Giảm trừ gia cảnh là quyền lợi quan trọng giúp người nộp thuế TNCN giảm bớt gánh nặng. Vậy hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm những gì để được cơ quan thuế chấp thuận? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về các loại giấy tờ và thủ tục cần thiết ngay sau đây!
1. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm những gì?
Hồ sơ giảm trừ gia cảnh về cơ bản bao gồm 2 phần chính:
- Tờ đăng ký người phụ thuộc: Từ năm 2026 bãi bỏ mẫu đăng ký mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN và sử dụng Mẫu 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (tùy thuộc vào từng đối tượng): Các giấy tờ này dùng để chứng minh mối quan hệ, độ tuổi, khả năng lao động, hoặc tình trạng học vấn của người phụ thuộc.
Cụ thể, dưới đây là các giấy tờ cần thiết để chứng minh người phụ thuộc, áp dụng cho các trường hợp phổ biến
1.1. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho bố, mẹ
Hồ sơ giảm trừ gia cảnh đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ, cha chồng, mẹ chồng (và các trường hợp hợp pháp khác) gồm:
- Bản chụp CMND/CCCD/hộ chiếu của cha/mẹ.
- Các giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế, ví dụ:
- Bản chụp Giấy khai sinh của NNT (chứng minh quan hệ cha, mẹ, con).
- Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc thông báo số định danh cá nhân do Cơ quan Công an cấp.
- Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (nếu là cha mẹ nuôi hợp pháp).
- Xác nhận không có thu nhập hoặc thu nhập dưới 1 triệu đồng/tháng.
- Giấy xác nhận khuyết tật (nếu có, từ cơ sở y tế).
1.2. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho con
Hồ sơ giảm trừ gia cảnh đối với con (con đẻ, con nuôi hợp pháp, con riêng của vợ/chồng) gồm:
| Đối tượng |
Hồ sơ chứng minh
|
| Con dưới 18 tuổi |
– Bản chụp Giấy khai sinh.
– Bản chụp CMND/CCCD (nếu có). |
| Con từ 18 tuổi trở lên đang học (Đại học, cao đẳng, THPT, học nghề…) |
– Bản chụp Giấy khai sinh;
– Bản chụp CMND/CCCD/Hộ chiếu – Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học.
|
| Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động |
– Bản chụp Giấy khai sinh
– Bản chụp CMND/CCCD (nếu có);
– Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật.
|
| Con nuôi, con riêng |
– Bản chụp quyết định nuôi con
– Bản chụp quyết định nhận quan hệ cha con, mẹ con… |
1.3. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho vợ, chồng
Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho vợ hoặc chồng của người nộp thuế không có thu nhập hoặc thu nhập không vượt quá mức quy định (hiện tại là 1 triệu đồng/tháng), hoặc bị khuyết tật, không có khả năng lao động gồm:
- Bản chụp CMND/CCCD/Hộ chiếu.
- Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.
- Xác nhận thu nhập bình quân tháng dưới 1 triệu đồng (từ cơ quan quản lý hoặc tự khai).
- Nếu vợ/chồng thuộc độ tuổi lao động thì cần bổ sung thêm giấy tờ khác minh chứng người phụ thuộc không có khả năng lao động bao gồm:
- Bản chụp giấy xác nhận khuyết tật theo quy định pháp luật về người khuyết tật với người khuyết tật không còn khả năng lao động;
- Bản chụp hồ sơ bệnh án với đối tượng NPT mắc một số bệnh không còn khả năng lao động như AIDS, Ung thư, suy thận mãn tính…
1.4. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho cá nhân khác không nơi nương tựa
Hồ sơ giảm trừ gia cảnh đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng:
- Đối tượng áp dụng:
- Anh/chị/em ruột của người nộp thuế;
- Ông, bà nội/ngoại
- Cô/dì/chú/bác ruột của người nộp thuế;
- Cháu ruột (con từ anh/chị/em ruột)
- Người phải trực tiếp nhận nuôi dưỡng khác theo quy định của Pháp luật: người không nơi nương tựa được NNT nhận nuôi dưỡng.
- Hồ sơ minh chứng NPT bao gồm:
- Bản chụp giấy CMDN/CCCD
- Các giấy tờ khác xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định pháp luật;
- Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).
- Thông báo số định danh cá nhân & thông tin có trong CSDLQG về dân cư; Giấy tờ khác do Cơ quan Công An cung cấp;
- Bản tự khai của NNT mẫu ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC được xác nhận của UBND cấp xã nơi cư trú của NNT về việc NPT đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (NNT và NPT không sống cùng nhau).
* Nếu NPT trong độ tuổi lao động thì hồ sơ chứng minh cần bổ sung thêm giấy tờ minh chứng NPT thuộc đối tượng khuyết tật & không có khả năng lao động như:
- Bản chụp giấy xác nhận khuyết tật theo quy định pháp luật về người khuyết tật với người khuyết tật không còn khả năng lao động;
- Bản chụp hồ sơ bệnh án với đối tượng NPT mắc một số bệnh không còn khả năng lao động như AIDS, Ung thư, suy thận mãn tính;
| Có thể bạn muốn biết:
|
1.5. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người nước ngoài
Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho cá nhân cư trú là người nước ngoài về cơ bản tương tự như hồ sơ của người Việt Nam, nhưng có sự khác biệt về loại giấy tờ tùy thân và yêu cầu về ngôn ngữ.
Cá nhân nước ngoài chỉ được tính giảm trừ gia cảnh nếu họ là cá nhân cư trú tại Việt Nam.
Thành phần chung
Tờ đăng ký người phụ thuộc (Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp): Sử dụng Mẫu 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: Tùy thuộc vào từng đối tượng (con, vợ/chồng, cha mẹ…), cá nhân nước ngoài cần chuẩn bị các giấy tờ sau để thay thế cho CMND/CCCD Việt Nam:
- Bản chụp Hộ chiếu (Passport) còn hiệu lực của người phụ thuộc.
- Hoặc Bản chụp giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực (nếu không có Hộ chiếu).
Yêu cầu đặc biệt về hồ sơ nước ngoài
Đối với các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc được cấp ở nước ngoài hoặc bằng tiếng nước ngoài:
- Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt theo quy định.
- Người nộp thuế (cá nhân nước ngoài) ký tên, đóng dấu (nếu có) trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.
- Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang A4: Người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế (theo Điều 85 Thông tư 80/2021/TT-BTC).
Các giấy tờ cụ thể (áp dụng chung với thay thế giấy tờ tùy thân)
Giống như người Việt Nam, hồ sơ vẫn cần các giấy tờ chứng minh quan hệ/tình trạng:
- Vợ/Chồng: Hộ chiếu (của vợ/chồng) + Giấy chứng nhận kết hôn (Marriage Certificate) + Giấy tờ chứng minh mối quan hệ hợp pháp khác (nếu cần).
- Con dưới 18 tuổi: Hộ chiếu (của con) + Giấy khai sinh (Birth Certificate).
- Con từ 18 tuổi trở lên đang học: Hộ chiếu (của con) + Giấy khai sinh + Thẻ sinh viên hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại cơ sở giáo dục.
- Cha mẹ/Cá nhân khác: Hộ chiếu + Giấy khai sinh (hoặc Giấy tờ hợp pháp khác chứng minh quan hệ và trách nhiệm nuôi dưỡng).
Tóm lại, điểm khác biệt là sử dụng Hộ chiếu thay cho CMND/CCCD và bắt buộc dịch thuật các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
2. Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
Để đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc bạn thực hiện như sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: Lập tờ khai và thu thập giấy tờ chứng minh theo đối tượng trên.
- Nộp hồ sơ:
- Cách 1: Nộp hồ sơ thông qua cơ quan chi trả thu nhập (Doanh nghiệp/Đơn vị đang làm việc)
- Cá nhân (Người lao động): Nộp Văn bản ủy quyền (nếu có) và Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho cơ quan chi trả thu nhập (Doanh nghiệp).
- Cơ quan chi trả thu nhập (Doanh nghiệp): Sẽ tổng hợp và thay mặt cá nhân nộp hồ sơ đến Cơ quan Thuế bằng một trong các hình thức sau:
- Nộp trực tuyến qua phần mềm HTKK hoặc Cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế (ví dụ: thuedientu.gdt.gov.vn).
- Nộp trực tiếp tại Cơ quan Thuế.
- Cách 2: Cá nhân tự nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan Thuế
- Cá nhân: Tự chuẩn bị Tờ khai đăng ký người phụ thuộc và Hồ sơ chứng minh NPT.
- Hình thức nộp:
- Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn).
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Cơ quan Thuế (Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế) quản lý trực tiếp.
- Nộp qua đường bưu chính.
- Cách 1: Nộp hồ sơ thông qua cơ quan chi trả thu nhập (Doanh nghiệp/Đơn vị đang làm việc)
- Thời hạn nộp hồ sơ giảm trừ gia cảnh: Chậm nhất trước ngày khai thuế của kỳ tính thuế. Nếu thay đổi (tăng/giảm người phụ thuộc), phải đăng ký lại trong vòng 10 ngày.
- Xử lý: Cơ quan thuế xác nhận trong 3 ngày làm việc. Nếu quá hạn, không được giảm trừ và phải điều chỉnh thuế nộp thừa/thiếu khi quyết toán.
| → NHẬN TƯ VẤN PHẦN MỀM CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN ĐIỆN TỬ← |
3. Lưu ý khi làm hồ sơ giảm trừ gia cảnh
Một số lưu ý quan trọng:
- Các bản chụp (bản sao) không cần công chứng, nhưng người nộp thuế phải cam kết chịu trách nhiệm về nội dung của các bản chụp đó
- Nếu không đăng ký kịp, có thể đăng ký khi quyết toán thuế cuối năm (trước 30/4 năm sau).
- Nếu người phụ thuộc chưa có mã số thuế, cần đăng ký mã số thuế cho NPT trước.
- Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong năm tính thuế.
- Các mẫu biểu, quy định về hồ sơ và thủ tục có thể được điều chỉnh theo các Thông tư, Công văn mới của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Bạn nên kiểm tra lại các văn bản hướng dẫn mới để đảm bảo tính chính xác.
Nếu bạn đang làm việc tại một doanh nghiệp, cách đơn giản và phổ biến là ủy quyền và nộp hồ sơ cho bộ phận kế toán/nhân sự của công ty để họ thực hiện thủ tục đăng ký.
Hướng dẫn đăng ký Người phụ thuộc trên AMIS Thuế TNCN – Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Phần mềm đáp ứng lập tờ khai theo mẫu 20-ĐK-TH-TCT (Thông tư 86/2024/TT-BTC) và mẫu 02-TH (HTKK), 2 mẫu này hiện đều đang có hiệu lực, tuy nhiên theo kinh nghiệm thì MISA khuyến nghị như sau:
- Mẫu 20-ĐK-TH-TCT (Thông tư 86/2024/TT-BTC): thông thường sử dụng khi thay đổi thông tin NPT (file XML mẫu này của thuế chưa hỗ trợ thời gian bắt đầu kết thúc giảm trừ).
- Mẫu 02-TH (HTKK): sử dụng khi vừa đăng ký mới, vừa thay đổi thông tin và cả thời gian giảm trừ vì mẫu này có đầy đủ thông tin bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc giảm trừ.
- Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
- Đăng ký MST cá nhân
- Đăng ký người phụ thuộc
- Quyết toán thuế TNCN hàng năm;
- Kê khai thuế TNCN hàng tháng/quý/lần phát sinh;
