Hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai tên hàng hóa chuẩn theo quy định mới nhất giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý.
1. Sai tên hàng hóa có cần xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế?
Có. Việc sai sót về tên hàng hóa là một lỗi sai nội dung bắt buộc trên hóa đơn do vậy doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Cụ thể, tại khoản 13 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
2. Quy trình xử lý hóa đơn bị sai tên hàng hóa
Để điều chỉnh hóa đơn bị sai tên hàng hóa bạn thực hiện theo 5 bước sau:
- Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận/Thông báo sai sót:
- Người mua là doanh nghiệp/tổ chức: Lập Biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung, lý do sai sót và biện pháp xử lý.
- Người mua là cá nhân không kinh doanh: Người bán gửi Thông báo sai sót (qua email, phần mềm, website,…) nêu rõ thông tin sai sót và phương án xử lý.
- Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và ghi rõ dòng chữ bắt buộc:
- “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…” (đối với hóa đơn điều chỉnh).
- “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…” (đối với hóa đơn thay thế).
- Bước 3: Ký số: Người bán sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Bước 4: Gửi cơ quan thuế (áp dụng với hóa đơn có mã): Gửi hóa đơn mới lên hệ thống để được cấp mã.
- Bước 5: Gửi và lưu trữ: Gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua và lưu trữ hóa đơn điều chỉnh/thay thế, hóa đơn gốc, cùng biên bản thỏa thuận/thông báo sai sót để phục vụ đối chiếu và quyết toán thuế.
Lưu ý: Trong trường hợp trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng một loại thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, thì được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho toàn bộ các hóa đơn điện tử đã sai trong tháng đó và đính kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT, Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Xem thêm:
- Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai
- [Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Nhằm đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong quá trình xử lý sai sót, việc ứng dụng giải pháp chữ ký số từ xa MISA eSign là yêu cầu thiết yếu đối với bộ phận kế toán. MISA eSign cho phép doanh nghiệp thực hiện ký số hóa đơn điều chỉnh/thay thế một cách tức thời, giúp tối ưu hóa quy trình đối chiếu, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ và hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt hành chính do chậm trễ trong việc điều chỉnh hóa đơn sai sót.
>> An tâm ký kết ĐẢM BẢO PHÁP LÝ và tiết kiệm chi phí với MISA Esign!
3. Cách viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai tên hàng hóa trên MISA meInvoice
✅ Lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa trên MISA meInvoice
- Hóa đơn gốc ghi sai tên hàng hóa, tên hàng hóa trên hóa đơn: Áo sơ mi nữ và cần điều chỉnh lại tên đúng: Áo sơ mi nam.
=> Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa như sau:
- Chọn Tính chất HHDV là Ghi chú/diễn giải.
- Sau đó nhập nội dung điều chỉnh.
- Hóa đơn điều hàng hóa hiển thị thông tin điều chỉnh tương ứng.
✅ Lập hóa đơn thay thế sai tên hàng hóa trên MISA meInvoice
Để lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai tên hàng hóa, doanh nghiệp thực hiện theo những bước sau:
- Bước 1: Gửi hóa đơn lập sai cho người mua
Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách để gửi cho khách hàng, trường hợp đã gửi người mua thì bỏ qua bước này.
- Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn
Hướng dẫn lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn tại đây.
- Bước 3: Lập hóa đơn thay thế hóa đơn
Cách 1: Lập từ phân hệ Thay thế hóa đơn
-
- Vào mục Xử lý hóa đơn lập sai -> chọn Thay thế hóa đơn -> nhấn Lập hóa đơn thay thế.
-
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế, chọn Đồng ý.
-
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế, nhấn Lưu và phát hành.
-
- Nhập thông tin người mua để chương trình gửi hóa đơn, nhấn Phát hành.
Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn thay thế
-
- Trên danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Lập hóa đơn thay thế
-
- Nhập nội dung hóa đơn thay thế và gửi cơ quan thuế cấp mã tương tự cách 1.
Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:
- Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
- Ngày ký và ngày lập lệch nhau
- Người bán có rủi ro cao về thuế
- Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
- Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
Đồng thời, phần mềm hỗ trợ đơn vị tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp (Có logo, mã tra cứu) với các định dạng Xml, PDF về.
Quý đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice có thể để lại thông tin đăng ký tại đây:
