Sổ bảo hiểm xã hội là gì? Bìa sổ bảo hiểm xã hội của bạn có những thông tin gì? Và quan trọng hơn, sổ bảo hiểm xã hội để làm gì cho tương lai của bạn? Hãy cùng tìm hiểu tất cả trong bài viết này của MISA meInvoice nha.
1. Tổng quan sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Theo Khoản 1, Điều 25, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ BHXH và các thông tin cần thiết khác có liên quan.
Mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ BHXH duy nhất, với một mã số riêng biệt do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý. Sổ này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội cho người tham gia.
Chậm nhất là ngày 01/01/2026 sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử và có giá trị như bản giấy.
1.1. Sổ bảo hiểm xã hội dùng để làm gì?
Sổ BHXH là cơ sở quan trọng để bạn được hưởng các quyền lợi an sinh xã hội thiết yếu. Nhờ có sổ BHXH, bạn có thể:
- Khi bạn đủ tuổi nghỉ hưu và có đủ thời gian đóng BHXH theo quy định, bạn sẽ được nhận lương hưu hàng tháng, đảm bảo cuộc sống khi về già. Sổ BHXH ghi lại quá trình đóng BHXH, là căn cứ để tính mức hưởng lương hưu.
- Lao động nữ khi mang thai và sinh con sẽ được nghỉ thai sản và hưởng trợ cấp thai sản dựa trên thông tin trong sổ BHXH.
- Làm cơ sở để người lao động nhận trợ cấp khi nghỉ ốm theo quy định.
- Ghi nhận thông tin để giải quyết chế độ nếu người lao động gặp tai nạn lao động hoặc mắc bệnh nghề nghiệp.
- Dùng để kiểm tra thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp, từ đó xác định quyền lợi khi người lao động mất việc làm.
| → Bài viết cùng chủ đề:
|
1.2. Sổ bảo hiểm xã hội gồm những gì?
Sổ BHXH là 1 cuốn sổ giấy có nền màu xanh nhạt và trắng, bao gồm 4 trang bìa cùng các tờ rời:
- Bìa sổ bảo hiểm xã hội: Ghi quốc hiệu, tiêu ngữ của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, biểu tượng lô gô màu xanh của Bảo hiểm xã hội, cùng ô trống để điền họ tên, mã số bảo hiểm xã hội và số lần cấp.
- Trang thứ 2: Ghi thông tin cá nhân, mã số định danh, họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch và số căn cước công dân của người tham gia.
- Trang thứ 3: Liệt kê các chế độ BHXH đã hưởng (nếu có), chẳng hạn như thai sản, tai nạn lao động, kèm theo số quyết định và ngày tháng năm thụ hưởng.
- Trang thứ 4: Đưa ra các lưu ý quan trọng khi sử dụng sổ BHXH.
- Các tờ rời: Ghi nhận chi tiết quá trình đóng BHXH của người lao động, bao gồm thời gian và mức đóng qua các giai đoạn.
Tất cả các trang trong sổ BHXH đều quan trọng. Việc thiếu bất kỳ trang nào, đặc biệt là các trang ghi quá trình đóng BHXH, có thể ảnh hưởng đến việc giải quyết quyền lợi của người lao động.
1.3 Mẫu sổ bảo hiểm xã hội
Dựa trên Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015 mẫu sổ bảo hiểm xã hội được quy định như sau:
- Phôi sổ gồm tờ bìa 4 trang và các tờ rời.
- Kích cỡ gập đôi chiều dài 190 mm, chiều rộng 130 mm.
- Màu sắc mặt ngoài có màu nền màu xanh nhạt; mặt trong có nền màu trắng.
- Chất liệu giấy định lượng 150g/m2, đảm bảo độ bền, độ bóng và in được trên các loại máy in văn phòng.
- Không được sửa chữa, tẩy xóa nội dung trên sổ; nếu mất hoặc hỏng, phải thông báo để cấp lại.
2. Thủ tục đăng ký, cấp sổ BHXH mới
Sổ BHXH được cấp duy nhất cho mỗi người lao động tham gia BHXH theo Luật BHXH năm 2024 và Quyết định 1035/QĐ-BHXH.
Căn cứ tại Khoản 1 Điều 10 Luật BHXH 2024, người lao động tự giữ và bảo quản sổ, trừ khi hưởng chế độ hưu trí hoặc tử tuất, lúc đó cơ quan BHXH quản lý.
Dựa trên Quyết định 595/QĐ-BHXH và Luật BHXH năm 2024, hồ sơ, thủ tục đăng ký cấp sổ BHXH mới như sau:
Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký cấp sổ BHXH mới bao gồm các giấy tờ sau:
- Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (do người lao động điền và ký, cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ…).
- Mẫu D02-TS: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (do đơn vị sử dụng lao động lập, bao gồm thông tin của tất cả người lao động đăng ký).
- Bản sao giấy tờ tùy thân:
- CCCD hoặc hộ chiếu (kèm bản chính để đối chiếu).
- Trường hợp trẻ em dưới 6 tuổi: Giấy khai sinh (bản sao).
- Hợp đồng lao động: Bản sao cần chứng minh quan hệ lao động với đơn vị.
Lưu ý: Hồ sơ thường do đơn vị sử dụng lao động chuẩn bị và nộp thay cho người lao động.
Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người lao động thực hiện các bước sau để xin cấp lại sổ BHXH:
- Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện; gửi qua bưu điện, hoặc nộp điện tử nếu đơn vị đã đăng ký giao dịch điện tử với BHXH.
- Sau khi tiếp nhận, cơ quan BHXH kiểm tra hồ sơ và cấp sổ với mã số BHXH duy nhất trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sổ sau đó được chuyển qua đơn vị sử dụng lao động để bàn giao lại cho người lao động tự quản lý.
3. Những câu hỏi liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội
Câu 1: Lãnh bảo hiểm xã hội có trả lại sổ không?
Trả lời: Khi người lao động nhận bảo hiểm xã hội 1 lần, sổ BHXH không được trả lại cho người lao động. Lý do là:
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Luật BHXH năm 2024 và Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, sau khi giải quyết chế độ BHXH một lần, cơ quan BHXH sẽ thu hồi sổ BHXH để lưu trữ và quản lý.
Việc nhận BHXH một lần đồng nghĩa với việc chấm dứt toàn bộ quá trình đóng BHXH trước đó để hưởng chế độ hưu trí hoặc các chế độ dài hạn khác, nên sổ BHXH không còn giá trị sử dụng cho người lao động.
Tuy nhiên theo Điều 27 Văn bản hợp nhất 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam, người lao động đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng có thể được cấp lại sổ BHXH.
Quy trình thực hiện:
- Khi bạn tham gia BHXH tại đơn vị mới, hãy kê khai mã số BHXH cũ vào Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT) và ghi rõ yêu cầu cấp lại bìa sổ BHXH.
- Nộp tờ khai này cho đơn vị sử dụng lao động hiện tại.
- Đơn vị sẽ chuyển hồ sơ lên cơ quan BHXH để thực hiện cấp lại sổ BHXH cho bạn.
Bạn nhận được sổ BHXH mới với mã số cũ, ghi nhận thời gian đóng BHXH mới và thời gian đóng BHTN chưa hưởng (nếu có), nhưng không cộng dồn thời gian đã lãnh BHXH một lần trước đó.
Câu 2: Sổ bảo hiểm xã hội lấy ở đâu?
Trả lời: Khoản 1 Điều 13 Luật BHXH 2024 quy định: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trong việc trả sổ bảo hiểm xã hội bản giấy cho người lao động”
Như vậy, khi người lao động nghỉ việc, đơn vị sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH (xác nhận thời gian đóng) và bàn giao sổ lại cho bạn. Nếu đơn vị không trả sổ, người lao động có thể yêu cầu họ thực hiện hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH để được hỗ trợ.
Câu 3: Làm mất sổ BHXH có xin cấp lại được không?
Trả lời: Có, bạn hoàn toàn có thể xin cấp lại sổ BHXH nếu làm mất. Bạn cần làm thủ tục đề nghị cấp lại sổ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội.
Câu 4: Có thay đổi thông tin trên sổ BHXH được không?
Trả lời: Nếu người lao động muốn thay đổi thông tin trên sổ BHXH không thuộc trường hợp phải cấp lại sổ, bạn có thể thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin như sau:
- Chuẩn bị Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT), điền đầy đủ thông tin cần thay đổi.
- Nộp Mẫu TK1-TS cho cơ quan BHXH nơi bạn đang tham gia hoặc đơn vị sử dụng lao động (nếu còn làm việc).
- Cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận, tự động cập nhật và điều chỉnh thông tin trong cơ sở dữ liệu BHXH của bạn.
Lưu ý: Thủ tục này áp dụng cho các thay đổi không yêu cầu cấp lại sổ (ví dụ: cập nhật địa chỉ, số điện thoại…), giúp thông tin luôn chính xác mà không cần thay sổ mới.
Câu 4: Có 2 sổ bảo hiểm xã hội thì làm thế nào?
Trả lời: Nếu bạn có 2 sổ bảo hiểm xã hội (BHXH), bạn cần làm thủ tục gộp sổ BHXH để chỉ sử dụng một sổ duy nhất theo đúng quy định của pháp luật (mỗi người chỉ có một mã số BHXH).
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về sổ bảo hiểm xã hội. Đừng ngần ngại kiểm tra lại sổ BHXH của mình, đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với MISA meInvoice để được tư vấn chi tiết ngay nha.
MISA eSign là mô hình ký số từ xa đầu tiên tại Việt Nam, đã được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép hoạt động, giúp các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện ký số phát hành hóa đơn, khai thuế, khai Hải Quan, BHXH… nhanh hơn, tiện hơn ngay cả trên điện thoại di động được hơn 250.000 doanh nghiệp cùng hàng triệu khách hàng cá nhân tin dùng giúp:
- Giải quyết 100% bất cập của chữ ký số USB Token
- Ký số ngay trên Smartphone, Tablet, PC điện tử hóa hoàn toàn quy trình ký mà không cần USB token
- Xóa bỏ 100% rủi ro mất USB token gây gián đoạn công việc, tốn thời gian và chi phí cấp lại do không cần USB token để ký
- Cho phép phân quyền / ủy quyền cho nhiều người sử dụng, nhiều chi nhánh sử dụng CKS cùng lúc giúp tiết kiệm thời gian, không phải chờ đợi, không tốn kém chi phí đầu tư nhiều USB token / chữ ký số server
- Cho phép quản lý được lịch sử ký các văn bản, giấy tờ của các bộ phận, tránh rủi ro sử dụng CKS vào mục đích không hợp pháp
- Tốc độ ký nhanh 2000 chữ ký/giây
- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ ký kết: Văn bản, hợp đồng, giao dịch điện tử dạng word, excel, pdf…
- Phát hành hóa đơn điện tử
- Kê khai/quyết toán thuế, bảo hiểm
- Ký văn bản, hợp đồng điện tử
- Giao dịch ngân hàng
- Chứng khoán điện tử
- Xác thực dịch vụ công điện tử
- Bảo mật thông tin, an toàn tuyệt đối
- Được bộ TT&TT cấp phép, đạt tiêu chuẩn Châu Âu eIDAS
- Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ TT&TT
- Tối ưu năng suất, tiết kiệm chi phí do Mía Esign tích hợp sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, BHXH, kế toán, bán hàng, nhân sự…
Hiện nay MISA đã được cấp phép phát hành ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:
