Đăng ký người phụ thuộc là điều kiện tiên quyết để được giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân. Vậy hồ sơ, thủ tục và điều kiện cần thiết để hoàn tất việc đăng ký này như thế nào? Xem ngay bài viết sau để biết chi tiết.
| Tìm hiểu thêm:
|
1. Điều kiện đăng ký người phụ thuộc
Quy định mới từ kỳ tính thuế 2026
- Từ 01/07/2025, sử dụng số định danh cá nhân (12 chữ số) thay cho mã số thuế của người phụ thuộc (Theo khoản 2, điều 38 của Thông tư 86/2024/TT-BTC)
- Mức giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: 6.200.000 đồng/người/tháng (theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15)
Đáp ứng được các điều kiện là người phụ thuộc
Các cá nhân là người phụ thuộc phải đáp ứng được các điều kiện sau:
- Đối với người dưới 18 tuổi: Không cần điều kiện đính kèm
- Đối với con trên 18 tuổi theo học tại trường Việt Nam hoặc nước ngoài: Không tạo ra nguồn thu nhập hoặc có nguồn thu nhập dưới 1.000.000 VNĐ/tháng
- Đối với người đang trong độ tuổi lao động:
- Là người khuyết tật, người mắc bệnh không có khả năng lao động.
- Có thu nhập bình quân không vượt quá 1.000.000 đồng/tháng
- Đối với người ngoài độ tuổi lao động: Có thu nhập bình quân không vượt quá 1.000.000 đồng/tháng
Cung cấp đầy đủ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo yêu cầu
Để có thể đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh bạn cần nộp đầy đủ hồ sơ cho cơ quan thuế. Cụ thể hồ sơ cần chuẩn bị cho từng trường hợp như sau:
Trường hợp đăng ký người phụ thuộc trực tiếp với cơ quan thuế:
Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc bao gồm:
- Bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN.
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo điểm g Khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC:
- Bản chụp CMND/CCCD.
- Giấy tờ hợp pháp chứng minh mối quan hệ với người phụ thuộc (Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, quyết định nhận nuôi con,…)
- Giấy xác nhận không có khả năng lao động (Giấy xác nhận khuyết tật, mắc bệnh hiểm nghèo,…) đối với người đang trong độ tuổi lao động.
- Xác nhận của Ủy ban nhân dân xã/phường mẫu số 07/XN-NPT-TNCN.
Trường hợp đăng ký người phụ thuộc thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập
Với trường hợp này cá nhân, tổ chức trả thu nhập sẽ nhận hồ sơ cá nhân đăng ký và nộp cho cơ quan thuế. Cụ thể:
- Giấy ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký người phụ thuộc
- Bộ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như khi tự đi đăng ký
- Tổ chức nộp bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc mẫu số 07/THĐK-NPT-TNCN
*Lưu ý chung:
- Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần cho một người nộp thuế trong năm. Nếu nhiều người cùng nuôi dưỡng thì phải thỏa thuận.
- Thời hạn đăng ký:
- Không khống chế thời hạn đối với: con cái, vợ/chồng, cha mẹ đẻ/vợ/chồng, cha mẹ nuôi.
- Phải đăng ký trước ngày 31/12 năm tính thuế đối với các đối tượng khác (anh chị em, ông bà, cháu ruột, người không nơi nương tựa).
- Phải đăng ký lại khi chuyển công ty (nơi làm việc mới sẽ tiếp tục tính giảm trừ từ tháng chuyển).
2. Mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Hiện nay, mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh là mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Tải bản đăng ký người phụ thuộc mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN TẠI ĐÂY
Cách điền tờ khai đăng ký người phụ thuộc:
- Mục [01]: Điền kỳ tính thuế (Đối với thuế TNCN thì kỳ tính thuế sẽ tính theo năm)
- Mục [02]: Tích vào ô trống nếu kế khai người phụ thuộc lần đầu:
- Mục [03]: Điền số lần bổ sung người phụ thuộc.
- Mục [04]: Điền họ và tên người nộp thuế.
- Mục [05]: Điền mã số thuế của người nộp thuế.
- Mục [06]: Điền địa chi cá nhân nhận thông báo mã số thuế người phụ thuộc
- Mục [07]: Điền thông tin nơi trả thu nhập.
- Mục [08]: Điền mã số thuế nơi trả thu nhập.
- Mục [09] đến [15]: Điền thông tin người phụ thuộc.
- Mục [16]: Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ NPT
- Mục [17]: Thời điểm kết thúc tính giảm trừ NPT (Bỏ trống mục này nếu bạn chưa xác định được thời điểm kết thúc)
3. Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc
Cách 1: Đăng ký người phụ thuộc online
*Trường hợp 1: Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc qua mạng
- Bước 1: Đăng nhập website thuedientu.gdt.gov.vn
- Bước 2: Đăng nhập tài khoản Thuế điện tử cá nhân
- Bước 3: Chọn “Đăng ký thuế” >> “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”
- Bước 4: Chọn “20-ĐK-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”
- Bước 5: Kê khai thông tin vào tờ khai 20-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký người phụ thuộc
- Bước 6: Chọn “Hoàn thành kê khai” >> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”
*Trường hợp 2: Tổ chức trả thu nhập đăng ký người phụ thuộc
- Bước 1: Truy cập website Thuế điện tử
- Bước 2: Chọn “Đăng ký thuế” >> “Đăng ký mới/Thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”
- Hồ sơ đăng ký thuế: “20-ĐK-TH-TCT_TT105 Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”
- Chọn “Tiếp tục”
- Bước 3: Thực hiện kê khai thông tin lên mẫu 20-ĐK-TH-TCT
- Bước 4: Điền tên Giám đốc, người đại diện cơ quan chi trả thu nhập vào mục “Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế”
- Bước 5: Tích chọn “Hoàn thành kê khai” >> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”
- Bước 6: Tra cứu trạng thái hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đã nộp
- Chọn “Tra cứu hồ sơ đăng ký thuế” >> Chọn hồ sơ đăng ký thuế là “20-ĐK-TH-TCT…” >> kiểm tra thông tin tại ô “Trạng thái”
- Nếu hồ sơ khai báo được lưu không có thông tin sai sót thì mất từ vài phút đến vài giờ đồng hồ để hiển thị kết quả.
| → NHẬN TƯ VẤN PHẦN MỀM AMIS THUẾ TNCN HỖ TRỢ ĐĂNG KÝ NGƯỜI PHỤ THUỘC← |
Cách 2: Đăng ký người phụ thuộc trên HTKK
Để thực hiện đăng ký người phụ thuộc trên HTKK bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK: Đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp.
- Bước 2: Chọn tờ khai: Chọn “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” >> Chọn tờ khai “20-ĐK-TH-TCT – Đăng ký thuế tổng hợp NPT của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công” >> Bấm Đồng ý.
- Bước 3: Nhập thông tin
- Nhập thông tin người nộp thuế (NLĐ ủy quyền) dựa trên giấy ủy quyền và hồ sơ cá nhân.
- Nhập thông tin người phụ thuộc:
- Sử dụng số định danh cá nhân (CCCĐ 12 số) thay cho mã số thuế NPT (từ 01/07/2025).
- Chọn loại: Đăng ký thuế (lần đầu) hoặc Thay đổi thông tin đăng ký thuế (khi chuyển công ty, bổ sung…).
- Chỉ tiêu 21: Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm). Ví dụ: Sinh con tháng 6/2025 >> ghi 06/2025; phát sinh từ năm trước >> ghi 01/2025.
- Chỉ tiêu 22: Thời điểm kết thúc (bỏ trống nếu chưa xác định).
- Bước 4: Kết xuất file: Kiểm tra lại >> Kết xuất XML (tạo file Bảng tổng hợp đăng ký NPT).
Nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh qua mạng
- Bước 1: Đăng nhập trang Dịch vụ công với tài khoản doanh nghiệp.
- Bước 2: Chọn “Thủ tục hành chính” >> chọn “20-ĐK-TH-TCT” tại mục tờ khai >> chọn “Tìm kiếm” để hệ thống hiển thị mã thủ tục hành chính đăng ký NPT.
- Bước 3: Chọn nộp hồ sơ cho thủ tục hành chính tương ứng (Đăng ký lần đầu hoặc thay đổi)
- Bước 4: Tải file XML lên → Kiểm tra hồ sơ → Ký điện tử (nhập mã PIN) → Nộp.
Thời gian giải quyết: 3 ngày làm việc. Kiểm tra kết quả qua email hoặc cổng dịch vụ công.
Cách 3: Đăng ký Người phụ thuộc trên AMIS Thuế TNCN
Bước 1: Lập tờ khai đăng kí người phụ thuộc
1. Tại phân hệ Người phụ thuộc, nhấn Lập tờ khai.
2. Khai báo thông tin tờ khai bao gồm:
- Năm đăng ký.
- Lần đăng ký trong tháng.
- Mẫu tờ khai:
-
- Đối với mẫu tờ khai 02-TH (HTKK):
-
-
- Chọn mẫu tờ khai\nhấn Lưu.
-
-
-
- Tại chi tiết tờ khai, nhấn Chọn người phụ thuộc để thêm người phụ thuộc vào tờ khai Đăng ký cấp mã số thuế cho NPT(6) (đăng ký NPT mới) hoặc Đăng ký thay đổi về người phụ thuộc (7) (báo tăng, báo giảm NPT).
-
-
-
- Tích chọn người phụ thuộc (có thể tìm kiếm người phụ thuộc theo mã nhân viên, tên nhân viên, bộ phận phòng ban, mã số thuế hoặc lọc theo các tiêu chí đã đăng ký, chưa đăng ký, quan hệ với nhân viên) -> nhấn Đồng ý.
-
Lưu ý:
1. Trường hợp thông tin người phụ thuộc thiếu:
Cách 1: Chọn biểu tượng cái bút để bổ sung thông tin -> nhấn Lưu để cập nhật thông tin lên tờ khai.
Cách 2: Chỉnh sửa tại phân hệ Người nộp thuế -> nhấn Cập nhật để cập nhật dữ liệu lên tờ khai.
2. Trường hợp thông tin tờ khai sai, thiếu (năm lập tờ khai, lần lập…) -> nhấn Chỉnh sửa để điều chỉnh lại thông tin.
- Đối với mẫu tờ khai 20-ĐK-TH-TCT (TT105):
Chọn Đăng ký thuế nếu đăng ký người phụ thuộc mới (NPT chưa có mã số thuế).
Chọn Thay đổi thông tin thuế nếu báo tăng, báo giảm NPT, thay đổi thông tin NPT (NPT đã có mã số thuế).
-
- Tại chi tiết tờ khai, nhấn Chọn người phụ thuộc.
-
- Tích chọn NPT (có thể tìm kiếm người phụ thuộc theo mã nhân viên, tên nhân viên, bộ phận phòng ban, mã số thuế hoặc lọc theo các tiêu chí đã đăng ký, chưa đăng ký, quan hệ với nhân viên) -> nhấn Đồng ý.
Lưu ý:
- Trường hợp thông tin người phụ thuộc thiếu, nhấn Chỉnh sửa để bổ sung thông tin:
- Trường hợp thông tin tờ khai sai, thiếu (năm lập tờ khai, lần lập, loại đăng ký) -> nhấn Chỉnh sửa để điều chỉnh lại thông tin:
Bước 2: Nộp tờ khai
Cách 1: Nộp tờ khai trực tiếp trên phần mềm qua cổng T-VAN MISA mTax
Lưu ý: Để ký nộp các loại tờ khai sang cơ quan thuế, đơn vị cần:
- Hoàn thành đăng ký dịch vụ thuế. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
- Nếu ký bằng USB Token:
-
- Cài đặt MISA KYSO. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
- Cài cắm USB Token chứa chữ ký số vào máy tính.
- Nếu ký bằng chữ ký số từ xa MISA eSign: đảm bảo rằng tài khoản đã đăng ký thiết bị xác thực. Xem hướng dẫn thiết lập tại đây.
Tại chi tiết tờ khai, nhấn Ký nộp.
Khi đó hệ thống sẽ ký số theo phương thức ký đã thiết lập trước đó để nộp tờ khai sang cơ quan Thuế.
(Lưu ý: Khi ký nộp tờ khai, form ký nộp loading mãi không tắt. Nguyên nhân có thể do MISA KYSO được cài đặt trong ổ cứng ( ổ C) bị đóng băng. Trường hợp này Anh/Chị gỡ cài đặt MISA KYSO và cài đặt lại sang ổ khác không bị đóng băng)
Cách 2: Xuất khẩu XML
Trường hợp sử dụng dịch vụ T-VAN của nhà cung cấp khác, Anh/Chị xuất khẩu XML rồi nộp tờ khai qua cổng T-VAN của nhà cung cấp đó.
Ví dụ: Trường hợp đơn vị sử dụng T-VAN của Tổng cục thuế: Sau khi lập xong tờ khai, chọn xuất khẩu XML, sau đó truy cập website https://thuedientu.gdt.gov.vn, tại mục “ Đăng ký thuế” -> “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT” -> Chọn “20-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công…” -> kê khai thông tin -> nhấn “Hoàn thành kê khai” -> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.
Hoặc điền trực tiếp tờ khai tại mục Khai thuế trực tuyến trên website https://thuedientu.gdt.gov.vn, nhấn Hoàn thành kê khai, ký và nộp tờ khai.
Ngoài ra để nộp tờ khai sang cơ quan Thuế, có thể xuất khẩu tờ khai dưới dạng excel để chỉnh sửa theo nhu cầu rồi in ra giấy nộp cho cơ quan thuế bằng cách gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan Thuế.
Bước 3: Theo dõi trạng thái tờ khai
Các tờ khai sau khi ký nộp trực tiếp trên phần mềm sẽ được cập nhật trạng thái và kết quả tại tab Thông báo của TCT.
-> Sau khi TCT duyệt, nhấn Cập nhật hồ sơ để đồng bộ thông tin người phụ thuộc về hồ sơ nhân viên (bao gồm MST, trạng thái NPT, thời điểm bắt đầu và kết thúc phụ thuộc).
| → NHẬN TƯ VẤN PHẦN MỀM AMIS THUẾ TNCN ĐIỆN TỬ← |
4. Giải đáp một số thắc mắc khi đăng ký người phụ thuộc
Câu 1: Có được ủy quyền đăng ký người phụ thuộc?
Bạn hoàn toàn có thể ủy quyền đăng ký người phụ thuộc cho cá nhân, tổ chức trả thu nhập chỉ cần có giấy ủy quyền và cung cấp đầy đủ các giấy tờ của người phụ thuộc cho cá nhân, tổ chức trả thu nhập.
Câu 2: Kiểm tra người phụ thuộc đã được đăng ký như thế nào?
Bạn có thể dễ dàng tra cứu người phụ thuộc đã được đăng ký thông qua 3 cách sau:
- Tra cứu người phụ thuộc tại Etax
- Tra cứu người phụ thuộc trên phần mềm HTKK
- Tra cứu người phụ thuộc tại cơ quan thuế
Cụ thể, các bước tra cứu được hướng dẫn chi tiết tại tài viết 3 cách tra cứu mã số thuế người phụ thuộc NHANH – CHÍNH XÁC
Câu 3: Thời hạn đăng ký người phụ thuộc?
Nội dung tại Điều 33 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 có quy định cụ thể như sau:
- Cá nhân, tổ chức có nghĩa vụ thanh toán tiền lương, tiền công có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập không quá 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Trong trường hợp người phụ thuộc gia cảnh chưa được cấp mã số thuế thì bên đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc chậm nhất là trong 10 ngày làm việc.
Trên đây là toàn bộ thông tin về cách đăng ký người phụ thuộc gia cảnh mà MISA MeInvoice gửi đến bạn đọc tham khảo. Hy vọng qua những thông tin của bài viết trên, người lao động sẽ áp dụng đăng ký để được hưởng quyền lợi về thuế TNCN. Bên cạnh đó, nếu bạn thấy nội dung bài viết hữu ích, hãy chia sẻ bài viết này để nhiều người biết đến cách đăng ký người phụ thuộc theo đúng quy định của pháp luật.
Ngoài ra, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123, Thông tư 78, Công ty cổ phần MISA đã phát hành phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử, cùng với nhiều lợi ích tuyệt vời như:
- Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu theo Thông tư 78, đơn vị sử dụng mẫu này nộp đăng ký với Cơ quan thuế.
- Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ theo Nghị định 123, Thông tư 78.
- Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.
- Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế.
Video giới thiệu phần mềm MISA Amis Thuế TNCN
Nếu Quý doanh nghiệp quan tâm và có nhu cầu tư vấn miễn phí về phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN hỗ trợ đăng ký người phụ thuộc nhanh chóng, hãy nhanh tay đăng ký tại đây, chúng tôi sẽ liên hệ lại ngay:
