Xăng dầu là một trong những ngành được Chính phủ khuyến khích chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử sớm. Hóa đơn điện tử xăng dầu không chỉ giúp các đơn vị kinh doanh xăng dầu tháo gỡ nhanh chóng những khó khăn trong quá trình quản lý nghiệp vụ kế toán, mà còn giúp chống thất thu thuế và nằm trong khung chuyển đổi số của doanh nghiệp. Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu chi tiết hơn các quy định về hóa đơn xăng dầu trong bài viết dưới đây nhé…
I – Tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử xăng dầu
1.1 Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Luật quản lý thuế
Tại điểm a khoản 5 điều 26 Luật quản lý thuế 2025 quy định một trong các nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
a) Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ;
| → Xem thêm:
|
1.2 Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
» Về thời điểm lập hóa đơn điện tử xăng dầu
(Căn cứ tại điểm h, khoản 4, Điều 9 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
… h) Đối với trường hợp bán xăng, dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc việc bán xăng, dầu theo từng lần bán;
Như vậy, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
» Nội dung của hóa đơn xăng dầu
(Căn cứ tại khoản 1 điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
Hóa đơn xăng dầu cần đảm bảo các nội dung sau:
- Tên hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, hoặc số định danh cá nhân) của người mua.
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT; thuế suất thuế GTGT; tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất; tổng tiền thuế GTGT; tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán và người mua; riêng hóa đơn điện tử không bắt buộc có chữ ký số của người mua, trừ khi các bên có thỏa thuận
- Thời điểm lập hóa đơn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này, thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch
- Thời điểm ký số đối với hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã
- Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại; khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan khác (nếu có).
- Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thì phải thể hiện rõ mã, địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn (mục 3 Phụ lục nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
Ngoài ra, theo điểm c mục 9 Phụ lục nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định :
9. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung
… Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua, chữ ký số của người mua
Như vậy, trong trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân mà người mua không cung cấp thông tin (tên, địa chỉ, số định danh cá nhân) thì hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có các nội dung sau: Tên người mua, địa chỉ người mua, số định danh cá nhân của người mua, chữ ký số của người mua.
» Chữ ký số trên hóa đơn điện tử xăng dầu
Căn cứ theo mục 6 và mục 9 Phụ lục nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền
- Nếu người mua xăng dầu là khách hàng cá nhân mà người mua không cung cấp thông tin (tên, địa chỉ, số định danh cá nhân) mà chỉ phục vụ mục đích sử dụng trong đời sống thì trên hóa đơn điện tử không cần chữ ký số.
» Quy định về truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử xăng dầu lên cơ quan thuế
- Khoản 1 Điều 40 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.
» Quy định về xử lý sai sót hóa đơn xăng dầu theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Căn cứ theo Khoản 1 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC qquy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót:
- Trường hợp nếu hóa đơn sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa/dịch vụ ghi trên hóa đơn thì:
-
- Người bán thông báo cho người mua biết hóa đơn đã lập sai;
- Không phải lập lại hóa đơn;
- Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục III kèm theo Thông tư này).
- Trường hợp nếu hóa đơn sai về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (không thuộc trường hợp trên) thì người bán được lựa chọn một trong hai cách xử lý: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
- Trường hợp trong cùng tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua với cùng lỗi (thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất) thì được lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho tất cả các hóa đơn sai và đính kèm bảng kê theo Mẫu 01/BK-ĐCTT (Phụ lục III thông tư 91/2026/TT-BTC)
=> Như vậy, đơn vị xăng dầu sẽ sử dụng hóa đơn điện tử Không có mã của cơ quan thuế và phương thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo 3 trường hợp:
- Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng có MST và có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu
- Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng là cá nhân không kinh doanh
- Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ các khách hàng có MST, có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu và các khách hàng là cá nhân không kinh doanh
1.3 Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Nghị định 80/2023/NĐ-CP
Ngày 17/11/2023, Chính phủ ban hành Nghị định 80/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 95/2021/NĐ-CP và Nghị định 83/2014/NĐ-CP về kinh doanh xăng dầu.
Tại khoản 9, Điều 1 của Nghị định 80/2023/NĐ-CP (Bổ dung, sửa đổi cho khoản 9, khoản 10 Điều 26 Nghị định số 83/2014/NĐ-CP) có nêu:
Điều 26. Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh xăng dầu đối với cửa hàng bán lẻ xăng dầu
… “10. Thực hiện quy định về hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Luật quản lý thuế, các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính và cơ quan thuế.”
Tại khoản 14, Điều 1 (Sửa đổi, bổ sung điểm đ khoản 2 Điều 40 Nghị định số 83/2014/NĐ-CP) quy định:
“Điều 40. Trách nhiệm của các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân
…2. Bộ Tài chính
… đ) Ban hành các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 9 Điều 1 Nghị định này phù hợp với quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.”
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thuong-mai/Nghi-dinh-80-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-95-2021-ND-CP-va-83-2013-ND-CP-550353.aspx
=>Như vậy, theo các quy định mới bổ sung này, các đơn vị/tổ chức/cá nhân kinh doanh xăng dầu sẽ cần thực hiện quy định về hóa đơn điện tử do các cơ quan có thẩm quyền ban hành & Bộ Tài chính sẽ ban hành các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử khi bán lẻ xăng dầu.
II – Cách xuất hóa đơn điện tử xăng dầu trên phần mềm MISA
Trường hợp 1: Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn
- Đối tượng:
Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng có Mã số thuế và có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu
- Tờ khai:
Chọn hình thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế là Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.
- Cách xuất hóa đơn điện tử:
Bước 1: Tạo mẫu hóa đơn điện tử cơ bản có đầy đủ ký hiệu
Bước 2: Sau khi cơ quan thuế chấp nhận tờ khai thì thực hiện xuất hóa đơn cho người mua như bình thường
Bước 3: Ký số, phát hành hóa đơn
Bước 4: Tick chọn Gửi hóa đơn cho người mua, đồng thời gửi hóa đơn lên cơ quan thuế theo quy định
Nếu chưa gửi hóa đơn cho người mua ngay, cuối ngày phần mềm thực hiện gửi hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.
Trường hợp 2: Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
» Trường hợp 2.1: Sử dụng hóa đơn bán lẻ xăng dầu và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT
- Đối tượng
Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ các khách hàng là cá nhân không kinh doanh và lựa chọn sử dụng hóa đơn bán lẻ xăng dầu.
- Tờ khai:
Chọn hình thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế là Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Cách thực hiện:
Bước 1: Vào Thiết lập > tích chọn hệ thống “Có phát sinh nghiệp vụ bán lẻ xăng dầu”
Bước 2: Lập hóa đơn bán lẻ xăng dầu cho từng lần bán hàng.
 |
MISA MEINVOICE – PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN XĂNG DẦU THEO TỪNG LẦN BÁN
|
Chú ý: Nếu KH muốn quản lý từng lần bán lẻ trên phần mềm MISA meInvoice thì mới cần nhập vào Hóa đơn bán lẻ xăng dầu. Nếu không thì chỉ cần ghi nhận từng lần trên các phần mềm bán hàng (nếu có).
– Trên hóa đơn bán lẻ xăng dầu sẽ có số chứng từ và ngày lập chứng từ.
– Trên hóa đơn bán lẻ xăng dầu không có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
Bước 3: Lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
Cuối ngày lập bảng tổng hợp dữ liệu gửi cơ quan thuế (kỳ: theo ngày, nội dung: tổng hợp theo từng mặt hàng bán) bằng cách lập tự động bảng tổng hợp dữ liệu từ các hóa đơn bán lẻ xăng dầu.
» Trường hợp 2.2: Sử dụng hóa đơn có đủ ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
- Đối tượng:
Các đơn vị bán xăng dầu sử dụng hóa đơn có đủ ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn xuất cho khách có Mã số thuế và khách lẻ (xuất riêng từng KH hoặc xuất gộp).
- Tờ khai:
Chọn hình thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế là Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu HHĐT.
- Cách thực hiện:
Bước 1: Chuyển đổi hoặc tạo mới mẫu hóa đơn trên hệ thống, chọn phương thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế là Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
Bước 2: Lập hóa đơn cho từng lần bán hàng như bình thường
Bước 3: Cuối ngày, lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
Trường hợp 3: Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
- Đối tượng:
Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ các khách hàng có mã số thuế, có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu VÀ các khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
- Tờ khai:
– Chọn hình thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã CQT.
– Chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế là Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Cách thực hiện:
⊕ Nếu khách hàng lựa chọn mẫu hóa đơn theo trường hợp 1 và 2.1 bên trên:
Cụ thể:
– Hóa đơn (có ký hiệu) gửi cho người mua có MST gửi cho cơ quan thuế thuế theo từng lần phát hành sau khi gửi cho người mua
– Hóa đơn cho toàn bộ các khách hàng là cá nhân không kinh doanh lựa chọn hóa đơn bán lẻ xăng dầu thì thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Thiết lập > Tích chọn hệ thống “Có phát sinh nghiệp vụ bán lẻ xăng dầu”
Bước 2: Lập hóa đơn bán lẻ xăng dầu cho từng lần bán hàng
Lưu ý: Nếu KH muốn quản lý từng lần bán lẻ trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice thì mới cần nhập vào Hóa đơn bán lẻ xăng dầu. Nếu không thì chỉ cần ghi nhận từng lần trên các phần mềm bán hàng (nếu có).
– Trên hóa đơn xăng dầu sẽ có số chứng từ và ngày lập chứng từ.
– Trên hóa đơn không có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
Lưu ý: Hiện tại không tính tài nguyên với việc lập hóa đơn bán lẻ xăng dầu trên phần mềm.
- Bước 3: Lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
Cuối ngày lập bảng tổng hợp dữ liệu gửi cơ quan thuế (kỳ: theo ngày, nội dung: tổng hợp theo từng mặt hàng bán) bằng cách lập tự động bảng tổng hợp dữ liệu từ các hóa đơn bán lẻ xăng dầu.
⊕ Nếu khách hàng lựa chọn mẫu hóa đơn theo trường hợp 1 và 2.2 bên trên:
Cụ thể:
– Hóa đơn xuất cho người mua có MST gửi cho cơ quan thuế thuế theo từng lần phát hành sau khi gửi cho người mua
– Hóa đơn xuất cho toàn bộ các khách hàng là cá nhân không kinh doanh (xuất riêng từng KH hoặc xuất gộp) lựa chọn hóa đơn có đủ ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thì thực hiện như sau:
Bước 1: Chuyển đổi hoặc tạo mới mẫu hóa đơn trên hệ thống, chọn phương thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế là Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
Bước 2: Lập hóa đơn cho từng lần bán hàng như bình thường
Bước 3: Cuối ngày, lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
Tổng kết:
Việc áp dụng giải pháp xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán xăng đối với các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh lĩnh vực xăng dầu đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. MISA meInvoice hy vọng rằng bài viết trên đây sẽ giúp các đơn vị kinh doanh nắm được những thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử đối ngành xăng dầu, cũng như chuẩn bị những thủ tục cần thiết để thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử xăng dầu.
Để giúp đơn vị hiểu rõ hơn về cách thức triển khai của từng giải pháp HĐĐT xăng dầu MISA; từ đó có thể lựa chọn cho mình giải pháp tối ưu – vận hành dễ dàng, nhanh chóng, Quý Anh/Chị hãy để lại thông tin để MISA có thể tư vấn, hỗ trợ đơn vị mình được tốt nhất:
| → Có thể bạn quan tâm:
|
