Doanh nghiệp mới vừa tuyển dụng nhân sự và muốn tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động, bạn là nhân sự mới và được giao trọng trách kê khai BHXH cho nhân viên mới. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, đầy đủ cách đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu online và trực tiếp.
1. Đối tượng đăng ký bảo hiểm xã hội
Luật BHXH 2024 có hiệu lực từ 1/7/2025, xác định có 2 đối tượng chính đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH) ở Việt Nam:
- Cá nhân tự mình tham gia theo hình thức tự nguyện (BHXH tự nguyện): Dành cho người lao động làm nghề tự do, không có hợp đồng lao động chính thức và có mong muốn tham gia BHXH tự nguyện.
- Doanh nghiệp đóng cho nhân viên theo hình thức bắt buộc (BHXH bắt buộc): Là doanh nghiệp, công ty, hợp tác xã,…
Cụ thể, tại Điều 2 Luật BHXH 2024 quy định tại Doanh nghiệp các đối tượng tham gia BHXH bắt buộc như sau:
Người lao động là công dân Việt Nam:
- Người lao động có hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên.
- Cán bộ, công chức, viên chức, quân đội, công an…
- Lao động đi làm nước ngoài theo hợp đồng.
- Quản lý doanh nghiệp/HTX.
- Cán bộ không chuyên trách cấp xã/thôn .
- Làm part-time (lương ≥ mức đóng BHXH tối thiểu).
- Chủ hộ kinh doanh có đăng ký.
Người nước ngoài làm việc tại VN tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các trường hợp sau:
- Người lao động nước ngoài có giấy phép làm việc.
- Người lao động nước ngoài có hợp đồng từ 1 năm.
2. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội gồm những gì?
Khi đăng ký BHXH lần đầu, hồ sơ sẽ khác nhau tùy vào việc bạn tự đăng ký hay đăng ký thông qua công ty.
2.1. Hồ sơ, thủ tục đối với cá nhân tự đăng ký BHXH tự nguyện
Người tham gia BHXH tự nguyện có thể đăng ký mới hoặc thay đổi mức đóng bằng cách nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH, hoặc đến các điểm/đại lý thu do cơ quan BHXH ủy quyền.
Để đăng ký BHXH tự nguyện, bạn cần chuẩn bị hồ sơ:
- Điền tờ khai TK1-TS: Đây là tờ khai để tham gia hoặc điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- Xuất trình CCCD: Căn cước công dân (dạng thẻ hoặc bản điện tử trên VNeID) là giấy tờ tùy thân cần thiết để xác minh thông tin.
Khi người tham gia bảo hiểm xã hội nộp hồ sơ qua các điểm thu hộ, họ sẽ tổng hợp thông tin của tất cả những người đăng ký, lập danh sách theo mẫu D05-TS và gửi hồ sơ đầy đủ lên cơ quan BHXH.
Chi tiết: 3 địa chỉ cá nhân tự đóng bảo hiểm xã hội hiện nay
2.2. Hồ sơ, thủ tục đăng ký BHXH đối với doanh nghiệp
Căn cứ tại điều 27, Luật bảo hiểm xã hội 2024, thủ tục đăng ký BHXH bắt buộc của doanh nghiệp lần đầu sẽ được thực hiện như sau.
Hồ sơ cần chuẩn bị cho người lao động tại doanh nghiệp, đơn vị:
Người lao động Việt Nam:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS
- Nếu bạn thuộc diện được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (ví dụ: người có công, thân nhân liệt sĩ, người thuộc hộ nghèo…), hãy nộp thêm giấy tờ chứng minh tương ứng.
Người lao động đi làm việc ở nước ngoài:
- Tờ khai TK1-TS: Điền tờ khai tham gia/điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
- Bản sao hợp đồng lao động đi làm việc ở nước ngoài. Nếu là hợp đồng gia hạn cần nộp bản sao hợp đồng đã gia hạn kèm theo văn bản gia hạn. Trường hợp nếu ký hợp đồng mới tại nước sở tại nộp bản sao hợp đồng mới.
Hồ sơ của Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động đăng ký BHXH lần đầu:
- Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin BHXH, BHYT của công ty (Mẫu TK3-TS)
- Danh sách tất cả nhân viên tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp. (Mẫu D02-TS)
- Bảng kê thông tin BHXH (Mẫu D01-TS).
| → Bài viết cùng chủ đề:
|
3. Quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội
Các bước đăng ký bảo hiểm xã hội như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Doanh nghiệp cần yêu cầu người lao động điền tờ khai mẫu TK1-TS
- Thu thập hồ sơ của người lao động đã kê khai đầy đủ
- Chuẩn bị hồ sơ của công ty (như Mẫu TK3-TS, D02-TS, D01-TS).
Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH
Doanh nghiệp, người tham gia bảo hiểm xã hội có thể chọn 1 trong 3 cách:
- Nộp trực tiếp: Mang hồ sơ giấy đến cơ quan BHXH.
- Qua bưu điện: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.
- Nộp online: Sử dụng phần mềm kê khai BHXH của BHXH Việt Nam hoặc phần mềm của các tổ chức cung cấp dịch vụ kê khai BHXH điện tử (I-VAN).
Lưu ý: Trong vòng 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động/tuyển dụng, công ty phải nộp hồ sơ đăng ký BHXH cho người lao động.
Bước 3: Nhận kết quả đăng ký bảo hiểm xã hội
Cơ quan BHXH sẽ trả kết quả sổ BHXH, thẻ BHYT theo cách bạn đã đăng ký trực tiếp, qua bưu điện hoặc online.
4. Cách đăng ký bảo hiểm xã hội online chi tiết
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đăng ký bảo hiểm xã hội online, cho cá nhân và doanh nghiệp:
4.1. Doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội online trên BHXH điện tử
Để có thể đăng ký BHXH online cho người lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước một số điều kiện sau.
- Đầu tiên, và quan trọng nhất, là chữ ký số của doanh nghiệp. Chữ ký số này giống như con dấu điện tử của công ty, dùng để xác nhận các văn bản, tờ khai khi nộp trực tuyến.
- Tiếp theo, doanh nghiệp cần có phần mềm để kê khai BHXH. Có hai lựa chọn: một là sử dụng phần mềm của các công ty cung cấp dịch vụ kê khai BHXH như MISA; hai là dùng phần mềm miễn phí của BHXH Việt Nam.
- Ngoài ra, doanh nghiệp cần tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Nếu đã có tài khoản này rồi thì không cần lo, còn nếu chưa có thì cần đăng ký trước khi thực hiện các bước đăng ký BHXH online.
4.1.1 Đối với đơn vị doanh nghiệp đã có tài khoản trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam
Bước 1. Truy cập Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam tại địa chỉ https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn, chọn Đăng nhập
Bước 2: Trên màn hình đăng nhập, chọn “Tổ chức” -> nhập “Tên đăng nhập” là mã số thuế của đơn vị, “Mật khẩu” và nhập “Mã kiểm tra” -> chọn “Đăng nhập”.
Bước 3: Thực hiện đồng bộ dữ liệu về lao động do cơ quan BHXH đang quản lý. Chọn “Kê khai hồ sơ” -> chọn “Quản lý lao động” -> chọn “Nạp vào từ BHXH”.
Bước 4: Chọn “Xác nhận” để đồng ý hoặc “Thoát” để hủy bỏ yêu cầu và quay lại màn hình danh sách lao động. Nếu xác nhận việc tải dữ liệu từ cơ quan BHXH, sau khi tải thành công sẽ thông báo.
Bước 5: Thực hiện kê khai hồ sơ BHXH, nộp hồ sơ điện tử, các chức năng tiện ích khác trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam chi tiết.
4.1.2 Đơn vị, doanh nghiệp chưa có tài khoản trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam
Bước 1: Cắm usb token (usb ký số) vào máy tính, mở trình duyệt bất kỳ, truy cập theo đường dẫn https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn.
Bước 2: Trên màn hình trang chủ, chọn “Đăng ký” để hiển thị màn hình đăng ký.
Bước 3: Trên màn hình đăng ký, chọn đối tượng đăng ký = “Đơn vị”, nhập các thông tin bắt buộc; Chọn “Đăng ký” để hiển thị màn hình ký số (Lưu ý: Dữ liệu đánh dấu (*) là thông tin bắt buộc, người dùng phải nhập).
Bước 4: Thực hiện ký số bằng cách nhấn “OK” để hiển thị màn hình nhập mật khẩu chữ ký.
Bước 5: Nhập mật khẩu chữ ký, nhấn “OK” hoàn thành thao tác ký số.
Bước 6: Truy câp email đã đăng ký để kích hoạt, hệ thống gửi mã kích hoạt để người dùng kích hoạt.
Bước 7: Sau khi kích hoạt vào email để nhận thông tin đăng nhập tên đăng nhập và mật khẩu.
Sau khi có tài khoản, mật khẩu đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, đơn vị sử dụng lao động thực hiện các bước như tại ở phía trên. Đơn vị sử dụng lao động đã có tài khoản trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam.
4.2. Cá nhân đăng ký bảo hiểm tự nguyện trên Cổng Dịch vụ công
Hiện nay, người tham gia BHXH tự nguyện có thể đăng ký trên dịch vụ công trực tuyến. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết giúp bạn đăng ký bảo hiểm online nhanh chóng.
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại địa chỉ: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, chọn “Đăng nhập”.
Lựa chọn đối tượng đăng nhập là “Cá nhân”, nhập các thông tin: Tài khoản (mã số BHXH), mật khẩu, mã kiểm tra, sau đó chọn “Đăng nhập”
Bước 2: Chọn chức năng “Đóng BHXH điện tử”
Bước 3. Chọn chức năng “Đăng ký tham gia đóng BHXH tự nguyện”
Màn hình hiển thị các thông tin như sau:
Bước 4: Kê khai thông tin đăng ký tham gia đóng BHXH tự nguyện
- Thông tin địa chỉ thường trú được xác thực từ Cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư gồm: số nhà, đường phố/thôn xóm; xã/phường; quận/huyện; tỉnh/thành phố.
- Chọn loại đối tượng tham gia BHXH tự nguyện được nhà nước hỗ trợ mức đóng: Người thuộc hộ nghèo, Người thuộc hộ cận nghèo, Người thuộc đối tượng khác (không thuộc hộ nghèo hoặc cận nghèo).
Nhập số tiền đóng và lựa chọn phương thức đóng:
Chọn nơi nhận và hình thức nhận tờ bìa sổ BHXH:
Chọn đơn vị, tổ chức dịch vụ thu BHXH, BHYT vận động tư vấn (nếu có):
Bước 5: Chọn “Xác nhận” để xác nhận thông tin kê khai.
Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin đối tượng tham gia, tính toán số tiền phải đóng theo quy định và hiển thị màn hình như sau:
Bước 6: Chọn “Thanh toán” để bắt đầu thực hiện thanh toán.
Lựa chọn ngân hàng thụ hưởng của cơ quan BHXH (nơi nhận tiền thanh toán). Sau đó chọn “Thanh toán” để tiếp tục. Hệ thống sẽ điều hướng sang Nền tảng thanh toán (Payment Platform) như hình bên dưới:
Chọn ngân hàng hoặc trung gian thanh toán (nơi người thực hiện đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện có tài khoản) để thực hiện thanh toán.
Ví dụ: Chọn ngân hàng để thanh toán là Vietcombank. Sau khi chọn xong, nhấn “Thanh toán” để tiếp tục.
– Nhập các thông tin đăng nhập (tên đăng nhập, mật khẩu, mã kiểm tra) theo yêu cầu của Ngân hàng Vietcombank để đăng nhập và tiếp tục thanh toán.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về cách đăng ký bảo hiểm xã hội cho các trường hợp phổ biến. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ MISA meInvoice để được giải đáp chi tiết.
