Trang chủ Tin tức Biên bản điều chỉnh, Biên bản hủy, thu hồi hóa đơn

Biên bản điều chỉnh, Biên bản hủy, thu hồi hóa đơn

2886 Lượt đọc

Trong quá trình Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, vì chưa quen khi mới chuyển từ hóa đơn giấy sang nên có thể sẽ gặp phải những sai sót mang tính chủ quan: Sai ký hiệu, Sai tên, Sai số hàng hóa, …. Tại bài viết trước, MeInvoice.vn cũng đã nêu rõ các trường hợp hóa đơn điện tử đã lập nhưng bị sai sót và cách xử lý cụ thể cho từng trường hợp.

Hóa đơn điện tử khi bị sai có bắt buộc phải làm biên bản hủy không?

Hóa đơn điện tử bị sai bắt buộc phải sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn, biên bản thu hồi hoá đơn, biên bản huỷ hoá đơn như hoá đơn giấy bình thường và nộp Thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế.

Dưới đây là 3 mẫu biên bản: Biên bản điều chỉnh hóa đơn, Biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn.

>> 07 Biểu mẫu dùng cho Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
>> Quy định về Hoá đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
>> Hóa đơn điện tử Meinvoice.vn được Tổng cục thuế khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn

Theo Khoản 3, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng …., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản để khai báo khi cơ quan thuế kiểm tra.

>>> Như vậy, nếu hóa đơn viết sai mà đã kê khai thì bạn không được thu hồi mà phải lập biên bản điều chỉnh. Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn:

Biên bản điều chỉnh hóa đơn

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

Nội dung khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn:

  • Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày
  • Người đại diện 2 bên (Thường là người đại diện pháp luật) ký, ghi rõ họ tên + Đóng dấu
  • Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh những gì….

Chú ý:

– Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai Thuế: Ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai. Bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.

– Cụ thể từng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn cho từng trường hợp sai sót sẽ được viết chi tiết tại bài sau.

– Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số Thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại  Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

– Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT viết sai chỉ được sử dụng cho hóa đơn đã lập sai trước đó nhưng chưa kê khai thuế. Nếu kế toán đã kê khai thuế thì phải viết hóa đơn điều chỉnh, không được phép hủy hóa đơn, đồng thời phải có biên bản điều chỉnh hóa đơn kèm theo thay cho biên bản hủy hóa đơn.

2. Biên bản hủy hóa đơn

Mẫu biên bản hủy hóa đơn dùng để ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết hai bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai phải hủy. Theo thông tư 39/2014/TT-BTC doanh nghiệp khi cung ứng hàng hóa dịch vụ có hóa đơn viết sai thực hiện thủ tục lập biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho mẫu biên bản hủy hóa đơn cũ.

Biên bản huỷ hoá đơn điện tử làm giống như biên bản huỷ hoá đơn giấy bình thường. Cụ thể như sau:

Biên bản hủy hóa đơnBiên bản hủy hóa đơn

Mẫu biên bản hủy hóa đơn

3. Biên bản thu hồi hóa đơn

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai Thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

Biên bản thu hồi hóa đơn

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn

Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc với mọi Doanh nghiệp. Ngoài lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, thời gian, …. Hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp giảm thiểu các sai sót đáng kể trong quá trình tạo, lập, phát hành hóa đơn, Quy trình sử dụng cũng thuận  tiện và đơn giản hơn rất nhiều so với việc viết tay hóa đơn giấy như trước kia.

Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.vn giải quyết mọi bài toán về chi phí, ngân sách và tính bảo mật với việc ứng dụng công nghệ Blockchain chống bảo mật và làm giả hóa đơn. MeInvoice.vn đã sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm: Kế toán, bán hàng, quản trị trên thị trường giúp doanh nghiệp dễ dàng Xuất hóa đơn ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu.

Cũng như tự động lập tờ khai thuế GTGT, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để khai thuế qua mạng. Sử dụng MeInvoice.vn, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được 75% thời gian tạo, lập và phát hành hóa đơn, tiết kiệm đến 90% chi phí chuyển phát, lưu trữ, in ấn,.. so với hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử MeInvoice.vn

Mọi chi tiết về phần mềm MEINVOICE.VN cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ MEINVOICE:
Điện thoại          : 090 488 5833
Đăng ký tư vấn  : TẠI ĐÂY
Website             : http://www.meinvoice.vn