Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp Việt Nam thực hiện giao dịch xuất khẩu. Việc lập hóa đơn đúng quy định giúp đảm bảo quyền lợi về thuế và tuân thủ pháp luật. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài.
1. Bán hàng ra nước ngoài có cần xuất hóa đơn không?
Căn cứ điểm d khoản 1 điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm a Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
b) Hoạt động vận tải quốc tế;
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
đ) Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
Ngoài ra, căn cứ theo Điểm c, Khoản 3, Điều 13 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điểm b Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:
Cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử: hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định này.
Như vậy, khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ ra nước ngoài thì việc lập hóa đơn cho đối tác nước ngoài là yêu cầu bắt buộc.
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. |
2. Quy định hóa đơn nước ngoài như thế nào là hợp lệ?
➤ Về nội dung hóa đơn
Ngoài các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định tại điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập hóa đơn cho các công ty nước ngoài cần lưu ý các tiêu thức sau:
- Chữ viết trên hóa đơn
Căn cứ theo khoản 5 điều 5 Nghị định 174/2026/NĐ-CP quy định:
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật kế toán ra tiếng Việt. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
Ngoài ra, căn cứ theo điều 85 Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định: Ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt.
Như vậy, khi lập hóa đơn cho công ty nước ngoài, cần lưu ý về chữ viết trên hóa đơn phải được dịch sang tiếng Việt, cụ thể:
-
- Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Nếu ghi thêm chữ nước ngoài thì phải đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt, cỡ chữ nhỏ hơn tiếng Việt.
- Chữ không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không gây nhầm lẫn nội dung.
- Chữ số trên hóa đơn
-
- Sử dụng chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
- Người bán được chọn một trong hai cách sử dụng dấu phân cách: Sau hàng nghìn, triệu, tỷ… dùng dấu chấm (.), sau hàng đơn vị dùng dấu phẩy (,); hoặc sau hàng nghìn, triệu… dùng dấu phẩy (,), sau hàng đơn vị dùng dấu chấm (.).
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn
-
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu “đ”.
- Nếu nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ (theo quy định pháp luật về ngoại hối) thì các tiêu thức liên quan ghi bằng ngoại tệ; đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ.
- Mã ký hiệu ngoại tệ phải tuân theo tiêu chuẩn quốc tế.
- Nếu được phép nộp thuế bằng ngoại tệ: tổng số tiền thanh toán thể hiện theo ngoại tệ, không cần quy đổi sang đồng Việt Nam.
- Cách ghi địa chỉ người mua khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Căn cứ theo Khoản 5, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
Do đó, nếu bán hàng hóa, dịch vụ cho công ty nước ngoài thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay thế bằng thông tin số hộ chiếu hoặc các giấy tờ xuất nhập cảnh, giấy tờ quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
➤ Về thời điểm xuất hóa đơn
Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:
Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng diện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
Như vậy, thời điểm lập hóa đơn cho công ty nước ngoài phụ thuộc vào từng giao dịch nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
3. Mẫu hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài
Dưới đây là mẫu hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài:
4. Cách xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài tại Việt Nam
Quy trình lập hóa đơn VAT cho đối tác nước ngoài được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định loại giao dịch xuất khẩu
-
- Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng đây là hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho tổ chức nước ngoài hay chuyển giao tài sản vô hình (ví dụ: phần mềm, bản quyền).
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý: hợp đồng (bán hàng/gia công/cung cấp dịch vụ) với đối tác nước ngoài; tờ khai hải quan (với hàng hóa); chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; phiếu đóng gói (packing list) theo yêu cầu.
- Đảm bảo tất cả chứng từ phải khớp thông tin, hợp lệ theo quy định hiện hành.
- Bước 2: Xác định và áp dụng đúng thuế suất GTGT
Hầu hết hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu hợp lệ được áp dụng thuế suất GTGT 0%. Đối với các dịch vụ không đáp ứng đủ điều kiện áp dụng thuế suất 0%, cần ghi nhận và áp dụng thuế suất theo quy định pháp luật về thuế GTGT.
- Bước 3: Chuẩn bị nội dung hóa đơn đầy đủ, chính xác
Hóa đơn điện tử cần đảm bảo các nội dung:
-
- Tên người mua: Ghi chính xác tên quốc tế của công ty nước ngoài như trên hợp đồng.
- Mã số thuế: Nếu đối tác nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam thì không bắt buộc ghi.
- Địa chỉ: Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ nước ngoài theo hợp đồng.
- Tiền tệ: Thông thường ghi bằng đồng Việt Nam, trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ thì phải thể hiện tỷ giá, số tiền được quy đổi tại dòng ghi chú trên hóa đơn.
- Thuế suất: Ghi rõ 0% nếu đáp ứng điều kiện áp dụng; trường hợp khác phải ghi đúng thuế suất theo quy định.
- Diễn giải hàng hóa/dịch vụ: Phải chi tiết, gồm tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Bước 4: Lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định
-
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: Hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn GTGT điện tử phải được lập chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa thông quan.
- Đối với dịch vụ xuất khẩu: Hóa đơn lập tại thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã nhận thanh toán hay chưa.
- Bước 5: Gửi hóa đơn cho đối tác nước ngoài
Sau khi lập, doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử cho đối tác qua email dưới định dạng PDF, có gắn chữ ký số. Trường hợp đối tác yêu cầu, doanh nghiệp in hóa đơn gửi qua đường bưu chính (bản in từ hệ thống hóa đơn điện tử), đồng thời phải đảm bảo sự trùng khớp với bản điện tử.
- Bước 6: Lưu trữ hóa đơn đúng quy định
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, bảo mật tối thiểu 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan.Doanh nghiệp cần bảo lưu, sẵn sàng xuất trình hóa đơn khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra thuế.
Xem thêm:
- Cách xuất hóa đơn xuất khẩu CHUẨN quy định pháp luật
- [Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
5. Hóa đơn nước ngoài có được khấu trừ thuế?
Có, doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng khi xuất hàng cho công ty nước ngoài, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và hồ sơ theo quy định pháp luật hiện hành.
Căn cứ theo điều 10 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào như sau:
- Có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân tại Việt Nam hoặc cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu trở lên.
Căn cứ điều 27 Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2025 quy định về điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu như sau:
Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu ngoài các điều kiện chung quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì cần phải có các hồ sơ, chứng từ sau:
- Hợp đồng ký kết với bên nước ngoài về việc bán, gia công hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu (trừ trường hợp không cần phải có tờ khai hải quan theo quy định của pháp luật về hải quan); phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm hàng hóa (nếu có).
Trường hợp cơ sở kinh doanh có hàng hóa xuất khẩu hoặc hàng hóa được coi như xuất khẩu nếu đã có xác nhận của cơ quan hải quan (đối với hàng hóa xuất khẩu) nhưng không có đủ các thủ tục, hồ sơ khác đối với từng trường hợp cụ thể thì không phải tính thuế GTGT đầu ra nhưng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Hiện nay, mặc dù có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường, nhưng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp & hộ kinh doanh bởi những lý do sau:
- Là phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo phát hành hoá đơn điện tử có mã/không mã của CQT; hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng Nghị định 123/2020, Nghị định số 70/2025 và Thông tư 32/2025 mới nhất
- Chủ động việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính, tablet…
- Bộ giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô, ngành nghề kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doạnh, đơn vị hành chính sự nghiệp…)
- Kết nối với hơn +70 phần mềm bán hàng, quản trị, phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay
- Chủ động trong xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế.
- Nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện uy tín.
Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice, vui lòng ĐĂNG KÝ tại:
