5 mẫu công văn giải trình về hóa đơn phổ biến hiện nay

Mẫu công văn giải trình về hóa đơn là tài liệu cần thiết khi doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế. Sử dụng mẫu công văn giải trình hóa đơn đúng chuẩn giúp doanh nghiệp minh bạch và bảo vệ quyền lợi. Hãy cùng MISA meInvoice tham khảo các mẫu công văn giải trình hóa đơn để bảo đảm thủ tục nhanh chóng, hiệu quả.

1. Mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro

Hiện tại, pháp luật Việt Nam chưa có quy định pháp lý chính thức về định nghĩa thuật ngữ “hóa đơn rủi ro”. Tuy nhiên, thuật ngữ này được cơ quan thuế sử dụng trong thực tiễn quản lý, đặc biệt trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế đối với doanh nghiệp có dấu hiệu bất thường về hóa đơn.

Trên thực tế, hóa đơn rủi ro thường được hiểu là các hóa đơn có dấu hiệu vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ. Một số trường hợp thường gặp như:

• Hóa đơn mua từ doanh nghiệp không hoạt động hoặc đã giải thể.
• Cơ quan thuế phát hiện các trường hợp giao dịch không có chứng từ, không có hoạt động giao nhận hàng hóa thực tế.
• Hóa đơn liên kết tới doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao do cơ quan thuế quản lý, theo dõi.
• Doanh nghiệp xuất hóa đơn nhưng không thực hiện kê khai thuế hoặc khai không đúng thực tế.
• Thông tin trên hóa đơn không trùng khớp với thực tế giao dịch về tên hàng hóa, số lượng, đơn giá…

Do đó, doanh nghiệp cần sử dụng mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro để cung cấp các thông tin, chứng từ chứng minh hoạt động mua bán là có thật và được thực hiện đúng quy định.

Dưới đây là mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro:

2. Mẫu công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp

Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ:

• Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;
• Hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;
• Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;
• Hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;
• Hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;
• Hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Như vậy, khi cơ quan thuế thông báo hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp có dấu hiệu bất thường hoặc khi doanh nghiệp tự phát hiện sử dụng các loại hóa đơn không hợp pháp, doanh nghiệp cần sử dụng mẫu công giải trình hóa đơn bất hợp pháp để cung cấp bằng chứng về tính hợp lệ của các giao dịch.

Dưới đây là mẫu công văn giải trình hóa đơn bất hợp pháp:

3. Mẫu công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế

Công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế là văn bản do doanh nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh lập gửi cơ quan thuế có thẩm quyền, đề nghị được tiếp tục sử dụng hóa đơn trong thời gian đang bị áp dụng cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

Trên thực tế, có nhiều trường hợp doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế nhưng vẫn bị áp dụng cưỡng chế hóa đơn do sai sót của cơ quan thuế, các vấn đề hành chính hoặc các nguyên nhân khác. Nếu doanh nghiệp gặp tình huống này, cần làm công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế gửi đến cơ quan thuế có thẩm quyền để được xem xét và khắc phục.

Dưới đây là mẫu công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế:

4. Mẫu công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn

Doanh nghiệp cần thực hiện công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp thực tế có phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ với đối tác là doanh nghiệp đã bỏ trốn.
• Thời điểm phát sinh giao dịch, mua bán hàng hóa, dịch vụ là trước khi doanh nghiệp đối tác bỏ trốn.
• Đơn vị có đầy đủ chứng từ hợp lệ chứng minh giao dịch là có thật, gồm: hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán phù hợp.

Như vậy, với trường hợp trên, doanh nghiệp cần lập công văn giải trình gửi cơ quan thuế để bảo vệ quyền lợi về chi phí hợp pháp, chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn.

Dưới đây là mẫu công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn:

5. Mẫu công văn cam kết doanh nghiệp không thuộc đối tượng dùng hóa đơn từ máy tính tiền

Theo quy định tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề như bán lẻ, ăn uống, siêu thị, vận tải… bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.

Đối với doanh nghiệp không thuộc các ngành nghề bắt buộc nêu trên, không phải áp dụng hình thức hóa đơn này. Do đó, để làm rõ căn cứ pháp lý và minh bạch với cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể lập cam kết xác nhận không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu quy định.

Dưới đây là mẫu văn bản cam kết không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền:

Mẫu công văn giải trình hóa đơn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi khi làm việc với cơ quan thuế. Sử dụng đúng mẫu công văn giải trình hóa đơn giúp tăng tính thuyết phục và hợp pháp của hồ sơ. Doanh nghiệp nên chuẩn bị mẫu công văn giải trình hóa đơn đầy đủ, ngắn gọn, đúng quy định để tránh rủi ro pháp lý.

Thời gian gần đây, yêu cầu rà soát và giải trình hóa đơn từ nhà cung cấp rủi ro ngày càng gia tăng. Việc tra cứu thủ công qua các file Word hoặc Excel vừa mất nhiều thời gian vừa làm tăng nguy cơ phát sinh các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có giải pháp quản lý hóa đơn hiệu quả, phù hợp với yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế.

Giải pháp xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:

• Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
• Ngày ký và ngày lập lệch nhau
• Người bán có rủi ro cao về thuế
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
• Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
• Phát hiện và cảnh báo tức thời khi NCC có hành vi in, phát hành hoặc mua bán hóa đơn trái phép.
• Hỗ trợ kiểm tra linh hoạt trên mọi nền tảng desktop và mobile, đảm bảo tiện lợi tối đa

Đồng thời, phần mềm hỗ trợ đơn vị tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp (Có logo, mã tra cứu) với các định dạng XML, PDF về.

Quý đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice có thể để lại thông tin đăng ký tại đây: