Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản được sử dụng khi có sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành hóa đơn. Vậy mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử hiện nay như thế nào? Có quy định gì khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn không? Tham khảo ngay bài viết sau để biết chi tiết.
Xem thêm: Cách viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai tên hàng hóa
1. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định:
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
Như vậy, người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn đã lập sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng trước đó.
| → Bài viết cùng chủ đề:
|
2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới
Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới được áp dụng cả trong bối cảnh thực hiện theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP nếu có hóa đơn sai sót cần điều chỉnh:
>> Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới TẠI ĐÂY
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử đúng quy định là bước bắt buộc khi phát hiện sai sót, giúp giao dịch minh bạch và hợp lệ trước cơ quan thuế. Các thao tác sai sót hoặc thiếu quy trình rất dễ dẫn đến bị xử phạt và gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Để đảm bảo lập, lưu trữ và quản lý biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, đúng chuẩn pháp luật, hãy sử dụng phần mềm MISA meInvoice – giải pháp hỗ trợ toàn diện, tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và bảo vệ lợi ích doanh nghiệp!
>> Nhận ngay 50 lượt kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ miễn phí tại đây
3. Cách ghi nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn
Để giúp bạn dễ dàng ghi các thông tin trên biên bản điều chỉnh hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục bạn có thể tham khảo.
- Ngày lập biên bản: Ghi ngày xuất hóa đơn điều chỉnh
- Ghi đầy đủ các Thông tin bên mua và bên bán:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán.
- Số điện thoại, email (nếu có).
- Tên người lập biên bản (thường là kế toán)
- Ghi thông tin của hóa đơn sai sót: Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã cơ quan thuế,…
- Lý do điều chỉnh hóa đơn: Ghi lý do rõ ràng, súc tích và chính xác. Ví dụ:
- Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới].
- Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] sang [số lượng mới].
- Điều chỉnh đơn giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] sang [đơn giá mới]
Lưu ý:
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
- Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.
Để đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong quá trình xử lý sai sót, việc ứng dụng giải pháp chữ ký số từ xa MISA eSign là yêu cầu thiết yếu đối với bộ phận kế toán. MISA eSign cho phép doanh nghiệp thực hiện ký số hóa đơn điều chỉnh một cách tức thời trên mọi thiết bị, giúp tối ưu hóa quy trình đối chiếu, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ và hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt hành chính do chậm trễ trong việc điều chỉnh hóa đơn sai sót.
>> An tâm ký kết ĐẢM BẢO PHÁP LÝ và tiết kiệm chi phí với MISA Esign!
4. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh HĐĐT trên phần mềm Meinvoice
MISA meInvoice – thuộc top phần mềm xuất hóa đơn điện tử giúp kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thống và gửi tới khách hàng tức thời.
Sau đây là hướng dẫn lập BBĐC hóa đơn điện tử ngay trên MISA meInvoice
- Vào mục Xử lý HĐ lập sai >> chọn Điều chỉnh hóa đơn >> chọn Lập biên bản điện tử.
- Chọn hóa đơn cần lập biên bản
- Tích chọn HĐ có mã của CQT
- Khai báo thông tin hóa đơn >> chọn Tìm kiếm >> Hệ thống hiển thị hóa đơn theo dữ liệu tìm kiếm >>Chọn vào dòng hóa đơn
- Chọn Đồng ý
- Khai báo các thông tin trên BBĐC và lý do điều chỉnh >> thực hiện Ký điện tử lên biên bản
- Nhấn Lưu và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cho khách hàng.
- Khai báo thông tin khách hàng >> chọn Gửi.
- Người mua ký số biên bản. Theo dõi trạng thái ký của người mua bằng cách di chuột vào số biên bản trong danh sách Điều chỉnh hóa đơn.
Lưu ý:
- Có thể nhấn Lập biên bản tại thông báo và thực hiện các bước tương tự.
- Có thể gửi biên bản cho khách hàng từ danh sách Điều chỉnh hóa đơn.
- Có thể đính kèm biên bản nếu biên bản được lập ngoài hệ thống meInvoice.
Hy vọng với các thông tin Meinvoice cung cấp đã giúp bạn đọc nắm được mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng như các quy định hiện hành. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết.
Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay.
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm quản lý hóa đơn của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
