Hóa đơn xuất khẩu là chứng từ quan trọng dùng để thanh toán và khai báo thuế. Lập hóa đơn đúng quy định giúp doanh nghiệp thuận lợi trong thủ tục hải quan và quản lý. Tham khảo ngay nội dung dưới đây để được hướng dẫn chi tiết.
1. Hàng xuất khẩu có phải xuất hóa đơn GTGT không?
Căn cứ theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sử đổi khoản 1, điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Đồng thời điểm c, d khoản 1, điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về loại hóa đơn như sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
b) Hoạt động vận tải quốc tế;
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này.
Từ các quy định trên có thể thấy:
- Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Hàng xuất khẩu phải xuất hóa đơn GTGT
- Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp kê khai: Hàng xuất khẩu phải xuất hóa đơn bán hàng.
Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài CHUẨN
2. Quy định mới nhất về hóa đơn xuất khẩu
2.1. Thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu
Theo Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi khoản 1, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định thời điểm lập hóa đơn đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu) do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
Ví dụ: Nếu hàng hóa được thông quan ngày 15/06/2025, hóa đơn điện tử phải được lập chậm nhất vào ngày 16/06/2025 (nếu ngày tiếp theo là ngày làm việc).
2.2. Tỷ giá xuất hóa đơn xuất khẩu
Căn cứ tại Điểm c Khoản 13, Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về tỷ giá hóa đơn xuất khẩu như sau:
- Nguyên tắc chung: Đồng tiền ghi trên hóa đơn là VND (ký hiệu “đ”).
- Giao dịch bằng ngoại tệ (theo pháp luật ngoại hối):
- Giá trị (đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng thanh toán) được ghi bằng ngoại tệ (tên và mã ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế, ví dụ: 13.800,25 USD).
- Hóa đơn phải ghi tỷ giá quy đổi ngoại tệ sang VND theo quy định của Luật Quản lý thuế và văn bản hướng dẫn.
- Trường hợp đặc biệt: Nếu bán hàng hóa và nộp thuế bằng ngoại tệ (theo pháp luật ngoại hối), tổng tiền thanh toán ghi bằng ngoại tệ, không cần quy đổi sang VND.
3. Mẫu hóa đơn xuất khẩu và cách viết hóa đơn chi tiết
3.1. Mẫu hóa đơn xuất khẩu
MẪU HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI
MẪU HÓA ĐƠN GTGT XUẤT KHẨU
3.2. Cách ghi mẫu hóa đơn xuất khẩu
Dưới đây là hướng dẫn cách viết hóa đơn hàng xuất khẩu cho từng mục bạn có thể tham khảo.
- Thông tin người mua (Buyer/Importer): Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện, số fax, thông tin tài khoản.
- Thông tin người bán (Seller/Exporter): Tương tự người mua.
- Số hóa đơn: Tên viết tắt hợp lệ theo quy định xuất khẩu.
- Ngày hóa đơn: Lập sau ký hợp đồng, trước khi xuất khẩu, phù hợp bộ chứng từ.
- Phương thức thanh toán:
- T/T (Chuyển khoản): Phổ biến, rủi ro cao nếu người mua không thanh toán.
- L/C (Thư tín dụng): Thanh toán bằng chứng từ, ít sử dụng hơn T/T.
- D/A, D/P: Ít rủi ro cho người bán, nhưng phức tạp do kiểm tra chứng từ nhiều lần.
- Thông tin hàng hóa: Tên, số lượng, tổng trọng lượng, đơn giá, tổng tiền.
- Nước xuất xứ: Xác định nguồn gốc hàng hóa.
- Tổng tiền: Ghi bằng số, chữ, và mệnh giá tiền theo thỏa thuận.
- Điều kiện Incoterms: Ghi rõ địa điểm.
- Thông tin khác (nếu có): Tên tàu/số chuyến, cảng xếp/dỡ hàng, đích đến, chiết khấu/giảm giá.
4. Hướng dẫn xuất hóa đơn xuất khẩu trên MISA meInvoice
Trường hợp đơn vị có phát sinh nghiệp vụ xuất hóa đơn ngoại tệ MISA meInvoice bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Thiết lập Có phát sinh bán hàng ngoại tệ trên phần mềm
- Chọn Hệ thống >> chọn Tùy chọn >> Tích chọn “Có phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ”
- Bước 2: Lập hóa đơn/phiếu xuất kho ngoại tệ: Trên giao diện lập hóa đơn hoặc phiếu xuất kho, tại mục “Loại tiền”:
- Nhấn vào biểu tượng để chọn loại tiền tệ muốn sử dụng cho hóa đơn.
- Nếu cần, bạn có thể chỉnh sửa lại tỷ giá ngoại tệ tương ứng.
Lưu ý: Chương trình chỉ hiển thị danh sách các loại ngoại tệ mà bạn đang theo dõi. Bạn có thể xem danh sách các loại tiền đang theo dõi tại đây.
- Bước 3: Các bước tiếp theo thực hiện tương tự như lập hóa đơn thông thường
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách viết hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn xuất vào khu vực phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu của MISA meInvoice. Hy vọng bài viết hữu ích cho bạn. Chúc các bạn thành công.
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
