từ bán hàng
  • Lập Chứng từ bán hàng trước, Hóa đơn sau
  • Lập Hóa đơn trước, Chứng từ bán sau

Tính năng lập hóa đơn điện tử của meInvoice.vn có thể được thực hiện trên tất cả các thiết bị di động như: máy tính, điện thoại di động, tablet,… Đây là một trong những tính năng ưu việt của meInvoice.vn mà không phần mềm HĐĐT nào cũng có được.

7. Phát hành hóa đơn điện tử

Tính năng này cho phép phát hành các hóa đơn điện tử đã được lập trên chương trình, bao gồm: Hóa đơn bán hàng trong nước, Hóa đơn bán hàng đại lý bán đúng giá, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng mua, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

Kế toán có thể phát hành hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách:

  • Phát hành từng Hóa đơn điện tử
  • Phát hành hàng loạt Hóa đơn điện tử

Cụ thể Hướng dẫn từng cách phát hành Hóa đơn điện tử tại đây

Các loại Hóa đơn điện tử

8. Gửi hóa đơn điện tử cho khách

Khi thực hiện phát hành hóa đơn điện tử, kế toán chỉ cần tích chọn tùy chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng, thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ được gửi tới khách hàng qua email trong thời gian chưa đến một phút.

gửi hóa đơn điện tử cho khách

Trường hợp Kế toán không tích chọn tùy chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng thì sau khi phát hành hóa đơn điện tử, có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng 1 trong 2 cách:

  • Gửi hóa đơn cho từng khách hàng
  • Gửi hóa đơn cho hàng loạt khách hàng.

meInvoice.vn đã có bài hướng dẫn chi tiết tính năng này tại đây

9. In chuyển đổi hóa đơn điện tử

Tính năng cho phép chuyển đổi hóa đơn điện tử đã phát hành thành chứng từ giấy dùng để lưu thông hàng hóa hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
Nhằm tối ưu tác vụ cho người dùng, Kế toán có thể chuyển chứng từ giấy trực tiếp trên phần mềm meInvoice.vn bằng 1 trong 2 cách sau:

  • Chuyển từng hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy
  • Chuyển hàng loạt hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

10. Điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử

Tính năng này cho phép khách hàng lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.

Trên phần mềm meInvoice.vn, chỉ cần kế toán chọn hóa đơn cần điều chỉnh, chương trình sẽ tự động lấy lên các thông tin chung của hóa đơn gốc. kế toán có thể sửa lại các thông tin này (nếu cần). Sau đó, nhập lý do điều chỉnh hóa đơn và phát hành hóa đơn điều chỉnh tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Đơn vị có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết tính năng điều chỉnh hóa đơn tại đây

hóa đơn điện tử điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh khi in ra sẽ có thêm thông tin Điều chỉnh cho hóa đơn số …và lý do điều chỉnh.

11. Xóa hóa đơn điện tử

Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành (đã ký điện tử), nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì đơn vị thực hiện tính năng xóa hóa đơn điện tử trên phần mềm meInvoice.vn

Chương trình còn tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ nếu kế toán chọn Gửi thông báo cho KH

Sau khi xóa, đơn vị có thể lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ. Việc phát hành hóa đơn điện tử thay thế được thực hiện tương tự như trường hợp phát hành hóa đơn điện tử thông thường.

lập háo đơn thay thế hóa đơn xóa bỏ

Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

12. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

meInvoice.vn cho phép lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng/quý. Các mẫu báo cáo, biên bản liên quan sẽ được chương trình tự độngcập nhật dữ liệu khi kế toán tạo lập hóa đơn và cách xử lý nghiệp vụ tương tự hóa đơn giấy.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp chỉ cần vài thao tác đơn giản để gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế vì chương trình meInvoice.vn sẽ tự động lấy dữ liệu lên báo cáo căn cứ vào thông báo phát hành và tình hình sử dụng hóa đơn tại doanh nghiệp. meInvoice.vn đã có hướng dẫn chi tiết tại đây.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế thì doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả hóa đơn của doanh nghiệp đều được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

>> Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm: Việc hôm nay chớ để ngày mai

Trên đây là những tính năng cơ bản của phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn được thiết kế đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Hi vọng bài viết đã đem đến cái nhìn tổng quan cho kế toán và doanh nghiệp về phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn.

 

Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn
4.8 (96%) 15 vote[s]