Phân biệt Bản in hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Về bản chất, bản in hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đều là thông điệp của hóa đơn điện tử được thể hiện ra giấy nhưng không phải hóa đơn điện tử.

1. Doanh nghiệp có nhất thiết phải in hóa đơn ra bản giấy hay không?

Trước hết, cần hiểu hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Như vậy về bản chất, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì mọi thông tin đều được thể hiện bằng thông điệp dữ liệu mà không cần in trực tiếp ra giấy như hóa đơn giấy. Đồng thời, bên bán hàng hóa  hay cung cấp dịch vụ có trách nhiệm cung cấp cho bên mua hóa đơn dạng thông điệp điện tử.

Mặt khác, khi doanh nghiệp kê khai thuế, trong hồ sơ sẽ bao gồm tờ khai thuế Giá trị gia tăng kèm với bảng kê (Bảng kê này thể hiện chi tiết số hóa đơn điện tử, theo đó cơ quan thuế có thể kiểm tra được hóa đơn thuộc hợp đồng nào). Do đó, việc doanh nghiệp in hóa đơn điện tử ra bản giấy để lưu trữ là không cần thiết.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice

2. Phân biệt Bản in hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

• Thứ nhất, về bản chất:

“Bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử ” và “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” đều là thông điệp của hóa đơn điện tử được thể hiện ra giấy nhưng không phải hóa đơn điện tử

• Thứ hai, về quyền thực hiện in/chuyển đổi:

– Đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: Chỉ bên bán và bên mua mới có thể thực hiện chuyển đối hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy.

– Trong khi đó, bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử được quản lý bởi hệ thống cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế. Do đó, bất kỳ bên nào có thông tin về hóa đơn điện tử đều có thể tra cứu và in thông tin hóa đơn điện tử thông qua website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

• Thứ ba, về nội dung thể hiện:

– Đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: Theo quy định, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc và chỉ được chuyển đổi một (01) lần cho mỗi hóa đơn. Tức là đối với mỗi file hóa đơn chuyển đổi, bên bán chỉ được thực hiện thao tác chuyển đổi một lần. Nếu sau đó có nhu cầu thì bên bán/bên mua có thể in hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đó thành nhiều bản.

Trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải ghi rõ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”. Đồng thời phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Khi bên bán đưa hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cho người mua thì trên hóa đơn phải bao gồm cả có con dấu của doanh nghiệp và chữ ký của người đại diện doanh nghiệp.

– Đối với bản in khi tra cứu HĐĐT : bản in này cũng phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Tuy nhiên, nó chỉ như là một bản sao chép của hóa đơn điện tử mà KHÔNG PHẢI là hóa đơn điện tử. Bản in này không có tiêu thức, không có ký hiệu riêng xác nhận và không có con dấu hay chữ ký của người đại diện trong doanh nghiệp như đối với hóa đơn điện tử chuyển đổi.

• Thứ tư, về mục đích sử dụng:

– Đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử:

+ Theo quy định thì người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông

+ Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán.

– Đối với bản in tra cứu từ hóa đơn điện tử: được sử dụng nhằm mục đích lưu trữ của doanh nghiệp.

Như vậy, khi người mua nhận file gốc hóa đơn điện tử (có thể kèm theo hoặc không kèm theo bản in từ HĐĐT hay hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT) thì đây chính là chứng từ để 2 bên thực hiện việc thanh toán.

Khi cần đối chiếu, xác minh trong việc cung cấp các dịch vụ ngân hàng, thanh toán hoặc thực hiện các thủ tục về kê khai doanh thu, nghĩa vụ thuế hoặc để xác minh tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp hoặc đi đường thì doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 bản: bản in hoặc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Hi vọng các thông tin trong bài viết trên đã giúp Kế toán và doanh nghiệp dễ dàng phân biệt được bản in từ hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Từ đó, đem lại hiệu quả trong quá trình sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: