Biên bản thay thế hóa đơn là tài liệu cần thiết để xử lý các sai sót khi lập và phát hành hóa đơn. Để nắm rõ mẫu biên bản thay thế theo nghị định 70/2025/NĐ-CP và các quy định liên quan đến việc lập biên bản này, mời bạn tham khảo bài viết chi tiết sau.
Xem ngay:
- 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ
- Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử CHI TIẾT
- Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế khác kỳ CHUẨN quy định
1. Khi nào phải lập biên bản thay thế hóa đơn
Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định:
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
Như vậy, người bán và người mua phải lập biên bản thay thế hóa đơn khi thực hiện thay thế hóa đơn đã lập sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng trước đó.
Doanh nghiệp có nhu cầu nhận tư vấn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Meinvoice hỗ trợ lập hóa đơn thay thế hãy nhanh tay đăng ký.
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. |
2. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới nhất
Dưới đây là mẫu biên bản thay thế hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP nếu có hóa đơn sai sót cần điều chỉnh bạn có thể tham khảo:
>> Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất TẠI ĐÂY
3. Cách ghi nội dung biên bản thay thế hóa đơn
Để giúp bạn dễ dàng ghi các thông tin trên biên bản thay thế hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục bạn có thể tham khảo.
- Ngày lập Biên bản: Ghi ngày hai bên thống nhất lập biên bản (thường là ngày gần hoặc trùng với ngày xuất hóa đơn thay thế).
- Thông tin các bên (Bên Bán và Bên Mua):
- Ghi đầy đủ: Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số thuế.
- Ghi thông tin người đại diện (Họ tên, Chức vụ) để ký biên bản.
- Có thể bổ sung Số điện thoại, Email (nếu cần thiết).
- Thông tin hóa đơn bị sai sót (Hóa đơn gốc cần thay thế):
- Ghi rõ: Số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Ngày lập hóa đơn, và Mã Cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).
- Nội dung Sai sót và Nội dung Đúng:
- Lý do Thay thế hóa đơn: Ghi lý do rõ ràng, súc tích và chính xác.
- Ví dụ 1 (Sai thông tin bắt buộc không liên quan đến tiền): “Sai Mã số thuế và Địa chỉ người mua.”
- Ví dụ 2 (Sai thông tin liên quan đến tiền): “Sai Số lượng, Đơn giá, và Thành tiền của mặt hàng [tên hàng hóa].”
- Nội dung đã ghi sai: Liệt kê các thông tin bị sai trên hóa đơn cũ.
- Ví dụ: “Địa chỉ người mua ghi là [địa chỉ cũ].”
- Ví dụ: “Số lượng mặt hàng A ghi là [số lượng cũ]; Đơn giá ghi là [đơn giá cũ].”
- Nội dung đúng theo thỏa thuận/thực tế (sẽ ghi trên Hóa đơn Thay thế): Liệt kê các thông tin đúng đã được thống nhất.
- Ví dụ: “Địa chỉ người mua đúng phải là [địa chỉ mới].”
- Ví dụ: “Số lượng mặt hàng A đúng phải là [số lượng mới]; Đơn giá đúng phải là [đơn giá mới].”
- Lý do Thay thế hóa đơn: Ghi lý do rõ ràng, súc tích và chính xác.
- Thỏa thuận Lập hóa đơn thay thế:
- Thống nhất hủy bỏ hóa đơn sai sót.
- Bên Bán sẽ lập Hóa đơn mới (ghi rõ Số, Ký hiệu, Ngày lập) để thay thế cho hóa đơn sai sót nêu trên.
- Cam kết kê khai thuế theo hóa đơn thay thế.
Xem thêm: Cách viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai tên hàng hóa
4. Hướng dẫn lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử trên phần mềm meInvoice
Để lập biên bản thay thế hóa đơn theo nghị định 70/2025/NĐ-CP trên phần mềm meInvoice bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn “Xử lý HĐ lập sai” >> chọn “Thay thế hóa đơn” >> nhấn “Lập biên bản điện tử”
- Bước 2: Chọn hóa đơn cần lập biên bản thay thế
- Chọn loại hóa đơn có mã
- Khai báo thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm”
- Chương trình hiển thị hóa đơn theo dữ liệu tìm kiếm, nhấn vào dòng hóa đơn.Nhấn “Đồng ý”
- Bước 3: Khai báo nội dung biên bản >> Ký điện tử lên biên bản thay thế hóa đơn >> Chọn “Lưu và gửi” nếu muốn gửi ngay biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn cho khách hàng.
- Bước 4: Khai báo thông tin khách hàng >> Chọn “Gửi”
- Bước 5: Người mua ký số liên biên bản. Theo dõi trạng thái ký biên bản của người mua tại danh sách Thay thế hóa đơn.
Hy vọng các thông tin về mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử và các quy định hiện hành do MISA Meinvoice cung cấp sẽ hữu ích cho bạn. Nếu cần giải đáp thêm bất cứ vấn đề gì, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn.
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
