Hiện tại, quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đã có nhiều thay đổi, đặc biệt là với sự phổ biến của hóa đơn điện tử. Dưới đây là các quy định về tình hình sử dụng hóa đơn. Tham khảo ngay.
1. Có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không?
Từ ngày 01/7/2026, không còn áp dụng quy định về “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn”.
Căn cứ theo khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ 01/7/2026 hóa đơn đặt in do cơ quan thuế phát hành (hóa đơn đặt in của cơ quan thuế) hết giá trị sử dụng, đồng nghĩa không còn sử dụng loại hóa đơn này nữa.
Trước 01/7/2026, việc lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chỉ áp dụng trong 02 trường hợp:
- Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế.
- Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử nhưng hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, khi đó cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, không có quy định yêu cầu doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Thay vào đó, cơ quan thuế quản lý việc sử dụng hóa đơn thông qua dữ liệu hóa đơn điện tử do người bán chuyển trực tiếp theo phương thức và thời hạn được quy định.
2. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu BC26/HĐG) ban hành tại Phụ lục IA kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Tải mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: TẠI ĐÂY
3. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cụ thể
TH1: Sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế
Căn cứ Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đươc sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP hàng quý, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in từ cơ quan thuế phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn đã dùng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Cụ thể:
Thời hạn nộp:
- Quý 1: Ngày 30/4,
- Quý 2: Ngày 31/7.
- Quý 3: Ngày 31/10.
- Quý 4: Ngày 31/1 năm sau
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
- Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ:
- Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý:
- Sử dụng Bảng kê hóa đơn theo Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Nội dung: Lập bảng kê các hóa đơn chưa sử dụng của tổ chức, cá nhân khi chuyển địa điểm.
- Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu, giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước:
- Sử dụng Bảng kê chi tiết hóa đơn theo Mẫu BK02/QT-HĐG (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Nội dung: Lập bảng kê chi tiết các hóa đơn đến thời điểm quyết toán hóa đơn trong các trường hợp trên.
- Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý:
TH2: Sử dụng hóa đơn điện tử khi có sự cố cấp mã của cơ quan thuế
Khi hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa khắc phục, cơ quan thuế cung cấp hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in. Tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn giấy này phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu BC26/HĐG (ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
4. Một số lưu ý quan trọng
- Trách nhiệm truyền dữ liệu: Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đúng thời hạn và định dạng theo quy định. Việc này thay thế cho báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn truyền thống. Nếu không thực hiện, có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP) về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.
- Hóa đơn không đầy đủ nội dung: Đối với một số trường hợp đặc biệt (ví dụ: hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh) hóa đơn điện tử không cần đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế người mua. Tuy nhiên, dữ liệu vẫn phải được truyền đến cơ quan thuế, và không cần báo cáo riêng.
- Tham khảo hướng dẫn địa phương: Doanh nghiệp, tổ chức nên liên hệ với Cục Thuế địa phương hoặc kiểm tra trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để cập nhật các hướng dẫn cụ thể, vì một số trường hợp có thể yêu cầu báo cáo bổ sung tùy theo tình hình quản lý thuế tại địa phương.
Hy vọng, với những thông tin chúng tôi cung cấp đã giúp cá nhân, tổ chức nắm rõ các quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hạn chế tối đa những rủi ro pháp lý không đáng có.
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
