Hóa đơn GTGT là chứng từ kế toán quan trọng của mọi đơn vị kinh doanh. Thay vì phải tải về và sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như USB, CD, đĩa cứng thì người dùng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice hoàn toàn có thể lưu trữ hóa đơn đầu vào ngày chính trên phần mềm này.
1. Bất tiện của việc tự lưu trữ hóa đơn điện tử đối với bên mua
Lưu trữ hóa đơn điện tử được hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.
(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Đối với cả bên bán và bên mua, khi lưu trữ HĐĐT cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Còn file PDF là bản thể hiện nội dung của HĐĐT đó. Khi bên bán xuất hóa đơn điện tử, hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử sẽ thực hiện lưu trữ trực tuyến nên khá thuận lợi cho việc quản lý, đôi chiếu. Tuy nhiên với bên mua, sau khi nhận được hóa đơn mua hàng thì hầu hết đều phải áp dụng phương pháp thủ công:
- Tải hóa đơn theo file định dạng PDF hoặc file xml về và lưu trữ trên máy tính nếu khách hàng nhận hóa đơn qua email
- Nếu người mua hàng không nhận hóa đơn điện tử mà nhận hóa đơn giấy thì lưu trữ giống hóa đơn giấy.
Nhược điểm của các phương pháp này đang khiến nhiều doanh nghiệp khá đau đầu
- Dễ bị bỏ sót hóa đơn
- Tốn thời gian thực hiện thao tác tải, lưu, đối soát
- Khó khăn trong quản lý, tra cứu
- Rủi ro thất lạc, thiếu sót hóa đơn đầu vào
Đối với người mua đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, những bất tiện trên hoàn toàn có thể được khắc phục với tính năng chuyển hóa và quản lý hóa đơn đầu vào.
2. Hướng dẫn bên mua chuyển hóa và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm MISA meInvoice
2.1 Chuyển hóa đơn đầu vào vào phần mềm MISA meInvoice
Cách 1: Nhập khẩu hóa đơn đầu vào
a. Nhập khẩu từ mã tra cứu
Lưu ý: Trường hợp này chỉ áp dụng đối với hóa đơn đầu vào được phát hành từ hệ thống meinvoice.
- Vào mục Hóa đơn đầu vào\nhấn Nhập khẩu\chọn Từ mã tra cứu.
- Nhập mã tra cứu của hóa đơn cần nhập khẩu\nhấn Đồng ý (mã này lấy tại chân hóa đơn cần nhập)
- Chương trình hiển thị thông tin hóa đơn\ nhấn Lưu hoặc Lưu và thêm nếu muốn nhập khẩu thêm hóa đơn khác.
Trên danh sách hóa đơn đầu vào hiển thị hóa đơn vừa nhập khẩu.
b. Nhập khẩu hóa đơn từ tệp hóa đơn điện tử (*xml )
- Vào mục Hóa đơn đầu vào\nhấn Nhập khẩu\chọn (Từ tệp hóa đơn XML)
- Kéo thả tệp hóa đơn hoặc chọn tệp từ máy tính\ nhấn Đồng ý.
- Chương trình hiển thị hóa đơn vừa nhập khẩu trên danh sách Hóa đơn đầu vào.
c. Nhập khẩu hóa đơn từ tệp excel:
- Vào mục Hóa đơn đầu vào\nhấn Nhập khẩu\ chọn Từ tệp excel.
- Để nhập khẩu dữ liệu, có thể sử dụng tệp excel có sẵn hoặc nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu để tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp, sau đó sao chép dữ liệu từ tệp đang quản lý sang tệp mẫu của phần mềm.
- Kéo và thả tệp excel cần nhập khẩu vào phần mềm hoặc nhấn Chọn tệp nguồn và chọn đến tệp excel cần nhập khẩu.
- Tại mục Chọn Sheet chứa dữ liệu: nhấn biểu tượng và chọn sheet chứa dữ liệu cần nhập khẩu vào phần mềm.
- Tại mục Chọn dòng làm tiêu đề cột: Nhập số thứ tự của dòng tiêu đề để chương trình có căn cứ ghép các cột trên tệp excel vào các cột trên phần mềm.
- Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Ghép cột dữ liệu.
- Thực hiện ghép các cột trên phần mềm với các cột dữ liệu trên tệp excel.
Nếu sử dụng tệp excel theo mẫu do phần mềm cung cấp, thì chương trình đã tự động ghép các cột trên phần mềm tương ứng với các cột dữ liệu trên tệp excel.
Nếu sử dụng tệp excel theo mẫu của đơn vị, thì chương trình sẽ tự động ghép các cột có thể nhận dạng được và Kế toán sẽ phải tự chọn ghép các cột còn lại.
Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Xem trước dữ liệu.
Lưu ý: Chương trình đã thiết lập sẵn các thông tin bắt buộc phải ghép cột (nếu không ghép thì sẽ không thực hiện được bước tiếp theo)
- Chương trình hiển thị dữ liệu từ file excel sau khi ghép cột.
Nhấn Nhập khẩu nếu muốn bỏ qua bước Kiểm tra dữ liệu. Chương trình sẽ nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm và hiển thị thông báo khi nhập khẩu hoàn tất.
Nhấn Kiểm tra dữ liệu nêu muốn kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trước khi nhập khẩu.
Chương trình hiển thị kết quả kiểm tra dữ liệu.
- Nhấn Nhập khẩu. Chương trình thực hiện nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm.
Cách 2: Lập hóa đơn đầu vào trên phần mềm:
Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây
2.2 Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm MISA meInvoice
Bước 1: Vào mục Hóa đơn đầu vào.
Bước 2: Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đầu vào.
Bước 3: Chương trình hiển thị danh sách hóa đơn đầu vào theo điều kiện đã thiết lập.
Lưu ý:
- Có thể sửa lại thông tin chi tiết trên hóa đơn bằng cách nhấn Sửa
- Có thể xóa hóa đơn khỏi danh sách hóa đơn đầu vào trong trường hợp không còn nhu cầu theo dõi.
- Có thể thêm nhanh một hóa đơn trên danh sách bằng cách nhấn Nhân bản.
Quản trị có thể phân quyền làm việc với hóa đơn đầu vào cho người dùng.
Mong rằng những hướng dẫn trên sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và dễ dàng hơn.
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
