Áp dụng hóa đơn điện tử đối với ngành xăng dầu theo Nghị định 123, Thông tư 78

Xăng dầu là một trong những ngành được Chính phủ khuyến khích chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử sớm. Hóa đơn điện tử xăng dầu không chỉ giúp các đơn vị kinh doanh xăng dầu tháo gỡ nhanh chóng những khó khăn trong quá trình quản lý nghiệp vụ kế toán, mà còn giúp chống thất thu thuế và nằm trong khung chuyển đổi số của doanh nghiệp. Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu chi tiết hơn về các thông tin áp dụng hóa đơn điện tử với ngành xăng dầu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC trong bài viết dưới đây nhé…

• Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn theo Thông tư 78 & Nghị đinh 123

I – Quy định hóa đơn điện tử liên quan đến đơn vị xăng dầu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC

1.1 Thời điểm lập hóa đơn (Điều 9, Nghị định 123)

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

1.2 Nội dung của hóa đơn (Điểm c, khoản 14, Điều 10 tại Nghị định 123)

– Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung.

– Đối với hóa đơn điện tử bán xăng đầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

1.3 Truyền nhận dữ liệu lên cơ quan thuế

• Tại Điểm a.1, khoản 3, điều 22 Nghị định 123: Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

• Khoản 1 Điều 58: Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố.

• Khoản 4 Điều 6: Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác – Thông tư 78/2021/TT-BTC

Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì người bán sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi người mua đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

1.4 Quy định về xử lý sai sót hóa đơn

Tại Điểm d, Điều 7 – Thông tư 78: Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.

Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế. 

=> Như vậy, đơn vị xăng dầu sẽ sử dụng hóa đơn điện tử Không có mã của cơ quan thuế và phương thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo 3 trường hợp:

• Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng có MST và có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu
• Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng là cá nhân không kinh doanh
• Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ các khách hàng có MST, có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu và các khách hàng là cá nhân không kinh doanh

II – Cách xuất hóa đơn điện tử bán xăng dầu trên phần mềm HĐĐT

2.1 Trường hợp 1: Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn

• Đối tượng:

Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng có MST và có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu

• Tờ khai:

Chọn hình thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế là Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn

• Cách xuất hóa đơn điện tử:

Bước 1: Tạo mẫu hóa đơn điện tử cơ bản có đầy đủ ký hiệu.

Bước 2: Sau khi cơ quan thuế chấp nhận tờ khai thì thực hiện xuất hóa đơn cho người mua như bình thường

Bước 3: Ký số, phát hành hóa đơn

Bước 4: Tick chọn Gửi hóa đơn cho người mua, đồng thời gửi hóa đơn lên cơ quan thuế theo quy định

2.2 Trường hợp 2: Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

• Đối tượng:

Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng là cá nhân không kinh doanh

• Tờ khai:

Chọn hình thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế là Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

• Cách thực hiện:

Bước 1: Ghi nhận nhật ký bán hàng theo từng lần (ghi theo excel hoặc đã theo dõi trên phần mềm bán hàng của đơn vị). 

Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu theo mặt hàng bán từng ngày

– Chọn tham số bao gồm kỳ (ngày), loại bảng (lần đầu, sửa đổi, bổ sung) để lập bảng tổng hợp xăng dầu

– Nhập dữ liệu xăng dầu bán từng ngày vào file excel theo mẫu tại đây, nhập khẩu dữ liệu vào phần bảng tổng hợp. 

– Kiểm tra dữ liệu bảng tổng hợp dữ liệu Xăng dầu

– Ký số và Gửi bảng tổng hợp dữ liệu đến cơ quan thuế 

2.3 Trường hợp 3: Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

• Đối tượng:

Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ các khách hàng có MST, có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu và các khách hàng là cá nhân không kinh doanh

• Tờ khai:

– Chọn hình thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã

– Chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế là Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

• Cách thực hiện:

Thực hiện cả 2 nội dung Hóa đơn của trường hợp 1 và trường hợp 2 bên trên, trong đó: 

– Hóa đơn (có ký hiệu) gửi cho người mua có MST gửi cho cơ quan thuế thuế theo từng lần phát hành, gửi cho người mua

– Hóa đơn cho toàn bộ các khách hàng là cá nhân không kinh doanh (hóa đơn bán lẻ xăng dầu) thì thực hiện như sau:

Bước 1: Ghi nhận nhật ký bán hàng theo từng lần (ghi theo excel hoặc đã theo dõi trên phần mềm bán hàng của đơn vị)

Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu theo mặt hàng bán từng ngày 

– Chọn tham số (bao gồm kỳ (ngày), loại bảng (lần đầu, sửa đổi, bổ sung) để lập bảng tổng hợp xăng dầu

– Tải tệp nhập khẩu mẫu và nhập dữ liệu xăng dầu bán từng ngày vào file tệp mẫu, nhập khẩu dữ liệu vào phần bảng tổng hợp (là số liệu tổng lượng bán trong ngày – số lượng đã xuất hóa đơn cho người mua có MST)

– Kiểm tra dữ liệu bảng tổng hợp dữ liệu Xăng dầu

– Ký số và Gửi bảng tổng hợp dữ liệu đến cơ quan thuế 

Tổng kết:

Công tác chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123 & Thông tư 78 đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. MISA meInvoice hy vọng rằng bài viết trên đây sẽ giúp các đơn vị kinh doanh nắm được những thông tin quan trọng nhất về hóa đơn điện tử đối ngành xăng dầu, cũng như chuẩn bị những thủ tục cần thiết để thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử xăng dầu trong thời gian sớm nhất.

Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice hiện đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123 MIỄN PHÍ

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

>>> Xem thêm nội dung liên quan:

>> MISA meInvoice kết nối thành công truyền nhận hóa đơn điện tử với Tổng Cục Thuế

>> Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78

>> Tổng hợp các thắc mắc về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123