Quy định về xử phạt không xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng

Trong hoạt động kinh doanh, việc tuân thủ quy định về hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc; đặc biệt, xử phạt không xuất hóa đơn điện tử đang được cơ quan thuế thực hiện chặt chẽ. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn chủ quan hoặc chưa nắm rõ các trường hợp phải lập hóa đơn, dẫn đến rủi ro vi phạm và bị xử lý. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ làm rõ quy định, mức xử phạt và những lưu ý quan trọng để hạn chế sai sót.

Xem thêm:

• Hóa đơn khống là gì? Mức xử phạt khi sử dụng
• 5 mẫu công văn giải trình về hóa đơn phổ biến nhất hiện nay

1. Không lập hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng sẽ bị phạt thế nào?

Theo điểm a Khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 quy định:

a) Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ;

Căn cứ Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điểm b Khoản 3 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP nêu rõ:

đ) Trường hợp người nộp thuế thực hiện nhiều hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, các hành vi vi phạm còn trong thời hiệu xử phạt và bị xử phạt trong một vụ việc vi phạm hành chính thì chỉ bị xử phạt về một hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có khung tiền phạt tương ứng với số lượng hóa đơn đã lập không đúng thời điểm theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định này;

 

e) Trường hợp người nộp thuế thực hiện nhiều hành vi không lập hóa đơn, các hành vi vi phạm còn trong thời hiệu xử phạt và bị xử phạt trong một vụ việc vi phạm hành chính thì chỉ bị xử phạt về một hành vi không lập hóa đơn có khung tiền phạt tương ứng với số lượng hóa đơn đã lập không đúng thời điểm theo quy định tại khoản 3 Điều 24 Nghị định này;

Đồng thời, Khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm b khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định về mức xử phạt hành vi không lập hóa đơn như sau:

• Phạt cảnh cáo: Không lập hóa đơn đối với hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ… (trừ luân chuyển nội bộ) hoặc cho vay/mượn/hoàn trả 01 hóa đơn.
• Phạt 1–2 triệu đồng: Không lập hóa đơn nêu trên từ 02 đến <10 hóa đơn; hoặc không lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ 01 hóa đơn.
• Phạt 2–10 triệu đồng: Không lập hóa đơn nêu trên từ 10 đến <50 hóa đơn; hoặc bán hàng, cung cấp dịch vụ không lập hóa đơn từ 02 đến <10 hóa đơn.
• Phạt 10–30 triệu đồng: Không lập hóa đơn nêu trên từ 50 đến <100 hóa đơn; hoặc bán hàng, cung cấp dịch vụ không lập hóa đơn từ 10 đến <20 hóa đơn.
• Phạt 30–50 triệu đồng: Không lập hóa đơn nêu trên từ ≥100 hóa đơn; hoặc bán hàng, cung cấp dịch vụ không lập hóa đơn từ 20 đến <50 hóa đơn.
• Phạt 60–80 triệu đồng: Không lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ từ ≥50 hóa đơn

Lưu ý:

– Các mức phạt nêu trên áp dụng đối với tổ chức; trường hợp cá nhân vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 mức phạt của tổ chức (theo Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

– Trường hợp người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh thì áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân (theo Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

→ Căn cứ các quy định pháp luật nêu trên, người nộp thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm phải lập hóa đơn để giao cho người mua không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Người nộp thuế thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua theo từng lần bán hàng, cung cấp dịch vụ mà có hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì bị xem xét, xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

Doanh nghiệp cần lưu ý tìm hiểu thực hiện đúng các quy định về xuất hóa đơn nhằm tránh các vi phạm cũng như rủi ro về thuế không đáng có. Việc trang bị phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín là quan trọng để có thể sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả và an tâm kinh doanh.

 

2. Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là khi nào?

Để đảm bảo không vướng phải những vi phạm không đáng có về việc không lập hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng, các cá nhân, hộ kinh doanh cần nắm rõ quy định mới nhất về thời điểm xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thời điểm xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quy định:

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

 

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).

 

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy, cá nhân, hộ kinh doanh cần thực hiện lập hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng, cung cấp dịch vụ ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Với một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cụ thể, thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:

3. Giải pháp đáp ứng quy định xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán đúng quy định và tiện lợi từ MISA

Để đảm bảo thực hiện đúng quy định xuất hóa đơn theo từng lần bán, cá nhân, hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Giải pháp này giúp tạo đơn hàng và tự động xuất hóa đơn ngay sau khi khách thanh toán, mang lại những lợi ích:

✔️ Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí
✔️ Tạo sự minh bạch, rõ ràng trong giao dịch
✔️ Đáp ứng yêu cầu quản lý thuế của cơ quan chức năng

Giải pháp tự động tạo hóa đơn ngay khi bán hàng để đảm bảo tiện lợi cho người bán, rõ ràng cho khách hàng và chính xác với thuế.

Đặc biệt, MISA có phần mềm MISA eShop tích hợp đầy đủ: Quản lý bán hàng – Xuất hóa đơn – Ký số – Kê khai thuế cho Hộ kinh doanh đáp ứng quy định về thuế, hóa đơn và nâng cao hiệu quả bán hàng:

✅ Công nghệ AI nhập đơn bằng giọng nói nhanh chóng

✅ Phát hành hóa đơn ngay khi tạo đơn, tự động gửi dữ liệu đến Cơ quan Thuế

✅ Đáp ứng đầy đủ quy định về HĐĐT máy tính tiền, sẵn sàng cho hộ khoán chuyển sang kê khai

✅ Quản lý thu chi – tồn kho – doanh thu tự động, tạo tờ khai thuế đúng chuẩn

✅ Chi phí chỉ từ 100k/tháng, MIỄN PHÍ 3 tháng dùng thử, TẶNG 5000 hóa đơn điện tử + FREE chữ ký số

Ưu đãi có hạn, Anh/Chị đăng ký sớm ngay tại đây:

Phần mềm tích hợp 4in1: Bán hàng – Xuất hóa đơn – Ký số – Kê khai thuế đơn giản, dễ dùng cho Hộ kinh doanh.