Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc phân biệt rõ hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ. Việc áp dụng sai loại hóa đơn có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý và khó khăn trong công tác quyết toán thuế. Bài viết này, MISA meInvoice sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện giúp doanh nghiệp nắm vững các quy định hiện hành một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
- Khái niệm
Căn cứ theo quy định tại điểm a Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có các đặc điểm chủ yếu sau:
-
- Được xác thực bởi cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo lập, đồng thời kèm theo một chuỗi ký tự được mã hóa trên cơ sở thông tin do người bán lập trên hóa đơn.
- Tuân thủ định dạng chuẩn: Hóa đơn được lập theo định dạng XML, bảo đảm tính thống nhất, thuận tiện cho việc lưu trữ và tra cứu.
- Bảo đảm an toàn, bảo mật: Việc sử dụng chữ ký số và cơ chế mã hóa dữ liệu nhằm bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình khởi tạo, truyền nhận và lưu trữ.
- Hiệu quả về chi phí: Góp phần giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển so với hóa đơn giấy truyền thống.
Đọc thêm:
2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là gì?
- Khái niệm
Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
- Đặc điểm của hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
-
- Không có mã xác thực của cơ quan thuế: Hóa đơn không được cấp mã (không có số giao dịch và chuỗi mã hóa do cơ quan thuế tạo lập).
- Do người bán tự lập và chịu trách nhiệm: Người bán thực hiện lập, ký số và gửi hóa đơn; đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung.
- Tuân thủ định dạng chuẩn: Hóa đơn được lập theo định dạng dữ liệu điện tử (thường là XML), bảo đảm thuận tiện cho lưu trữ, tra cứu.
- Thực hiện truyền dữ liệu cho cơ quan thuế: Dữ liệu hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế theo quy định quản lý.
Đọc thêm:
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử đứng đầu danh sách được Tổng cục Thuế lựa chọn TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ! |
3. Đối tượng sử dụng
3.1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
Theo quy định pháp luật hiện hành, có 05 nhóm đối tượng được yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, cụ thể:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (theo Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)
- Doanh nghiệp thuộc đối tượng đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng có nhu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (theo Khoản 1 Điều 8 Thông tư 32/2025/TT-BTC).
- Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế phải thực hiện chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế (theo Khoản 2 Điều 8 Thông tư 32/2025/TT-BTC). Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế, đồng thời được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Các trường hợp khác
-
- Các trường hợp khác được quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Các trường hợp khác theo Thông tư 32/2025/TT-BTC: Trường hợp tổ chức cho thuê tài chính cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng phải lập hóa đơn theo Khoản 2 Điều 6 Thông tư 32/2025/NĐ-CP.
- Các trường hợp khác theo Khoản 3, Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế:
3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 51 của Luật này và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
4. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều này nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
3.2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế
Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 55 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Điều 55. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
1. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có quyền:
a) Tạo hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để sử dụng nếu đáp ứng các yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14″
Đồng thời, căn cứ theo khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế quy định về áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, như sau:
Điều 91. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
…
2. Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Như vậy, đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm:
- Doanh nghiệp kinh doanh trong 15 lĩnh vực: điện tử; xăng dầu; bưu chính viễn thông; nước sạch; tài chính ứng dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, đồng thời đáp ứng đầy đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm: có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử bảo đảm việc lập, tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định; bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Việc lựa chọn hình thức sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề và quy mô của từng đơn vị. Tuy nhiên, dù áp dụng hình thức nào, yếu tố tiên quyết vẫn là tính chính xác và sự ổn định của hệ thống phát hành. Để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đã được thiết kế như một trợ thủ đắc lực, đảm bảo sự tuân thủ tuyệt đối theo các nghị định và thông tư mới nhất hiện hành.
4. Phân biệt hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan Thuế
| Nội dung | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế |
| Ký hiệu hóa đơn | Ký hiệu bắt đầu bằng chữ “C” (thể hiện loại hóa đơn có mã cơ quan thuế).
Ví dụ: C23TBB – Hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế lập năm 2023. |
Ký hiệu bắt đầu bằng chữ “K” (thể hiện loại hóa đơn không có mã cơ quan thuế).
Ví dụ: K24ABC – Hóa đơn GTGT không có mã của cơ quan thuế lập năm 2024. |
| Khi làm thủ tục đăng ký sử dụng | Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐDT:
– Tại mục 1 (Hình thức): Chọn “Có mã của cơ quan thuế” – Tại mục 3 (Phương thức chuyển dữ liệu): Chọn “Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn”. |
Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐDT:
– Tại mục 1 (Hình thức): Chọn “Không có mã của cơ quan thuế” – Tại mục 3 (Phương thức chuyển dữ liệu): Chọn “Phương thức phù hợp”. |
| Khi xuất hóa đơn |
|
|
| Chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế | Dữ liệu được gửi tới cơ quan thuế ngay tại thời điểm doanh nghiệp lập, ký số và thực hiện yêu cầu cấp mã. | Dữ liệu hóa đơn được chuyển tới cơ quan thuế theo định kỳ hoặc phương thức truyền dữ liệu theo quy định hiện hành. |
| Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối với cơ quan thuế | Có | Không có |
5. Giải đáp các vướng mắc về hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan Thuế
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế bị sai sót thì xử lý thế nào?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót không còn được phép thực hiện. Khi có sai sót cần. thông báo với cơ quan Thuế và xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy trường hợp.
>> Đọc thêm: [Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Hóa đơn điện tử có mã và không có mã có giá trị pháp lý như nhau không?
Có. Hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đều có giá trị pháp lý như nhau và được công nhận trong hoạt động giao dịch kinh doanh, kế toán và thuế, với điều kiện hóa đơn được lập đúng quy định, ký số hợp lệ (khi thuộc trường hợp phải ký số) và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định.
Tuy nhiên, giữa hai loại hóa đơn này có sự khác biệt về quy trình phát hành và trách nhiệm quản lý, cụ thể: hóa đơn có mã được cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua; còn hóa đơn không có mã do người bán tự lập và tự chịu trách nhiệm, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo phương thức áp dụng.
- Có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử không có mã sang có mã không?
Có. Doanh nghiệp được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi có nhu cầu hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Việc chuyển đổi không áp dụng cho hóa đơn đã lập, mà chỉ có hiệu lực đối với hóa đơn phát sinh sau khi được cơ quan thuế chấp thuận.
Trên đây là tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử có mã và không mã của cơ quan Thuế, hi vọng sẽ giúp các doanh nghiệp cập nhật nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện đúng quy định pháp luật, tránh các sai sót xảy ra.
Hiện nay, mặc dù trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, nhưng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vẫn được nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh ưu tiên lựa chọn bởi các lý do sau:
- Giải pháp được sử dụng phổ biến tại Việt Nam, bảo đảm hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế; đồng thời hỗ trợ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng quy định tại Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025 hiện hành.
- Cho phép chủ động lập hóa đơn ngay khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hỗ trợ phát hành hóa đơn trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính, máy tính bảng.
- Bộ giải pháp phù hợp nhiều quy mô và lĩnh vực hoạt động, bao gồm doanh nghiệp, hộ kinh doanh, đơn vị hành chính sự nghiệp và các mô hình tương đương.
- Có khả năng kết nối với hơn 70+ phần mềm bán hàng, quản trị và phần mềm kế toán phổ biến trên thị trường.
- Hỗ trợ người nộp thuế chủ động xử lý sai sót phát sinh ngay trên thiết bị sử dụng.
- Bảo đảm hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ kịp thời, đúng chuyên môn từ đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín.
Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice, vui lòng ĐĂNG KÝ tại:
