5 Câu hỏi về hóa đơn điện tử được kế toán quan tâm nhất khi làm việc tại nhà

Kể từ ngày 1/4/2020, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu triển khai mô hình làm viêch từ xa theo Chỉ thị 16/CT-TTg về thực hiện cách ly toàn xã hội trong vòng 15 ngày. Trong thời gian này, kế toán và doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo các nghiệp vụ phát hành và quản lý hóa đơn điện tử được diễn ra trơn tru hiệu quả? 5 câu hỏi – đáp về hóa đơn điện tử dưới đây sẽ giúp kế toán có câu trả lời.

>> Giải pháp mùa đại dịch: Làm việc online với hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi
>> Làm sao để kế toán vẫn xuất hóa đơn khi làm việc online tại nhà?
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là công cụ làm việc từ xa không thể thiếu của doanh nghiệp

Từ đầu năm 2020 đến nay, Việt Nam và thế giới đang phải chịu những khủng hoảng lớn cả về sức khỏe cộng đồng lẫn nền kinh tế do virus Corona gây ra. Đứng trước những chuyển biến khó lường của đại dịch, ngày 25/3 Bộ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Mạnh Hùng đã ký ban hành Chỉ thị phát động Cuộc vận động ứng dụng công nghệ Việt cho cuộc sống số.

Ngày 31/3, Thủ tướng cũng chính thức ban hành Chỉ thị số 16/CT-TTg về thực hiện cách ly toàn xã hội trong vòng 15 ngày kể từ 0h ngày 1/4/2020 trên phạm vi toàn quốc.

Trong bối cảnh trên, rất nhiều doanh nghiệp đã chủ động triển khai mô hình làm việc từ xa để vừa đảm bảo an toàn sức khỏe cho nhân lực và cộng đồng, vừa không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Trong đó, hóa đơn điện tử được coi là công cụ không thể thiếu để quá trình giao dịch, kinh doanh được diễn ra thông suốt bởi các lý do chính dưới đây:

• Lập và phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng không phụ thuộc vào địa điểm và thời gian
• Gửi hóa đơn điện tử tới khách hàng tức thời qua Email/SMS
• Tra cứu hóa đơn thuận tiện ngay cả khi không ở nơi làm việc
• Quản lý và báo cáo số liệu hóa đơn chính xác mà không cần kiểm kê

Để kế toán sử dụng có hiệu quả hóa đơn điện tử ngay cả khi làm việc tại nhà, MISA sẽ giải đáp 5 câu hỏi đang khiến kế toán băn khoăn nhất.

Giải đáp 5 câu hỏi về hóa đơn điện tử được kế toán quan tâm nhất khi làm việc tại nhà

1. Máy tính cấu hình thấp thì có sử dụng được phần mềm hóa đơn điện tử tại nhà không?

Máy tính ở nhà thường không để phục vụ mục đích làm việc thường xuyên nên hầu như có cấu hình không cao, do đó nhiều kế toán tỏ ra ái ngại khi phải cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính này.

Vấn đề này hoàn toàn có thể được giải quyết khi kế toán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có nền tảng website và mobile. Điểm ưu việt của phiên bản Website và Mobile là người dùng không cần cài đặt trên máy tính mà chỉ cần đăng nhập vào tài khoản được cấp bởi nhà cung cấp để sử dụng. Dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ được đồng bộ trên cả 3 phiên bản để kế toán dễ dàng sử dụng và thao tác ngay cả khi làm việc tại nhà.

MISA meInvoice của MISA là một trong số ít phần mềm hóa đơn điện tử có đủ cả 3 nền tảng desktop,website và mobile cho phép người dùng sử dụng linh hoạt hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi và đặc biệt là có thể phát hành hóa đơn ngay trên thiết bị di động.

2. Phát hành hóa đơn điện tử như thế nào khi doanh nghiệp chỉ có 1 chữ ký số USB Token?

Khi làm việc theo mô hình tập trung, các doanh nghiệp hầu như chỉ có 1 đến 2 chữ ký số USB Token để luân chuyển sử dụng giữa các bộ phận kế toán, nhân sự và chủ doanh nghiệp. Bất tiện này một mặt là do chữ ký số USB Token chưa đáp ứng được nhu cầu nhiều người ký số cùng lúc trên 1 token, mặt khác là do giá của Token khá cao nên doanh nghiệp rất ái ngại thì phải sắm thêm chữ ký số này.

Khi doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa với chỉ 1 chữ ký số USB token thì việc phát hành hóa đơn điện tử bị hạn chế rất nhiều. Hoặc doanh nghiệp phải mua rất nhiều token để phục phụ cho việc ký số của nhiều bộ phận trong đó có kế toán. Hoặc kế toán phải lập hóa đơn điện tử trên phần mềm sau đó liên lạc với người đang giữ chữ ký số có thẩm quyền ký để thực hiện việc phát hành hóa đơn.

Một giải pháp khác dễ dàng hơn cho doanh nghiệp rất nhiều là sử dụng chữ ký số eSign của MISA. eSign sử dụng công nghệ ký số từ xa không cần USB token, cho phép người dùng phân quyền cho nhiều ký cùng 1 lúc tại nhiều địa điểm khác nhau chỉ với 1 chữ ký số duy nhất. Đặc biệt, với chữ ký số này kế toán có thể tích hợp trực tiếp vào phần mềm hóa đơn điện tử để  phát hành hóa đơn ngay trên di động hoặc tablet.

3. Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải in chuyển đổi ra giấy không?

Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử được in chuyển đổi ra giấy khi người bán muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán.

Tuy nhiên, việc in chuyển đổi này là không bắt buộc và không cần thiết. Kế toán có thể gửi hóa đơn điện tử tới khách hàng nhanh chóng qua Email hoặc SMS.

Về phía khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Cẩn thận hơn khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ trên máy tính hoặc lưu ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong)

4. Làm sao để chủ doanh nghiệp quản lý được việc phát hành hóa đơn điện tử của kế toán khi làm việc từ xa?

Hiện nay, nhiều phần mềm hóa đơn điện tử trong đó có MISA meInvoice của MISA có chức năng cho phép người quản lý phân quyền sử dụng hóa đơn cho từng người sử dụng. Với chức năng này, người quản lý dễ dàng theo dõi việc sử dụng và thao tác nghiệp vụ của các cá nhân được phân quyền. Đồng thời tăng tính tránh nhiệm của người dùng được ủy quyền.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số eSign của MISA để kiểm soát việc phát hành hóa đơn điện tử của kế toán. Khác với chữ ký số USB token, chữ ký số eSign cho phép người dùng quản lý việc ký số thông qua lịch sử ký số.

5. Làm thế nào để sếp ký các biên bản hủy, điều chỉnh, thay thế hóa đơn giấy đã lập trước khi làm việc từ xa?

Trong quá trình chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, kế toán sẽ gặp 1 số trường hợp cần lập biên bản hủy, điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn giấy đã lập nhưng phát hiện sai sót. Trong điều kiện làm việc từ xa không thể lấy được chữ ký của chủ doanh nghiệp trên biên bản này, kế toán hoàn toàn có thể lập và ký số biên bản hủy, điều chỉnh, thay thế ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử cho hóa đơn giấy bị sai sót. Đồng thời có thể lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy sai sót đó.

Hi vọng rằng với 5 câu hỏi đáp trên đây, kế toán và doanh nghiệp sẽ có sự chủ động nhất định trong việc sử dụng hóa đơn điện tử khi làm việc tại nhà. Để từ đó đảm bảo việc giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp luôn được liên tục và thông suốt.

Chung tay mùa đại dịch, MISA triển khai gói hỗ trợ Đổi hóa đơn giấy lấy hóa đơn điện tử với mong muốn cùng doanh nghiệp giữ lấy vùng an toàn và làm việc online hiệu quả.  Khách hàng vui lòng đăng ký nhận ưu đãi tại đây:

Bên cạnh đó, MISA hỗ trợ miễn 5 loại phí hóa đơn lên đến 5 TRIỆU ĐỒNG:

• MIỄN 100% phí thuê bao hàng năm
• MIỄN 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
• MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
• MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế
• MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> Giải pháp mùa đại dịch: Làm việc online với hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Duy nhất chữ ký số MISA eSign đáp ứng được nhu cầu làm việc từ xa của doanh nghiệp