Trang chủ Tin tức Liệu hóa đơn giấy có tiết kiệm chi phí như doanh nghiệp...

Liệu hóa đơn giấy có tiết kiệm chi phí như doanh nghiệp nghĩ?

408 Lượt đọc

Một trong những nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp còn trì hoãn sử dụng hóa đơn điện tử vì cho rằng hóa đơn giấy giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp hơn so với hóa đơn điện tử. Nhưng đây là một quan niệm sai lầm của doanh nghiệp. Bài viết sau sẽ làm rõ vấn đề này:

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hoá đơn điện tử
>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn
>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn

1. Hóa đơn giấy không giúp tiết kiệm chi phí

Hàng năm, doanh nghiệp đang phải bỏ ra một khoản chi phí khá lớn cho việc sử dụng hóa đơn giấy. Chi phí đó đến từ các khâu:

  • Đặt in hóa đơn giấy: Mỗi hóa đơn giấy có đến 3 liên, do đó chi phí in ấn được bị đội lên khá nhiều. Nhiều doanh nghiệp phải chi đến vài trăm triệu đồng cho việc đặt in hóa đơn giấy. Theo số liệu khảo sát của Tổng cục Thuế, chi phí cao nhất mà DN sử dụng hóa đơn tự in là khoảng 2.500 đồng/tờ hóa đơn, tương đương 125.000 đồng/quyển 50 số hóa đơn. Chi phí cao nhất đặt in hóa đơn là 2.000 đồng/tờ hóa đơn, tương đương 100.000 đồng/quyển 50 số hóa đơn.
  • Chuyển phát nhanh hóa đơn: để hóa đơn giấy đến được tay khách hàng, doanh nghiệp hoặc phải thuê người chuyên giao hóa đơn đến tận nơi khách hàng hoặc phải sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh của bên thứ 3. Chi phí cho mỗi lần giao hoặc chuyển phát nhanh hóa đơn rơi vào khoảng 12.000 – 15.000 đồng/lần. Nếu khách hàng ở xa, chi phí chuyển phát nhanh có thể lên tới 20.000 – 25.000 đồng/lần.
  • Chi phí lưu trữ: Để lưu trữ hóa đơn giấy, doanh nghiệp thường phải đầu tư số tiền không nhỏ để sắm các tủ lưu trữ chuyên dụng hoặc các phòng/ kho lưu trữ. Tuy vậy, vẫn không thể tránh khỏi rủi ro mất hỏng hóa đơn do yếu tố môi trường, mối mọt hoặc hỏa hoạn.
  • Chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế: Việc sử dụng hóa đơn giấy thường xuyên dẫn tới các rủi ro về thất lạc hóa đơn. Khi đó, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp phạt cho cơ quan thuế. Số tiền nộp phạt giao động từ 4.000.000 – 18.000.000 đồng tùy từng trường hợp được pháp luật quy định.
  • Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải chi trả các khoản chi phí tiền lương và chi phí cơ hội cho việc sử dụng nhân lực vào tất cả các công đoạn sử dụng hóa đơn giấy như: viết tay hóa đơn, gửi hóa đơn cho khách, quản lý và xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn,…

hạn chế rủi ro doanh nghiệp

Từ những chi phí trên, có thể áng khoảng tổng chi phí cho việc sử dụng một hóa đơn giấy giao động từ 25.000 – 30.000 đồng/hóa đơn giấy. Khi đem nhân với số lượng hóa đơn giấy doannh nghiệp sử dụng hàng năm, thì đây quả là một con số không hề nhỏ mà doanh nghiệp đang phải gánh. Do đó quan niệm sử dụng hóa đơn giấy cho tiết kiệm là hoàn toàn sai lầm.

Chưa kể việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đã được lên lộ trình rõ ràng tại nghị định 119/2018/NĐ-CP. Theo đó, các doanh nghiệp chỉ có 2 năm để thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử kể từ ngay 01/11/2018. Các doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu. Đặc biệt hơn là Hà Nội, Hồ Chí Minh và các thành phố lớn phải hoàn thành việc chuyển đổi này trong năm 2019. Vì vậy, các doanh nghiệp cố sử dụng hóa đơn giấy vừa khiến chi phí của doanh nghiệp tiếp tục gia tăng, vừa dễ vi phạm quy định pháp luật nếu không sớm chuyển đổi.

2. Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng hóa đơn điện tử

Trái ngược với hóa đơn giấy, việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán chi phí một cách hiệu quả:

  • Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, mực in khi sử dụng hóa đơn điện tử
  • Giảm 90% chi phí và thời gian chuyển phát nhanh: gửi hóa đơn điện tử tới khách hàng ngay lập tức thông qua email hoặc tin nhắn (SMS)
  • Giảm 95% chi phí lưu kho: hóa đơn điện tử được lưu trữ lên tới 10 năm tại kho lưu trữ trực tuyến của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc doanh nghiệp có thể tải về máy tính, lưu tại USB hoặc CD,….
  • Giảm 90% chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế: hóa đơn điện tử giúp hạn chế tối đa tình trạng mất, hỏng hóa đơn. Nhờ đó doanh nghiệp không còn lo sợ tốn chi phí do bị phạt hành chính.

hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí

Ngoài tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu được thời gian và quy trình làm việc khi sử dụng hóa đơn điện tử:

  • Giảm tới 70% các bước quy trình phát hành: xóa bỏ quy trình viết tay hóa đơn, rút ngắn thời gian cho việc phát hành, xử lý và quản lý hóa đơn.
  • Rút ngắn tới 95% thời gian thanh toán và tra cứu hóa đơn: Hóa đơn đến tay khách hàng nhanh chóng đồng nghĩa với việc thu hồi công nợ của của doanh nghiệp sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang nhìn vào các chi phí ban đầu để sử dụng hóa đơn điện tử của một số nhà cung cấp để đánh giá hóa đơn điện tử là không tiết kiệm so với hóa đơn giấy, như: Phí bản quyền phần mềm, phí thuê bao hàng năm, chi phí sử dụng hoá đơn, chi phí kết nối với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp, chi phí GTGT theo nhu cầu của khách hàng, chi phí bảo hành, nâng cấp phần mềm kế toán để kết nối với hóa đơn điện tử,…

Tuy nhiên, với việc sử dụng hóa đơn điện tử meInvoice.vn của MISA, doanh nghiệp hoàn toàn tối ưu được chi phí vì chỉ phải chi trả: phí thuê bao hàng năm và chi phí sử dụng Hóa đơn theo gói phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử của MISA không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT nên khách hàng không phải trả thêm thuế GTGT khi sử dụng. Đồng thời, meInvoice.vn cũng dễ dàng tích hợp với mọi phần mềm kế toán, quản trị và bán hàng khác giúp doanh nghiệp thuận tiện nhất trong việc sử dụng và quàn lý hóa đơn điện tử.

>> Hàng loạt báo lớn đưa tin: Giành danh hiệu Sao Khuê 2019, meInvoice.vn khẳng định vị trí hàng đầu thị trường hóa đơn điện tử Việt Nam

3. Cách xử lý hóa đơn giấy còn tồn tại doanh nghiệp

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử được thực hiện sớm bao nhiêu thì doanh nghiệp càng có lợi bấy nhiêu.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/11/2018 quy định cụ thể lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Theo đó, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có 2 năm để thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo mốc thời gian bắt buộc tại Nghị định (tức 01/11/2020), doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 7 Thông Tư 32/2011/TT-BTC “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

doanh nghiệp chạy đua

Như vậy, trước 01/11/2020, doanh nghiệp có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý:

  • Không xuất 2 hình thức hóa đơn với 1 đơn hàng, cụ thể hơn nếu 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và ngược lại: 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau.

Hi vọng bài viết trên đã cung cấp cho doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy có cái nhìn toàn cảnh về những bất cập của hóa đơn giấy. Đồng thời, tạo động lực cho doanh nghiệp nhanh chóng thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Khách hàng có thể trải nghiệm ngay những tính năng của meInvoice.vn tại bản dùng thử miễn phí TẠI ĐÂY

Hoặc khách hàng có nhu cầu được tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ:
Hotline: 090 488 5833

>> Dùng thử hóa đơn điện tử meInvoice.vn
>> Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm: Việc hôm nay chớ để ngày mai

Liệu hóa đơn giấy có tiết kiệm chi phí như doanh nghiệp nghĩ?
4.8 (95%) 8 vote[s]