Home Kiến thức Blog Những khó khăn của Kế toán khi quản lý hóa đơn đầu...

Những khó khăn của Kế toán khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel

289

Hàng ngày kế toán phải làm việc với hàng ngàn công việc liên quan đến chứng từ, sổ sách, báo cáo, đề xuất, tờ trình,…Tuy nhiên những công việc đó kế toán đề phải quản lý thủ công thông qua việc ghi chép bằng sổ sách hay bảng tính excel. Đặc biệt đối với hóa đơn đầu vào, việc lưu trữ yêu cầu trong thời gian 10 đến 15 năm do đó việc quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel mang lại vô vàn cản trở đối với kế toán.

>>> Có thể bạn quan tâm:

  1. Phần mềm hóa đơn đầu vào MISA meInvoice – tăng 90% năng suất làm việc
  2. Kế toán xử lý hóa đơn đầu vào bị mất như thế nào để giữ được lợi ích doanh nghiệp?
  3. Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn đầu vào kê khai 2 lần trên MISA Meinvoice
  4. Hướng dẫn phân quyền sử dụng trên phần mềm hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice
  5. Vai trò phần mềm hóa đơn đầu vào trong công tác quản lý doanh nghiệp

Kế toán gặp khó khăn như thế nào khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng Excel

Trong quá trình làm việc, quản lý hóa đơn và lập báo cáo tài chính, báo cáo tuần/tháng nội bộ kế toán đã gặp những khó khăn như thế nào khi sử dụng excel để quản lý hóa đơn:

1. Lập nhiều Sheet cho các tháng dẫn đến khó quản lý

Bạn hãy thử tưởng tượng doanh nghiệp sản xuất mỗi tháng có hàng trăm đơn hàng nhập nguyên vật liệu, mua sắm máy móc thiết bị,…Kế toán hàng tháng phải quản lý hàng trăm nội dung hạch toán cùng các hóa đơn, chứng từ đính kèm trên file excel. Điều đó dẫn đến tình trạng khó quản lý bởi số lượng các sheet hóa đơn đầu vào ngày một tăng. Đặc biệt đối với nhân sự mới sẽ rất khó khăn trong việc quản lý dữ liệu để bảo vệ quyền lợi về thuế cho doanh nghiệp.

2. Khó khăn và mất nhiều thời gian trong việc tra cứu, tìm kiếm hóa đơn

Do qua từng tháng, từng quý, từng năm số lượng dữ liệu trong bảng tính ngày càng tăng lên điều đó khiến kế toán rất khó khăn trong việc tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn ở thời điểm trước. Ví dụ, khi kế toán kê khai thuế và phát hiện hóa đơn số 503 của hai tháng trước bị sai, có thể kế toán sẽ mất khá nhiều thời gian để tìm lại dữ liệu và hóa đơn gốc đó.

>>> Xem thêm bài viết: Xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót như thế nào?

3. Quản lý nhiều mối: Excel, kho lưu trữ hóa đơn giấy

Khi phát sinh hoạt động mua hàng, kế toán sau khi nhận hóa đơn từ bên bán sẽ tiến hành hạch toán trên excel để theo dõi. Tuy nhiên việc hạch toán trên excel mang tính quản lý và thống kê còn thực tế kế toán vẫn phải lưu lại hóa đơn gốc. Vậy kế toán phải quản lý cả dữ liệu trên excel và hóa đơn giấy. Điều đó khiến kế toán thường xuyên làm thất lạc dữ liệu không rõ nguyên nhân.

4. Dữ liệu không được bảo mật – dễ bị mất dữ liệu

Quản lý và lưu trữ bằng excel đồng nghĩa với việc kế toán phải quản lý trên ổ cứng máy tính mang đến rủi ro cao mất dữ liệu, nhập dữ liệu chưa lưu dẫn đến nhập lại nhiều lần, xóa nhầm bảng tính theo dõi phải nhập lại. 

5. Dễ phát sinh sai sót trong quá trình nhập liệu bằng tay

Nhập liệu bằng tay thông tin người bán, số lượng đơn hàng, đơn giá, thành tiền,… rất dễ gây sai sót. Điều đó có thể ảnh hưởng lớn đến khoản thuế đầu vào được khấu trừ của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm bài viết: Vai trò phần mềm hóa đơn đầu vào trong công tác quản lý doanh nghiệp

6. Lập báo cáo thủ công từ nhiều bảng tính dẫn đến sai sót

Báo cáo tài chính được kế toán nhập liệu từ các sheet tuần/ tháng khác nhau rất dễ dẫn đến sai số. Trong quá trình gửi để ban lãnh đạo xem xét có thể xảy ra tình trạng tam sao thất bản.

7. Không tích hợp được với các ứng dụng khác

Quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel kế toán không thể tích hợp được với các ứng dụng khác như mua hàng, quản lý nhà cung cấp, quản lý tài sản thiết bị,…

Loại bỏ “gánh nặng” cho Kế toán bằng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào điện tử MISA meInvoice

1. Quản lý toàn bộ chứng từ trên một hệ thống

Hóa đơn đầu vào, đầu ra, các chứng từ thu – chi đều được chuyển sang dạng số và quản lý trên cùng một hệ thống. Giúp người dùng quản lý thông tin khách hàng, đơn hàng, số lượng sản phẩm, thời gian mua hàng khoa học và dễ kiểm soát.

>>> CLICK vào đây để xem Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn đầu vào điện tử MISA Meinvoice

2. Dễ dàng tra cứu hóa đơn mọi lúc mọi nơi

Quản lý trên phần mềm sẽ giúp kế toán dễ dàng tra cứu hóa đơn mua hàng chỉ với mã hóa đơn kế toán có thể tìm thấy thông tin đơn hàng từ nhiều năm về trước.

MISA meInvoice giúp người dùng phân tích hóa đơn đầu vào tự động tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà cung cấp, tự động đọc hóa đơn từ ảnh chụp, file hóa đơn có sẵn.

3. Đảm bảo 100% bảo mật dữ liệu

Với phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào kế toán không còn nỗi lo mất hóa đơn, mất dữ liệu trên bảng tính excel do xóa nhầm, quên lưu,… Tất cả dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây Cloud đảm bảo 100% bảo mật và không gian lưu trữ không giới hạn.

4. Lập báo cáo dễ dàng và chính xác

Tất cả những gì kế toán cần làm là chọn kỳ làm báo cáo và chọn nội dung cần báo cáo. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp toàn bộ số lượng hóa đơn đầu vào, thời gian mua hàng, thành tiền trên báo cáo. Loại bỏ tình trạng nhập liệu thủ công từ sheet tính này qua sheet tính khác gây mất thời gian và dễ gây sai sót cho kế toán khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel.

5. Tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán

Phần mềm hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice có thể tích hợp với phần mềm kế toán giúp người dùng dễ dàng thao tác với tất cả nghiệp vụ và quản lý trên cùng một hệ thống. Bên cạnh đó, việc tích hợp cũng giúp kế toán đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử sang phần mềm kế toán để dễ dàng theo dõi và làm báo cáo.

hoa don dien tu dau vao

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

>>> Có thể bạn quan tâm:

  1. Hướng dẫn chuyển hóa và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm MISA meInvoice
  2. Kế toán xử lý hóa đơn đầu vào bị mất như thế nào để giữ được lợi ích doanh nghiệp?
  3. Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn đầu vào kê khai 2 lần trên MISA Meinvoice
  4. Hướng dẫn phân quyền sử dụng trên phần mềm hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice
  5. Vai trò phần mềm hóa đơn đầu vào trong công tác quản lý doanh nghiệp
  6. Quản lý hóa đơn đầu vào điện tử trên phần mềm MISA meInvoice
EBOOK: Giải đáp 20 vướng mắc về hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế