Hóa đơn chuyển đổi là gì? Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì? Cách thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được tiến hành ra sao. Hãy cùng hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp Doanh nghiệp hiểu rõ hơn hóa đơn chuyển đổi.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Các quy định về hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?

Định nghĩa hóa đơn chuyển đổi là gì?

Hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật được gọi là hóa đơn chuyển đổi. Tùy vào mục đích sử dụng khi người lập hóa đơn mà có thể chuyển đổi từ dạng hóa đơn điện tử trên sang hóa đơn giấy theo quy định.

Cụ thể, căn cứ theo Điểm a, khoản 4, Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn giấy như sau:

a) Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi, đáp ứng yêu cầu tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử;

Lợi ích của hóa đơn chuyển đổi 

Việc thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật. Do vậy, nhiều doanh nghiệp/tổ chức lựa chọn phương pháp này để có thể chứng minh rõ nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa khi vận chuyển.

2. Quy định về hóa đơn chuyển đổi

2.1. Trường hợp chuyển đổi hóa đơn

Căn cứ theo căn cứ theo Điểm b, khoản 4, Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy quy định về các trường hợp được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trong các trường hợp:

• b.1) Theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra theo quy định pháp luật.
• b.2) Phục vụ ghi sổ kế toán, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán (doanh nghiệp, tổ chức).

Lưu ý quan trọng: Hóa đơn giấy chuyển đổi trong trường hợp b.2 không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (chỉ dùng nội bộ để ghi chép kế toán), trừ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

2.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn

Nếu kế toán muốn chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì cần phải đáp ứng đủ các điều kiện tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử. Cụ thể:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hiện nay. TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

2.3. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi 

Ký hiệu riêng trên hoá đơn điện tử chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

3. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy theo đúng quy định tại thông tư 91 và Nghị định 254. Doanh nghiệp có thể thực hiện huyển đổi lần lượt từng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy hoặc chọn hàng loạt

Bước 1: Lựa chọn hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần chuyển đổi

Doanh nghiệp truy cập vào cổng thông tin điện tử của Cục thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Sau đó, tại mục hóa đơn điện tử đã phát hành chọn hóa đơn điện tử cần chuyển đổi hoặc tích chọn hàng loạt các hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần chuyển đổi.

Bước 2: Chọn mục chuyển đổi hóa đơn điện tử giấy

Khi đã chọn hóa đơn điện tử/chứng từ điện tử cần chuyển đổi, nhấn chọn mục chuyển thành hóa đơn giấy. Hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử/chứng từ điện tử sang dạng PDF. Trong quá trình thao tác, doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra lại nội dung hóa đơn trước khi chuyển sang hóa đơn giấy và trên hóa đơn, chứng từ chuyển đổi cần hiển thị dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ. Ngoài ra, trên hóa đơn điện tử chuyển đổi cần có đầy đủ các thông tin về họ tên, chữ ký của người thực hiện và thời gian chuyển đổi.

Bước 3: Nhấn chọn in chuyển đổi

Để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi hóa đơn giấy, nhấn biểu tượng máy in và lưu trữ hóa đơn chuyển đổi.

MISA meInvoice là một những đơn vị uy tín hàng đầu cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, đã vượt qua quá trình thẩm định, xét duyệt khắt khe và được Tổng Cục Thuế ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT. Đồng thời, MISA đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 254 trên phần mềm MISA meInvoice.

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

4. Mẫu hóa đơn chuyển đổi mới

Trên đây là mẫu HĐĐT chuyển đổi ra giấy. Cũng là bản giấy, tuy nhiên loại HĐĐT chuyển đổi ra giấy này lại khác hoàn toàn Hóa đơn giấy thông thường, cụ thể như sau:

• Mẫu: Số liên của hóa đơn điện tử được quy định là không có liên nên ở thông số số liên sẽ là số 0. VD: 01GTKT0/001 đối với hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9.
• Ký hiệu (Số serial): Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E.

VD: HĐĐT chuyển đổi ra giấy ký hiệu hiệu HM/17E còn đối với  hóa đơn giấy đặt in thì Ký hiệu cuối cùng là P hoặc với hóa đơn tự in thì ký hiệu cuối cùng T.

• Chữ ký: Với hóa đơn giấy thông thường Doanh nghiệp phải thực hiện ký bằng tay. Nhưng với HĐĐT ra giấy có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn ĐT sang hóa đơn giấy và có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
• Hình thức: Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – nguồn; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Trong khi Hóa đơn giấy thông thường lại được viết tay trên giấy đặt in.

5. Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển ra giấy và hóa đơn giấy

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
• Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.
• Thời gian thực hiện chuyển đổi.

6. Giải đáp một số thắc mắc khi chuyển đổi hóa đơn

Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không? 

Điểm b, khoản 4, Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy có giá trị pháp lý đầy đủ trong trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Còn các trường hợp khác chỉ có giá trị để:

• Lưu trữ, ghi sổ kế toán.
• Theo dõi nội bộ theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử.

Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không? 

Chính vì HĐĐT chuyển đổi không có giá trị về mặt pháp lý, nên các hóa đơn chuyển đổi không cần phải đóng dấu.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử hợp lệ 

Hóa đơn điện tử hợp pháp được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy sau khi đã ký điện tử bằng chữ ký số. Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo nội dung trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc.

Bài viết trên đây đã giúp Doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử chuyển đổi và các bước thực hiện. Để việc sử dụng HĐĐT thuận tiện và dễ dàng, Doanh nghiệp lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice với nhiều tính năng ưu việt:

• Lập hóa đơn và ký số điện tử phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop.
• Kết nối hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu.
• Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của CQT.
• Tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT và xuất khẩu dữ liệu dễ dàng để kê khai thuế,….