Home Kiến thức Quản lý hóa đơn đầu vào điện tử trên phần mềm MISA...

Quản lý hóa đơn đầu vào điện tử trên phần mềm MISA meInvoice

1749

 MISA meInvoice đã cho ra đời phân hệ quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm. Theo dõi bài viết để làm sáng tỏ lý do tại sao doanh nghiệp nên và phải quản lý khoa học hóa đơn đầu vào.

Hóa đơn đầu vào được ghi nhận tính chi phí được khấu trừ cho doanh nghiệp. Do đó kế toán cần quản lý hóa đơn đầu vào, hạch toán khoản chi phí này một cách chính xác để bảo vệ quyền lợi cho công ty. Tuy nhiên hóa đơn đầu vào đi kèm với các hoạt động kinh tế phát sinh do đó sẽ bao gồm nhiều hạng mục như: hóa đơn mua cùng ngày, hóa đơn thanh toán nhiều lần, hóa đơn đã kê khai thuế, chưa kê khai thuế,… Vậy làm sao để quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả?

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-1

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào được hiểu là những hóa đơn dùng vào mục đích mua sắm các hàng hóa, vật tư phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì thế, khi tiến hành xuất hàng ra khỏi kho lưu trữ. Doanh nghiệp sẽ cần phải có các chứng từ sau để làm căn cứ quyết toán các nghiệp vụ có liên quan bao gồm:

  • Hợp đồng mua bán hàng hóa.
  • Phiếu xuất, nhập kho đối với các hàng hóa bán ra hoặc mua vào,
  • Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
  • Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

>>> Xem chi tiết về: Hóa đơn đầu vào là gì? Vấn đề quan trọng về hóa đơn đầu vào kế toán cần lưu ý.

>>> Có thể bạn quan tâm: Cách xử lý hóa đơn đầu vào kê khai 2 lần

2. Kế toán gặp quá nhiều khó khăn khi quản lý hóa đơn đầu vào

Kế toán tại các doanh nghiệp đang quản lý hóa đơn đầu vào như thế nào?

1. Lưu trữ hóa đơn đầu vào thủ công Đối với hóa đơn giấy: kế toán thực hiện lưu trữ hóa đơn đầu vào bằng việc phân loại cất giữ thủ công. Do đó, việc tìm kiếm, tra cứu lại hóa đơn lãng phí nhiều thời gian của bộ phận kế toán.

Đối với hóa đơn điện tử: kế toán nhận hóa đơn từ email sau đó lưu trữ vào các folder trên máy tính.

2. Nhập liệu thông tin từ hóa đơn đầu vào lên excel để quản lý Sau khi nhận hóa đơn, kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel hoặc phần mềm để theo dõi. Tình trạng này gây lãng phí thời gian và dễ dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu.
3. Tra cứu hóa đơn đầu vào khi xảy ra sai sót/ vấn đề pháp lý thủ công Việc tra cứu, truy vết thông tin mua hàng trong quá khứ gặp nhiều khó khăn do kế toán lưu trữ thủ công bằng giấy tờ hoặc bảng tính. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty khi phát hiện vấn đề sai sót hoặc cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra.
4. Thường xuyên xảy ra tình trạng thất lạc hóa đơn – ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty Mất hóa đơn là tình trạng thường xuyên xảy ra tại các đơn vị kinh tế bởi hóa đơn giấy chỉ được lưu trữ trong một thời gian giới hạn. 

hoa-don-dien-tu-meinvoice-GMB 7.10 1

>>> Xem thêm bài viết: Quy trình lập và xuất Hóa đơn điện tử mới nhất

3. Hướng dẫn nhập và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm MISA meInvoice

3.1 Chuyển hóa đơn đầu vào vào phần mềm MISA meInvoice

Cách 1: Nhập khẩu hóa đơn đầu vào

a. Nhập khẩu từ mã tra cứu

Lưu ý: Trường hợp này chỉ áp dụng đối với hóa đơn đầu vào được phát hành từ hệ thống meinvoice.

  •  Vào mục Hóa đơn đầu vào\nhấn Nhập khẩu\chọn Từ mã tra cứu.

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-nhap_khau_hoa_don_dau_vao_1

  • Nhập mã tra cứu của hóa đơn cần nhập khẩu\nhấn Đồng ý (mã này lấy tại chân hóa đơn cần nhập)

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-nhap-khau-tu-ma-tra-cuu

  • Chương trình hiển thị thông tin hóa đơn\ nhấn Lưu hoặc Lưu và thêm nếu muốn nhập khẩu thêm hóa đơn khác.

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-nhap-khau-tu-ma-hoa-don-tra-cuu

Trên danh sách hóa đơn đầu vào hiển thị hóa đơn vừa nhập khẩu.

b. Nhập khẩu hóa đơn từ tệp hóa đơn điện tử (*xml )

  • Vào mục Hóa đơn đầu vào\nhấn Nhập khẩu\chọn (Từ tệp hóa đơn XML)

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-hoa_don_dau_vao_1

  • Kéo thả tệp hóa đơn hoặc chọn tệp từ máy tính\ nhấn Đồng ý.
  • Chương trình hiển thị hóa đơn vừa nhập khẩu trên danh sách Hóa đơn đầu vào.

c. Nhập khẩu hóa đơn từ tệp excel:

  • Vào mục Hóa đơn đầu vào\nhấn Nhập khẩu\ chọn Từ tệp excel.

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-hoa_don_dau_vao_2

  • Để nhập khẩu dữ liệu, có thể sử dụng tệp excel có sẵn hoặc nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu để tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp, sau đó sao chép dữ liệu từ tệp đang quản lý sang tệp mẫu của phần mềm.

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-4

  • Kéo và thả tệp excel cần nhập khẩu vào phần mềm hoặc nhấn Chọn tệp nguồn và chọn đến tệp excel cần nhập khẩu.
  • Tại mục Chọn Sheet chứa dữ liệu: nhấn biểu tượng và chọn sheet chứa dữ liệu cần nhập khẩu vào phần mềm.
  • Tại mục Chọn dòng làm tiêu đề cột: Nhập số thứ tự của dòng tiêu đề để chương trình có căn cứ ghép các cột trên tệp excel vào các cột trên phần mềm.
  • Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Ghép cột dữ liệu.

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-5

  • Thực hiện ghép các cột trên phần mềm với các cột dữ liệu trên tệp excel.

Nếu sử dụng tệp excel theo mẫu do phần mềm cung cấp, thì chương trình đã tự động ghép các cột trên phần mềm tương ứng với các cột dữ liệu trên tệp excel.

Nếu sử dụng tệp excel theo mẫu của đơn vị, thì chương trình sẽ tự động ghép các cột có thể nhận dạng được và Kế toán sẽ phải tự chọn ghép các cột còn lại.

Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Xem trước dữ liệu.

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-6

Lưu ýChương trình đã thiết lập sẵn các thông tin bắt buộc phải ghép cột (nếu không ghép thì sẽ không thực hiện được bước tiếp theo)

  • Chương trình hiển thị dữ liệu từ file excel sau khi ghép cột.

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-7

Nhấn Nhập khẩu nếu muốn bỏ qua bước Kiểm tra dữ liệu. Chương trình sẽ nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm và hiển thị thông báo khi nhập khẩu hoàn tất.

Nhấn Kiểm tra dữ liệu nêu muốn kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trước khi nhập khẩu.

Chương trình hiển thị kết quả kiểm tra dữ liệu.

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-8

  •  Nhấn Nhập khẩu. Chương trình thực hiện nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm.

quan-ly-hoa-don-dien-tu-dau-vao-9

Cách 2: Lập hóa đơn đầu vào trên phần mềm:

Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây

3.2 Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm MISA meInvoice

Bước 1: Vào mục Hóa đơn đầu vào.

Bước 2: Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đầu vào.

Bước 3: Chương trình hiển thị danh sách hóa đơn đầu vào theo điều kiện đã thiết lập.

Lưu ý:

  • Có thể sửa lại thông tin chi tiết trên hóa đơn bằng cách nhấn Sửa
  • Có thể xóa hóa đơn khỏi danh sách hóa đơn đầu vào trong trường hợp không còn nhu cầu theo dõi.
  • Có thể thêm nhanh một hóa đơn trên danh sách bằng cách nhấn Nhân bản.

Quản trị có thể phân quyền làm việc với hóa đơn đầu vào cho người dùng. Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.

Hi vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và dễ dàng hơn.

Tại sao Doanh nghiệp nên quản lý hóa đơn điện tử đầu vào điện tử trên phần mềm MISA meInvoice

hoa don dien tu dau vao

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào điện tử là công cụ hỗ trợ khách hàng hiệu quả khi tự động hóa 90% các công việc xử lý hóa đơn đầu vào. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử:

Tự động tra cứu hóa đơn

  • MISA meInvoice tự động tra cứu và chuyển hóa đơn đầu vào điện tử vào phần mềm.
  • Phần mềm có thể tự động đọc hóa đơn từ ảnh chụp, file hóa đơn có sẵn.

Tự động phân tích và kiểm tra hóa đơn

Phần mềm tự động đọc email, phân tích và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào.

  • Dựa trên thông tin từ hệ thống của cơ quan thuế như: tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cung cấp, kiểm tra tỷ lệ rủi ro về thuế, tình trạng hóa đơn đã được phát hành,… từ đó kiểm tra được tính hợp pháp của hóa đơn.
  • Từ các thông tin của người bán, người mua (mã số thuế, địa chỉ, tên người mua, tên người bán…) phần mềm có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.

Tự động đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice có thể tích hợp được với phần mềm kế toán của MISA giúp kế toán quản lý mọi loại hóa đơn, chứng từ trên một hệ thống. Điều này đồng nghĩa với việc dữ liệu từ hóa đơn đầu vào điện tử của nhà cung cấp sẽ tự động được cập nhập lên phần mềm kế toán giúp kế toán không cần nhập liệu thông tin thủ công.

Dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất

Với MISA meInvoice, toàn bộ hóa đơn đầu vào sẽ được lưu trữ trên cùng một hệ thống trên nền tảng điện toán đám mây Cloud giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. 

Trên đây là toàn bộ các thông tin mà kế toán và doanh nghiệp cần phải biết về phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào và hiệu quả khi áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào.

———————

MISA MEINVOICE LUÔN SẴN SÀNG LẮNG NGHE VẤN ĐỀ CỦA BẠN

Hotline: 090 488 5833

Website: https://www.meinvoice.vn/

Email: hoadondientumeinvoice@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/MISA.MEINVOICE

EBOOK: Giải đáp 20 vướng mắc về hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế
Hội thảo trực tuyến: Giá trị pháp lý Hợp đồng điện tử & Quy trình triển khai thực tế