Mức phạt và cách xử lý mất hóa đơn đầu vào có lợi ích cho doanh nghiệp

Mất hóa đơn đầu vào phạt bao nhiêu? Kế toán làm mất hóa đơn đầu vào. Các trường hợp nào làm mất hóa đơn đầu vào không bị xử phạt? Giải pháp nào giúp kế toán loại bỏ tình trạng mất hóa đơn. MISA MEINVOICE xin hướng dẫn cách xử lý cụ thể từng trường hợp khi làm mất hóa đơn đầu vào.

1. Mức phạt mất hóa đơn đầu vào bao nhiêu?

Đối với hóa đơn bị mất trước khi thông báo phát hành

Căn cứ Điều 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP có quy định mức phạt khi hóa đơn bị mất trước khi thông báo phát hành như sau:

Mức phạt	Hành vi vi phạm
Cảnh cáo	Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày – 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ
1.000.000đ – 4.000.000đ	Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày – 05 ngày trừ các trường hợp bị cảnh cáo
4.000.000đ – 8.000.000đ	Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 06 ngày trở lên

Đối với hóa đơn bị mất sau khi thông báo phát hành

Căn cứ Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP có quy định mức phạt khi hóa đơn bị mất sau khi thông báo phát hành như sau:

Mức phạt	Hành vi vi phạm
Cảnh cáo	Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ; Làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sau, xóa bỏ này.
3.000.000đ – 5.000.000đ	Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
4.000.000đ – 8.000.000đ	Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan Thuế nhưng chưa lập; Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc. Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế. Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
5.000.000đ – 10.000.000đ	Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp (1), (2) và trường hợp bị phạt cảnh cáo đã nêu ở trên.
Xử phạt trong trường hợp là lỗi của bên thứ 3	Khi xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ nhưng do lỗi của bên thứ ba: Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt; Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt. Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

2. Cách xử lý mất hóa đơn đầu vào

Xử lý mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

Trong trường hợp hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế bị mất sẽ sử lý như sau:

• Bên mua cần sớm liên hệ với bên bán để cùng tiến hành lập biên bản ghi nhận việc làm mất hóa đơn đầu vào.
• Cả bên bán hay bên mua làm mất hóa đơn thì thủ tục đầu tiên cần phải tiến hành là lập Biên bản ghi nhận việc làm mất hóa đơn đầu vào.

Cụ thể, biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn phải ghi rõ các yêu cầu sau:

1. Ghi rõ sự việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2.
2. Ghi rõ thông tin liên 1 của bên bán đã khai nộp thuế vào thời gian nào.
3. Cần ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của cả 2 bên bán và mua; biên bản phải có dấu xác thực.

Mất hóa đơn đầu vào trong thời gian lưu trữ

Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2). Dù là người bán hay người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 thì:

Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC về việc xử lý hóa đơn đầu bị mất được thực hiện như sau:

Bước 1: Kế toán hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc

• Trong biên bản ghi rõ liên 1 của người bạn khai, nộp thuế trong thời gian nào
• Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện
• Đóng dấu trên biên bản
• Mức phạt sẽ từ 4 – 8 triệu

Tải ngay: Mẫu biên bản mất hóa đơn GTGT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—oOo—

BIÊN BẢN MẤT HOÁ ĐƠN ( GTGT) LIÊN 2 ĐÃ LẬP.

Số ……./BBHHĐ

 

– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn     bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số  51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Hôm nay, ngày ………, đại diện hai bên gồm có:

BÊN NHẬN HÓA ĐƠN:  …………………………………

Địa chỉ :  …………………………………………….

Điện thoại : ………….                          MST: ……………….

Ông (bà): …………………                   Chức vụ : …………….

 

BÊN GIAO HÓA ĐƠN:   …………………………………………………….

Địa chỉ :  ………………………………………………………………

Điện thoại :  …………                          MST: ………………………….

Ông (bà) : …………………….             Chức vụ : ……………………..

Hai bên cùng tiến hành lập biên bản để xác nhận việc bên mua mua hàng (bên nhận hóa đơn) đã làm mất bản gốc  liên 2 các hóa đơn GTGT đã lập theo chi tiết sau:

Các số hóa đơn bị mất bản gốc (liên 2):

STT	Tên loại hóa đơn	Mẫu số	Ký hiệu hóa đơn	Từ số	đến số	Số lượng	Liên Hóa đơn	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Giá trị gia tăng	01GTKT…/…	…….	…..	……	….	…	Hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ đã sử dụng

 

Liên 1 của các hóa đơn trên, bên bán hàng (bên giao hóa đơn) đã thực hiện kê khai thuế trong kỳ báo cáo tháng …………………….

Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc mất hóa đơn này.

Biên bản này lập thành 02 bản, đơn vị giao hóa đơn giữ 01 bản, đơn vị nhận hóa đơn giữ 01 bản.

 

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÓA ĐƠN                             ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÓA ĐƠN

 

 

Bước 2: Người bán in liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện pháp luật và đóng dấu lên bản sao giao cho bên mua.

Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao liên 1 có đóng dấu này là chứng từ hợp pháp để hạch toán và kê khai thuế.

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Tải ngay: Báo cáo mất hóa đơn theo thông tư 39

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 ………, ngày………tháng………năm 20……

 

       BÁO CÁO MẤT, CHÁY, HỎNG HÓA ĐƠN

Tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng hóa đơn:……………………………………..

Mã số thuế:…………………………………………………………………………………………….

Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………………….

Căn cứ Biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Hồi…… giờ…….. ngày……..tháng……..năm……..,  (tổ chức, cá nhân)  xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau:

 

S STT	Tên loại hóa đơn	Mẫu số	Ký hiệu hóa đơn	Từ số	đến số	Số lượng	Liên hóa đơn	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9
			AA/14T					Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ đã sử dụng hoặc chưa sử dụng (đã phát hành hoặc chưa phát hành)
								Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ

Lý do mất, cháy, hỏng hoá đơn: ……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

Đơn vị cam kết: Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Nơi nhận: – Cơ quan thuế trực tiếp quản lý – Lưu.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT Ký đóng dấu và ghi rõ họ tên

 

Bước 3: Lập báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế

Đối với trường hợp bên thứ ba làm mất hóa đơn thì bên thuê bên thứ ba phải chịu trách nhiệm và xử phạt.

1. Bên nào làm mất thì bên đó làm Báo cáo
2.  Các bạn có thể làm trên phần mềm HTKK
3.  Vào phần hóa đơn
4.  Chọn: “Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC)
5.  Quy trình các bạn làm như khi mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

3. Phần mềm hóa đơn đầu vào điện tử MISA Meinvoice – Cách hạn chế mất hóa đơn đầu vào hiệu quả

Bạn đau đầu vì làm mất hóa đơn đầu vào, mức phạt mất hóa đơn đầu vào lên đến 8 triệu. Gần như doanh nghiệp không thể lách luật khi làm mất hoá đơn. Vậy làm thế nào để không bị phạt khi bị mất hóa đơn đầu vào? Cách tốt nhất chính là không làm mất.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE với tính năng tự động lưu trữ và quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán không bao giờ phải lo mất hóa đơn đầu vào, quản lý và tìm kiếm dễ dàng hơn bao giờ hết.

Phần mềm hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice có những tính năng ưu việt sau:

1. Tự động tra cứu hóa đơn

MISA meInvoice phân tích hóa đơn đầu vào tự động tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà cung cấp, tự động đọc hóa đơn từ ảnh chụp, file hóa đơn có sẵn.

2. Tự động phân tích và kiểm tra hóa đơn

Tự động phân tích, kiểm tra thông tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán – đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.

3. Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán

Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công mỗi khi phát sinh hóa đơn đầu vào.

4. Tự động lưu trữ và quản lý hóa đơn tập trung

Toàn bộ hóa đơn đầu vào được lưu trữ tập trung trên cùng một địa chỉ duy nhất giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn. Giảm thiểu 99% các trường hợp mất hóa đơn đầu vào trong thời gian lưu trữ. 

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA meInvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: