Giải đáp 5 câu hỏi thắc mắc thường gặp về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử dần thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy. MISA meInvoice giải đáp 5 vấn đề DN thường gặp trong quá trình chuyển từ hóa đơn giấy sang HĐĐT.

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hoá đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

meInvoice.vn tổng hợp và giải đáp 10 câu hỏi thường gặp cho Doanh nghiệp bán hàng.

1. Hình thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Với hóa đơn giấy, Doanh nghiệp tốn thời gian và chi phí gửi hóa đơn cho khách hàng. Việc gửi hóa đơn chậm trễ qua chuyển phát khiến nhiều khách hàng không hài lòng về Doanh nghiệp.

Nhưng với hóa đơn điện tử, tùy từng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp phương thức gửi cho khách hàng như: Email, SMS,… Ví dụ: Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA cho phép người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua email, SMS và thực hiện tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua internet. Nhưng với một số phần mềm khác, khách hàng nhận được hóa đơn trên cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Dùng thử hóa đơn điện tử MISA meInvoice

2. Điều kiện để Doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

3. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần.

>> Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?
>> Có thể xuất hóa đơn điện tử lùi ngày được không? Ghi lùi ngày của hóa đơn bị phạt như thế nào?

4. Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).

Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

>> Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?
>> Giải đáp thắc mắc Hóa đơn điện tử cho Bên Bán (Bên xuất hóa đơn điện tử)

5. Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử không?

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm).

MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử của Công ty CP MISA – Thương hiệu uy tín với 25 năm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai thuế,…. luôn được khách hàng tin tưởng, lựa chọn.

VnExpress, Dân trí, Tạp chí Thuế, Cafebiz, ICTnews, … và hàng nghìn khách hàng sử dụng nhận định MISA meInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam. Phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC…

• Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain đảm bảo an toàn, bảo mật và chống làm giả hóa đơn
• Tính năng ưu việt: Tra cứu, phát hành trên table, Moblie giúp thuận tiện, dễ sử dụng.
• Dễ dàng tích hợp với phần mềm: kế toán, bán hàng, quản trị