Biên lai là gì là câu hỏi thường gặp đối với cá nhân, tổ chức khi thực hiện các giao dịch tài chính hoặc nghĩa vụ với Nhà nước. Việc hiểu rõ về khái niệm, mục đích sử dụng và đặc điểm của biên lai giúp đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ giải đáp chi tiết về biên lai và các vấn đề liên quan.
1. Biên lai là gì?
Đến thời điểm hiện tại, chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào thay thế Thông tư số 303/2016/TT-BTC (đã hết hiệu lực kể từ ngày 01/7/2022) quy định cụ thể về khái niệm biên lai.
Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, biên lai được hiểu là chứng từ dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Hình thức biên lai
Biên lai được thể hiện dưới hai hình thức: điện tử hoặc đặt in
-
- Đối với biên lai điện tử: Là chứng từ ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế (theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Đối với biên lai đặt in: Là chứng từ bằng giấy, cơ quan quản lý thuế tạo biên lai theo hình thức đặt in (loại không in sẵn mệnh giá) được bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành (theo khoản 1 điều 35 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Khoản 23 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Thời điểm lập biên lai
Căn cứ theo quy định Khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập biên lai như sau:
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Như vậy, khi đơn vị thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu thuế, phí, lệ phí thì ngay tại thời điểm thu hoặc khấu trừ, tổ chức thu phải lập biên lai (hoặc chứng từ) và giao cho người bị khấu trừ thuế hoặc người nộp thuế, phí, lệ phí.
2. Các loại biên lai hiện nay
Căn cứ theo điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, biên lai bao gồm:
b) Biên lai gồm:
b.1) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;
b.2) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;
b.3) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
Cụ thể:
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá
Là loại biên lai không thể hiện trước số tiền phải nộp; mệnh giá được xác định tại thời điểm lập biên lai theo nghĩa vụ thực tế phát sinh của người nộp, phù hợp biểu mức thu do pháp luật quy định.
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá
Là loại biên lai đã ghi nhận sẵn mệnh giá cố định trên mẫu; tổ chức thu sử dụng theo đúng mệnh giá in sẵn tương ứng với từng loại khoản thu.
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí
Là khái niệm chung bao trùm các loại biên lai dùng để ghi nhận khoản thu vào ngân sách nhà nước theo quy định về thuế, phí, lệ phí; bao gồm cả biên lai in sẵn mệnh giá và không in sẵn mệnh giá.
Lưu ý áp dụng
- Việc thiết kế, phát hành, quản lý và sử dụng từng loại biên lai phải tuân thủ quy định về nội dung bắt buộc, ký hiệu, hình thức thể hiện (điện tử, đặt in), thẩm quyền phát hành và báo cáo sử dụng biên lai định kì theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn có liên quan.
- Doanh nghiệp, tổ chức thu cần lựa chọn loại biên lai phù hợp với đặc thù khoản thu:
- Khoản thu có số tiền biến động theo từng lần phát sinh: ưu tiên biên lai không in sẵn mệnh giá.
- Khoản thu theo mức cố định, lặp lại: có thể sử dụng biên lai in sẵn mệnh giá.
- Việc hạch toán, lưu trữ và cung cấp biên lai cho người nộp phải bảo đảm tính hợp lệ, hợp pháp và tính toàn vẹn dữ liệu theo pháp luật về thuế, phí, lệ phí cũng như pháp luật về kế toán, lưu trữ.
| Có thể bạn quan tâm?
|
3. Nội dung bắt buộc có trên biên lai
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về những nội dung cần có trong biên lai, gồm:
- Tên loại biên lai
Bao gồm các loại: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
-
- Ký hiệu mẫu biên lai: thể hiện tên loại biên lai, số liên của biên lai và số thứ tự mẫu thuộc một loại biên lai. Một loại biên lai có thể có nhiều mẫu khác nhau.
- Ký hiệu biên lai: xác định bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt kết hợp hai chữ số cuối của năm. Đối với biên lai đặt in, hai chữ số cuối thể hiện năm in biên lai. Còn đối với biên lai tự in, biên lai điện tử thì hai chữ số cuối thể hiện năm bắt đầu sử dụng được ghi trên thông báo phát hành hoặc năm in biên lai tự in, điện tử.
- Số biên lai
Là số thứ tự hiển thị trên biên lai, được ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa bảy chữ số.
-
- Đối với biên lai tự in, đặt in: bắt đầu từ số 0000001.
- Đối với biên lai điện tử: bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử, kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Liên của biên lai (áp dụng cho biên lai đặt in và tự in)
Mỗi số biên lai gồm từ hai liên hoặc phần trở lên:
-
- Liên/phần 1: lưu tại tổ chức thu.
- Liên/phần 2: giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí.
- Các liên/phần tiếp theo (từ liên thứ 3 trở đi): đặt tên theo công dụng phục vụ công tác quản lý.
- Thông tin đơn vị thu
Ghi rõ tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
- Thông tin các khoản thu và số tiền
Ghi cụ thể tên loại khoản thu, số tiền bằng số và bằng chữ.
- Ngày lập biên lai
Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên lai.
- Chữ ký người thu tiền.
Với biên lai điện tử thì sử dụng chữ ký số
- Ghi tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai
- Ngôn ngữ và định dạng trên biên lai
-
- Biên lai thể hiện bằng tiếng Việt; bổ sung tiếng nước ngoài (nếu cần) thì ghi bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc ghi bên dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
- Chữ số sử dụng là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9.
- Đơn vị tiền tệ ghi trên biên lai là đồng Việt Nam; trường hợp pháp luật quy định khoản thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc quy đổi theo tỷ giá quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP.
- Trường hợp danh mục phí, lệ phí nhiều hơn số dòng in trên biên lai thì lập bảng kê kèm theo do tổ chức thu thiết kế. Trên bảng kê phải ghi rõ “kèm theo biên lai số… ngày… tháng… năm…”.
- Tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử có nhu cầu điều chỉnh tiêu thức nội dung thì phải trao đổi bằng văn bản với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan) và thực hiện theo hướng dẫn trước khi áp dụng.
- Thông tin bổ sung trên biên lai
Ngoài các thông tin bắt buộc, tổ chức thu có thể bổ sung các nội dung khác như logo, hình ảnh trang trí, quảng cáo… phù hợp quy định pháp luật, không che hoặc làm mờ nội dung bắt buộc; cỡ chữ các nội dung bổ sung không lớn hơn cỡ chữ của các nội dung bắt buộc.
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử đứng đầu danh sách được Tổng cục Thuế lựa chọn TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ! |
4. Các quy định về biên lai cần nắm rõ
Phải đăng ký khi sử dụng biên lai điện tử
Căn cứ theo khoản 1 Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
1. Tổ chức thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo điểm b khoản 1 Điều 30 thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Như vậy:
- Tổ chức sử dụng biên lai điện tử để ghi nhận các khoản thu theo quy định pháp luật bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng biên lai điện tử với cơ quan thuế.
- Việc đăng ký được thực hiện thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo mẫu quy định
- Chỉ sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, tổ chức mới được phép phát hành và sử dụng biên lai điện tử hợp pháp.
Phải gửi báo cáo sử dụng biên lại định kỳ cho Cơ quan thuế
Căn cứ theo Điều 38 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 25 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:
Báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in
1. Hàng quý, tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý sử dụng biên lai.
2. Báo cáo tình hình sử dụng biên lai gồm các nội dung sau: Tên đơn vị, mã số thuế (nếu có), địa chỉ; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai; số tồn đầu kỳ, mua phát hành trong kỳ; số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ; tồn cuối kỳ gửi cho cơ quan quản lý thuế.
Như vậy, hàng quý tổ chức thu phí, lệ phí phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng biên lai cho cơ quan thuế quản lý chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau kỳ phát sinh sử dụng biên lai.
Nội dung báo cáo phải có:
- Tên đơn vị, mã số thuế (nếu có), địa chỉ
- Tên loại biên lai, ký hiệu mẫu, ký hiệu
- Số tồn đầu kỳ, mua/phát hành trong kỳ
- Số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ
- Tồn cuối kỳ gửi CQT.
-
- Trường hợp trong kỳ không sử dụng biên lai: Phải lập báo cáo tình hình sử dụng biên lai, ghi rõ số lượng biên lai sử dụng bằng 0.
- Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết biên lai, đã báo cáo số tồn = 0, trong kỳ không phát hành mới và không sử dụng: Không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.
- Trường hợp tổ chức ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai: Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí vẫn phải lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.
Từ 01/06/2025 cho phép tích hợp biên lai thu thuế, phí vào hóa đơn điện tử khi cùng thu từ một khách hàng
Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung khoản 9 vào Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
Trường hợp tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và người cung cấp dịch vụ cùng thực hiện thu thuế, phí, lệ phí và tiền bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của một khách hàng thì được tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí và hóa đơn trên cùng một định dạng điện tử để giao cho người mua. Hóa đơn điện tử tích hợp phải đảm bảo có đủ nội dung của hóa đơn điện tử, biên lai điện tử và theo đúng định dạng do cơ quan thuế quy định. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và tổ chức thu thuế, phí, lệ phí có trách nhiệm thỏa thuận về đơn vị chịu trách nhiệm lập hóa đơn điện tử tích hợp cho khách hàng và phải thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này. Việc kê khai doanh thu của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và việc kê khai thuế, phí, lệ phí thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
Như vậy, từ 01/06/2025, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và người cung cấp dịch vụ được phép tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí và hóa đơn trên cùng một định dạng điện tử khi cùng thu cho một khách hàng.
5. Biên lai và hóa đơn khác nhau thế nào?
Dưới đây là bảng so sánh những điểm khác biệt giữa biên lai và hóa đơn:
| Tiêu chí so sánh | Biên lai | Hóa đơn |
| Khái niệm | Là chứng từ do tổ chức thu tiền lập, ghi nhận số tiền đã thu khi thu phí, lệ phí thuộc phạm vi quản lý của cơ quan nhà nước và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí. | Là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. |
| Chủ thể lập | Tổ chức thu phí, lệ phí,cơ quan thuế lập khi thu khoản thu là lệ phí, phí thuộc ngân sách nhà nước
Trong đó, cơ quan quản lý thuế bao gồm: – Cơ quan thuế: Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực; – Cơ quan hải quan: Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan. (khoản 2 Điều 2 Luật Quản lý thuế 2019) |
Do người bán là tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định.
(theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) |
| Mục đích lập | Được sử dụng để xác nhận số tiền đã thu từ các hoạt động liên quan tới phí, lệ phí hoặc khoản thu khác. | Được lập để ghi nhận hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. |
| Thời điểm lập | Khi phát sinh giao dịch thu tiền được thực hiện theo đúng quy định. | Theo thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc theo thỏa thuận về thời điểm lập hóa đơn với người mua. |
| Tư cách chủ thể tham gia quan hệ | Người nộp tiền và người thu tiền. | Người mua và người bán. |
| Cách xác định nghĩa vụ nộp/hoàn thành | Căn cứ vào biên lai, xác định nghĩa vụ đã hoàn thành đối với khoản thu. | Thể hiện việc hoàn thành nghĩa vụ khi giao dịch hàng hóa, dịch vụ phát sinh. |
| Nội dung chi tiết | – Ghi rõ tên loại biên lai, mã hiệu mẫu và ký hiệu.
– Số thứ tự của biên lai và liên phát hành. – Các thông tin về tổ chức, cá nhân thực hiện thu phí, lệ phí, gồm mã số thuế đối với đơn vị có đăng ký. – Xác định rõ khoản thu (phí, lệ phí, thuế…), số tiền thu bằng số và chữ. – Thời gian lập biên lai (ngày, tháng, năm). – Chữ ký của bên thu tiền. – Một số trường hợp đặt in: ghi tên, mã số thuế của tổ chức nhận in. – Sử dụng tiếng Việt làm ngôn ngữ chính để thể hiện. (Theo khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) |
– Nêu đầy đủ tên hóa đơn, mã hiệu mẫu, ký hiệu, số hóa đơn.
– Ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua. – Mô tả hàng hóa, dịch vụ: đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và số tiền thuế giá trị gia tăng cho từng hàng hóa, dịch vụ. – Tổng tiền thanh toán sau thuế. – Có chữ ký của người bán và mua; đối với hóa đơn điện tử ghi rõ thời điểm ký. – Trường hợp đặc biệt: mã cơ quan thuế nếu có, phí, lệ phí, những khoản giảm trừ, khuyến mại… – Nếu do tổ chức nhận in hóa đơn, phải nêu rõ tên, mã số thuế tổ chức nhận in. – Thể hiện bằng chữ viết, chữ số và đồng tiền hợp pháp. (Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) |
Hi vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ biên lai là gì, vai trò và các quy định liên quan đến việc sử dụng biên lai trong thực tế. Việc nắm vững nội dung này sẽ giúp các đơn vị thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính, đảm bảo quyền lợi và tuân thủ pháp luật.
Phần mềm quản lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:
- Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
- Ngày ký và ngày lập lệch nhau
- Người bán có rủi ro cao về thuế
- Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
- Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
Đồng thời, phần mềm hỗ trợ đơn vị tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp (Có logo, mã tra cứu) với các định dạng Xml, PDF về.
Quý đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice có thể để lại thông tin đăng ký tại đây:
