Home Kiến thức Những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào đầu ra...

Những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào đầu ra kế toán phải biết

184

Dưới đây là những hiểu biết và lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào đầu ra kế toán nhất định phải biết để thực hiện công việc một cách trơn tru và hiệu quả.

1. Hóa đơn đầu vào

1.1 Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn được sử dụng với mục đích mua sắm hàng hóa, nguyên vậy liệu,…. phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

>> Hóa đơn điện tử

1.2 Những chứng từ cần đi kèm hóa đơn đầu vào

Khi mua hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp ngoài nhận hóa đơn mua hàng còn cần kèm theo những loại chứng từ nào?

  • Hợp đồng mua, bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
  • Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
  • Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
  • Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

>>> Xem thêm bài viết: Như thế nào được gọi là hóa đơn đầu vào không hợp lệ?

1.3 Xử lý với hóa đơn đầu vào giá trị trên 20 triệu

Quy định về hóa đơn mua hàng có giá trên 20 triệu đồng bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển tiền qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT. Gồm 3 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn mua hàng thanh toán nhiều lần

  • Tất cả các lần thanh toán đều phải thực hiện qua hình thức chuyển khoản ngân hàng gồm tiền đặt cọc và tiền thanh toán giao dịch.
  • Nếu người mua đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ tiền mua hàng yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc và chuyển lại tiền cọc qua tài khoản ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT

Trường hợp 2: Hóa đơn mua cùng một ngày

Trường hợp mua cùng một ngày và cùng một đơn vị tổng số tiền lớn hơn 20 triệu đồng. Nếu kế toán chia nhỏ thành nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu để thanh toán tiền mặt thì vẫn không được khấu trừ thuế GTGT. Do đó kế toán cần rà soát kỹ càng các hóa đơn tiền mặt mua cùng ngày để tránh trường hợp mua hàng trên 20 triệu đồng bằng tiền mặt.

Trường hợp 3: Chuyển tiền mua hàng bằng tiền ngân hàng

Theo quy định khi thực hiện mua hàng bằng hình thức chuyển khoản với hóa đơn trên 20 triệu thì doanh nghiệp phải sử dụng tài khoản mang tên công ty thì mới được tính vào tiền thuế khấu trừ GTGT.

1.4 Thời điểm thanh toán hóa đơn

Kế toán cần thanh toán được thực hiện trước thời hạn quyết toán để được khấu trừ thuế GTGT. Nếu đã quá hạn thanh toán mà người mua chưa thanh toán tiền thì số tiền đó không được tính vào tiền thuế được khấu trừ GTGT.

>>> Xem thêm bài viết: Hóa đơn đầu vào được kê khai trong thời gian bao lâu?

1.5 Xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu vào

Theo quy định tại Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC, đối với trường hợp kế toán làm mất hóa đơn đầu vào sẽ chịu mức phạt từ 4 đến 8 triệu đồng.

Để loại bỏ rủi ro bị phạt, kế toán cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Đầu tiên kế toán cần lập biên bản để ghi nhận và xác nhận sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản cần ghi rõ liên 1 của hóa đơn bị mất người bán hàng khai, nộp thuế trong thời gian nào (tháng nào), ký và ghi đầy đủ họ tên người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền), sau đó đóng dấu (nếu có) trên biên bản.

Bước 2: Lập báo báo về việc mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC

Mẫu báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn sử dụng mẫu BC21/AC. Kế toán có thể làm mẫu này trên phần mềm HTKK sau đó nộp qua mạng hoặc làm bằng bản cứng để nộp trực tiếp.

Bước 3: Bên bán chụp lại liên 1 hóa đơn

Bên bán thực hiện chụp lại liên 1 của hóa đơn bị mất sau đó xin chữ ký của người đại diện pháp luật bên bán và giao lại cho bên mua thay cho hóa đơn đã bị mất.

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

2. Hóa đơn đầu ra

2.1 Hóa đơn đầu ra là gì?

Hóa đơn đầu ra hay còn gọi là hóa đơn bán hàng, là loại chứng từ ghi nhận việc doanh nghiệp, tổ chức xuất bán hàng hóa dịch vụ trong kỳ phát sinh. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

2.2 Quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán hàng

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng được coi là hợp lệ, hợp pháp bắt buộc phải có những tiêu thức sau:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Tổng số tiền thanh toán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)

2.3 Thời điểm lập hóa đơn

Căn cứ vào nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập và xuất hóa đơn được quy định như sau:

  • Đối với các hóa đơn bán hàng hóa thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của bên bán cho bên mua, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử phải là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc phải là thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Đối với các hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao thì sẽ lập hóa đơn có khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với từng lần giao.Thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử khi này cũng tương ứng với từng lập giao hàng hoặc bàn giao này.
  • Đối với các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử được xác định theo đúng thời điểm người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn.
  • Đối với hóa đơn về hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình thì thời điểm lập xuất hóa đơn sẽ là chậm nhất không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
  • Đối với tổ dịch vụ kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hay tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.

Trên đây là những lưu ý về hóa đơn đầu vào đầu ra mà kế toán cần biết để hạn chế lỗi trong quá trình thực hiện. Hiện nay, theo quy định nghị định 123/2020/NĐ-CP các doanh nghiệp bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022.

Tổng cụ thuế cũng chỉ rõ những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại giúp:

  • Doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn,…).
  • Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.
  • Việc sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với cơ quan thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua.

>>> Xem thêm bài viết: Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử ngày 17/9/2021

>>> Để đăng ký NHẬN ƯU ĐÃI và tư vấn tính năng phần mềm hóa đơn điện tử từ MISA meInvoice mời quý khách hàng gọi đến số hotline 090 488 5833 hoặc điền thông tin vào form dưới đây:

Dùng thử hóa đơn điện tử

  1. Các trường hợp không phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa dịch vụ
  2. Bộ 3 trợ thủ đắc lực giúp kế toán làm việc tại nhà hiệu quả trong mùa giãn cách
  3. MISA meInvoice ra mắt tính năng phê duyệt hóa đơn trước khi phát hành
  4. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
  5. Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
EBOOK: Giải đáp 20 vướng mắc về hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế
Hội thảo trực tuyến: Giá trị pháp lý Hợp đồng điện tử & Quy trình triển khai thực tế