Trước đây, những hóa đơn chương trình tự động tải từ cổng thông tin hóa đơn điện tử của tổng cục thuế hoặc trên chương trình có hóa đơn (do nhà cung cấp gửi email hoặc kế toán tải lên) không có bản thể hiện PDF dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hóa đơn. Đồng thời, không đồng nhất trong quản lý Hóa đơn đầu vào đối với những hóa đơn có đủ PDF.
Để giải quyết khó khăn trên, tại phiên bản update mới nhất trên phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử MISA meInvoice đã cho phép: Tra cứu bản thể hiện PDF (file PDF gốc) của tất cả hóa đơn được chuyển vào chương trình bằng bất cứ hình thức nào (bao gồm tự động tải hóa đơn từ nhà cung cấp gửi email và upload). Thông tin chi tiết, kính mời anh, chị theo dõi bài viết dưới đây.
1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử tải về
Căn cứ theo khoản 1 điều 12 Nghị định 123/2020-NĐ/CP quy định:
Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Định dạng hóa đơn điện tử gồm 2 thành phần chính: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và thành phần chứa dữ liệu ký số. Tuy nhiên, đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì sẽ chứa thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
Hiện nay, khi thực hiện tải hóa đơn điện tử sẽ được lưu dưới hai định dạng chính là XML và PDF, trong đó:
- File XML: Chứa đầy đủ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi
- File PDF: Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ, tương tương với hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.
2. Cách tải hóa đơn điện tử file PDF và XML
Để tải hóa đơn điện tử bạn có thể thực hiện tải trên website nhà cung cấp hoặc tải trực tiếp trên phần mềm quản lý hóa đơn điện tử. Dưới đây là ví dụ tải hóa đơn điện tử trên website và phần mềm hóa đơn điện tử MISA Meinvoie
Cách 1: Tải hóa đơn điện tử trên Website nhà cung cấp
Để thực hiện tải hóa đơn điện tử trên website nhà cung cấp bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập trang tra cứu hóa đơn của MISA Meinvoie
- Bước 2: Nhập mã tra cứu hóa đơn và bấm vào biểu tượng Tìm kiếm.
- Bước 3: Tải hóa đơn điện tử về
- Hệ thống hiển thị hóa đơn bạn tìm kiếm. Lúc này bạn kiểm tra lại thông tin hóa đơn và chọn Tải xuống ở định dạng PDF hoặc định dạng XML
Cách 2: Tải hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm MISA Meinvoice
Với phần mềm quản lý hóa đơn điện tử MISA Meinvoice bạn có thể thực hiện tải hàng loạt PDF hoặc bản thể hiện của hóa đơn điện tử theo các bước sau:
- Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử MISA Meinvoice
- Bước 2: Lựa chọn các hóa đơn cần tải về trên danh sách hóa đơn >> Chọn Tải xuống
- Bước 3: Lựa chọn định dạng tải hóa đơn về
- Tất cả: Hệ thống sẽ tải tất cả định dạng XML và PDF của hóa đơn
- Bản thể hiện: Hệ thống tải định dạng PDF của hóa đơn
- Hóa đơn không có PDF: Hệ thống tải theo ảnh
- Hóa đơn không có ảnh: Hệ thống tải theo bản thể hiện mặc định của MISA.
- Bước 4: Chọn Tải xuống, hệ thống tải toàn bộ hóa đơn theo định dạng đã chọn trên 1 file.
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. |
3. Cách tra cứu PDF với các hóa đơn chưa có bản thể hiện của nhà cung cấp
Bước 1: Tại giao diện xem chi tiết hóa đơn (hóa đơn nghị định 123/2020/NĐ-CP), chương trình cho phép xem Bản thể hiện và Mẫu mặc định. Cụ thể:
- Mẫu mặc định do chương trình dựng từ xml hóa đơn.
- Bản thể hiện (Mẫu PDF của nhà cung cấp): Được chương trình tự động tải từ trang tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp (nếu chương trình có đầy đủ thông tin phục vụ việc tra cứu hóa đơn từ trang tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp)
Bước 2: Nếu chương trình không tự động tải được PDF hóa đơn của nhà cung cấp (do chương trình không có thông tin phục vụ việc tra cứu, lỗi hệ thống hoặc trang tra cứu tại thời điểm tải…thì kế toán có thể chủ động tra cứu PDF của hóa đơn bằng cách:
- Nhấn Tra cứu.
- Kế toán nhập thông tin Link tra cứu (link tra cứu của hóa đơn) và Mã tra cứu (mã tra cứu của hóa đơn).
- Nhấn Tra cứu.
- Sau khi nhấn Tra cứu:
- Nếu tra cứu được PDF hóa đơn, chương trình hiển thị kết quả tra cứu đồng thời tải PDF hóa đơn về.
- Nếu không tra cứu được PDF hóa đơn, chương trình sẽ hiển thị tab mới theo link tra cứu kế toán đã nhập ở trên. Kế toán thực hiện tra cứu hóa đơn trên trang tra cứu hóa đơn của NCC, tải PDF hóa đơn về sau đó gửi email hoặc tải lên chương trình.
Bước 3: Đối với hóa đơn được chuyển vào chương trình trước ngày phát hành phiên bản (03/11/2023), kế toán nhấn Kiểm tra lại tại giao diện chi tiết kết quả kiểm tra hóa đơn để xem PDF hóa đơn. Nếu chương trình không hiển thị PDF hóa đơn thì thực hiện tra cứu như mục 2.
Bước 4: Có thể tải lên Bản thể hiện hóa đơn trong trường hợp có sẵn hoặc tải lại trong trường hợp tải nhầm.
Bên cạnh đó, phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice còn được ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tự động kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:
- Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
- Ngày ký và ngày lập lệch nhau
- Người bán có rủi ro cao về thuế
- Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
- Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
Quý đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice có thể để lại thông tin đăng ký tại đây:
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách tải hóa đơn điện tử file PDF và XML từ nhà cung cấp. Hy vọng, đã hỗ trợ bạn thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với Meinvoice để được giải đáp chi tiết nhất.
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
