Quy định hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp từ 01/07/2026

Hóa đơn điện tử hợp lệ là yếu tố then chốt đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định về hình thức và nội dung hóa đơn điện tử hợp lệ không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán. Bài viết này MISA meInvoice sẽ cung cấp những kiến thức quan trọng để doanh nghiệp hiểu rõ và áp dụng chính xác hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định hiện hành.

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ khi nào?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.

Căn cứ theo quy định tại khoản 5 điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

5. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.

Cụ thể hóa đơn, chứng từ cần đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung như sau:

1.1. Nội dung trên hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc sau:

Căn cứ theo khoản 1 điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn

• Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như:

• • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế
  • Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hóa đơn bán tài sản công
  • Tem, vé, thẻ
  • Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

>> Nhận ngay 50 lượt kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ miễn phí tại đây

Số hóa đơn

Căn cứ mục 2 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về số hóa đơn như sau:

• Số hóa đơn là số thứ tự thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập, ghi bằng chữ số Ả-rập và có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào 31/12 hàng năm, tối đa đến số 99.999.999.
• Số hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng ký hiệu và mẫu số hóa đơn.
• Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở hoặc cùng dùng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu, hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn theo thời điểm ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
• Trường hợp số hóa đơn không theo nguyên tắc trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo số hóa đơn tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập, sử dụng một lần, tối đa 8 chữ số.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Căn cứ theo mục 3 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

• Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
• Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và sử dụng mã số thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cho tất cả các cửa hàng thì phải thể hiện rõ tên, mã, địa chỉ địa điểm kinh doanh trên hóa đơn; Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thì phải thể hiện rõ mã, địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.
• Trường hợp hóa đơn điện tử ủy nhiệm thì thể hiện, tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.
• Trường hợp bán đấu giá tài sản để thi hành án thì hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ quan được giao bán đấu giá tài sản và tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Căn cứ theo mục 4 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

• Đối với người mua là cơ sở kinh doanh:

• • Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn phải đúng theo hồ sơ đăng ký (đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, thuế, đầu tư, hợp tác xã…). Trường hợp sử dụng mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thì ghi theo mã được cấp.
  • Nếu tên, địa chỉ dài, được viết tắt một số từ thông dụng (P, TP, VN, CP, TNHH, KCN, SX, CN…) nhưng vẫn phải đảm bảo xác định chính xác địa chỉ và phù hợp hồ sơ đăng ký.

• Đối với người mua là cá nhân (người tiêu dùng):

• • Nếu cung cấp thông tin: ghi tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (người nước ngoài có thể dùng hộ chiếu/quốc tịch).
  • Nếu không cung cấp: ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
  • Một số trường hợp đặc thù: Các trường hợp đặc thù theo quy định tại điểm 9 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP không bắt buộc thể hiện thông tin người mua.

Chữ ký trên hóa đơn

Căn cứ theo mục 6 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

• Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức: Chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
• Trường hợp là nhà cung cấp ở nước ngoài: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua: thực hiện theo quy định tại điểm 9 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thuế suất thuế giá trị gia tăng

Căn cứ theo mục 5 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

• • Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại. Nếu hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện số hiệu, kiểu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
  • Đơn vị tính: Bên bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường.
  • Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Số lượng hàng hóa, dịch vụ được ghi bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính
  • Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
  • Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, ngoại trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

Thời điểm lập hóa đơn:

Căn cứ theo quy định tại điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).

Xem thêm: [Giải đáp] Hóa đơn điện tử ngày ký khác ngày lập có HỢP LỆ

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo mục 7 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

7. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại Điều 16 Nghị định này). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.

Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)

Căn cứ theo điểm e mục 5 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

e) Trường hợp doanh nghiệp vận tải hàng không sử dụng hệ thống xuất vé được lập theo thông lệ quốc tế thì các khoản phí dịch vụ thu trên chứng từ vận tải hàng không (phí quản trị hệ thống, phí đổi chứng từ vận tải và các khoản phí khác) và các khoản thu hộ phí dịch vụ sân bay của các doanh nghiệp vận tải hàng không (như phí phục vụ hành khách, phí soi chiếu an ninh và các loại phí khác) ghi trên hóa đơn là giá thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp vận tải hàng không được làm tròn số đến hàng nghìn đối với các khoản thu trên chứng từ vận tải theo quy định của Hiệp hội hàng không quốc tế (IATA).

Ngoài ra trên hóa đơn điện tử còn có các nội dung khác như: Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in; chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn,  thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán…

Có thể bạn quan tâm? Hóa đơn điện tử là gì? 16 điều doanh nghiệp phải biết trước khi sử dụng hóa đơn điện tử Cách Lập và Xuất hóa đơn điện tử CHUẨN theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

1.2. Hình thức của hóa đơn điện tử hợp lệ

Căn cứ điều 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sau:

• Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra nhằm mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
• Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử
• Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:

• • Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
  • Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

2. Cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp

Cách 1: Tra cứu hóa đơn hợp lệ trên tổng cục thuế

Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ trên meInvoice

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào Website MISA meInvoice

Bước 2: Chọn mục “Tra cứu” trên trang.

Bước 3: Điền thông tin theo hướng dẫn

Bước 4: Kiểm tra kết quả được hiển thị sau khi tra cứu

Hiện nay MISA meInvoice không chỉ cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà còn cung cấp giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào. Với nhu cầu kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào kế toán có thể thực hiện với hai trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Kiểm tra hóa đơn từ hòm thư email tự động

Bước 1: Vào phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice

Bước 2: Vào phần “Hộp thư” để theo dõi danh sách email hóa đơn đầu vào

Click vào “Xem hóa đơn” để kiểm tra thông tin doanh nghiệp, thông tin đơn hàng, chữ ký số doanh nghiệp.

Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn

• Tự động kiểm tra tính hợp lệ – hợp pháp của hóa đơn:

Trường hợp 2: Kiểm tra hóa đơn từ nguồn khác

Trong nhiều trường hợp, nhà cung cấp có thể gửi hóa đơn đầu vào từ nhiều nguồn khác như công cụ chat. Kế toán có thể kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào trên phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice.

Bước 1: Vào phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice

Bước 2: Chọn “Thêm hóa đơn”

Bước 3: Tải hóa đơn lên và xem kết quả

Để tối ưu hóa việc kiểm tra hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể sử dụng MISA meInvoice nhằm tự động rà soát, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót.

3. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập hóa đơn điện tử như sau:

• Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp biếu, tặng, khuyến mại, tiêu dùng nội bộ, cho vay, cho mượn…, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử phải đúng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo quy định (pháp luật thuế, kế toán và Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP), phản ánh trung thực nghiệp vụ phát sinh; người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn.

• Lập chứng từ khấu trừ và biên lai điện tử: Khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử, biên lai điện tử để giao cho người nộp; đồng thời ghi đầy đủ nội dung theo Điều 23 Nghị định này và đúng định dạng chuẩn dữ liệu.

• Đăng ký và nguyên tắc sử dụng:

• • Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, các tổ chức, cá nhân liên quan phải thực hiện đăng ký sử dụng theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Việc đăng ký, quản lý, sử dụng phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế, phí và lệ phí.

• • Dữ liệu phục vụ quản lý thuế: Dữ liệu hóa đơn, chứng từ điện tử phát sinh trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thực hiện nghĩa vụ thuế là cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý thuế và cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
• Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử; nội dung cụ thể do Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn.
• Ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí:

• • Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai; biên lai vẫn ghi tên bên ủy nhiệm.
  • Việc ủy nhiệm phải lập thành văn bản, thể hiện đầy đủ mục đích, thời hạn, phương thức thanh toán, và thông báo cho cơ quan thuế khi phát hành biên lai.
• Hóa đơn điện tử tích hợp biên lai:

• • Trường hợp thu đồng thời tiền hàng hóa, dịch vụ và thuế, phí, lệ phí, được phép lập hóa đơn điện tử tích hợp biên lai trên cùng định dạng.
  • Hóa đơn tích hợp phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định và đúng chuẩn dữ liệu.
  • Các bên liên quan thỏa thuận đơn vị lập hóa đơn và thông báo cơ quan thuế.
    Việc kê khai doanh thu, thuế, phí, lệ phí thực hiện theo pháp luật quản lý thuế.

Với hơn 30 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA.