Bộ hồ sơ xin việc gồm những gì? Những quy định cần lưu ý

Để chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ và thu hút nhà tuyển dụng là thắc mắc của rất nhiều người, trong đó có các những người làm trong ngành kế toán. Vậy bộ hồ xin việc gồm những gì? Cần lưu ý những quy định nào? Hãy cùng tham khảo trong bài viết này của MISA MeInvoice

1. Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc (hay còn gọi là hồ sơ ứng tuyển) là một tập hợp các loại văn bản, tài liệu tóm tắt về bản thân, quá trình được đào tạo và liệt kê những kinh nghiệm làm việc dùng để xin việc làm. Trong đó, tờ sơ yếu lý lịch thường được các nhà tuyển dụng chú ý đầu tiên khi tiếp nhận hồ sơ vì nó cung cấp đầy đủ thông tin quan trọng của ứng viên.

2. Hồ sơ xin việc gồm những gì?

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ bao gồm các phần như sau:

2.1. Đơn xin việc

Đơn xin việc có thể đánh máy hoặc viết tay hoặc đơn giản hơn là mua mẫu đơn xin việc rồi điền đầy đủ thông tin. Đơn xin việc thể hiện sự mong muốn được ứng tuyển vào vị trí làm việc của ứng viên, đồng thời thông qua nét chữ, nhà tuyển dụng cũng có thể xem xét, đánh giá, lựa chọn ứng viên liệu có phù hợp với vị trí công ty ứng tuyển hay không.

2.2. Bản sao có chứng thực CCCD, CMND và sổ hộ khẩu

Tùy vào từng Công ty mà Nhà tuyển dụng sẽ có yêu cầu ứng viên nộp bản sao có công chứng các loại giấy tờ tùy thân gồm: Chứng minh thư/ căn cước công dân, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh nhằm xác định nhân thân hoặc không.

Nếu ứng viên trúng tuyển thì các loại giấy tờ này sẽ được dùng làm căn cứ để lập hồ sơ người lao động. Trường hợp Nhà tuyển dụng chưa yêu cầu ngay thì các loại giấy tờ này sẽ được bổ sung vào hồ sơ xin việc sau đó.

2.3. Sơ yếu lý lịch có chứng thực

Sơ yếu lý lịch là một tờ khai nhằm cung cấp thông tin cá nhân, tiểu sử, nhân thân… của ứng viên dành cho nhà tuyển dụng. Đây là một trong những giấy tờ quan trọng cần phải có trong bộ hồ sơ xin việc để nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên.

Mẫu sơ yếu lý lịch thường in sẵn và được kèm trong bộ hồ sơ, bạn có thể dễ dàng mua tại các cửa hàng photo, hiệu sách hay văn phòng phẩm… 

Hầu hết các nhà tuyển dụng hiện nay đều yêu cầu sơ yếu lý lịch của ứng viên phải được chứng thực và có dấu xác nhận kèm theo chữ ký của Văn phòng công chứng có thẩm quyền hoặc của UBND phường/xã.

2.4. Bản sao có chứng thực bằng cấp hay chứng chỉ liên quan

Nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên phải có trình độ văn hóa, giáo dục nhất định. Vậy nên trong hồ sơ xin việc cần phải có các bản sao của bằng cấp, chứng chỉ tương ứng liên quan như: bằng cao đẳng, trung cấp, đại học, chứng chỉ tiếng anh, tin học.

Tùy vào yêu cầu khác nhau của vị trí ứng tuyển mà ứng viên cần cung cấp loại bằng cấp chứng chỉ gì. Chẳng hạn như nếu ứng viên thuộc trình độ đại học thì nộp bằng đại học còn nếu ứng viên chưa có bằng đại học thì có thể nộp Giấy xác nhận tốt nghiệp tạm thời.

Các giấy tờ trên bắt buộc phải bổ sung sau khi làm hồ sơ ứng tuyển để minh chứng  những thông tin mà ứng viên đã khai là sự thật.

2.5. Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực trong vòng 6 tháng

Ngoài các giấy tờ liên quan đến thông tin cá nhân thì không thể thiếu giấy khám sức khỏe trong bộ hồ sơ xin việc. Nhà tuyển dụng yêu cầu giấy khám sức khỏe nhằm kiểm tra xem ứng viên có đủ điều kiện sức khỏe để làm việc tại vị trí mà nhà tuyển dụng muốn tuyển hay không.

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 14/2013/TT-BYT quy định về mẫu giấy khám sức khỏe:

• Mẫu giấy khám sức khỏe đối với người từ 18 tuổi trở lên
• Mẫu giấy khám sức khỏe đối với người dưới 18 tuổi
• Mẫu giấy khám sức khỏe đối với người mất, không có năng lực hành vi dân sự hoặc hạn chế năng lực hành vi nhân sự
• Mẫu khám sức khỏe đối với người được khám sức khỏe định kỳ.

Lưu ý: Giấy khám sức khỏe có 2 loại là giấy A3 gấp đôi và giấy A4. Vì vậy, sẽ có những yêu cầu loại giấy khám sức khỏe khác nhau tùy vào vị trí công việc mà đơn vị/doanh nghiệp đang tuyển dụng.

2.6. Hình chân dung 3×4 hoặc 4×6

Ảnh chân dung nên được dán bên trong mẫu sơ yếu lý lịch hoặc ngoài bìa hồ sơ xin việc. Thông qua những bức ảnh chân dung, nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về ứng viên. Đồng thời giúp ứng viên có cơ hội thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.

Nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên nộp 2 tới 3 ảnh 3×4 hoặc 4×6 tùy vào từng vị trí công việc để làm thẻ nhân viên, lưu hồ sơ, làm bảo hiểm sức khỏe… 

2.7. CV xin việc

Khác với đơn xin việc, Cv (Curriculum Vitae) là bản tóm tắt những thông tin của ứng viên về trình độ học vấn, hoạt động của ứng viên, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng công việc…Ngày nay, có nhiều trang web giúp bạn tạo CV vô cùng tiện lợi, bạn có thể tạo CV bất cứ khi nào bạn cần mà không phải đánh máy hay viết tay nữa.

Chi tiết: CV là gì? Những điều cần lưu ý khi viết CV xin việc

3. Những quy định cần lưu ý khi chuẩn bị bộ hồ sơ xin việc

Để có thể gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng khi đi xin việc, trước tiên bạn nên hiểu rõ về công ty tuyển dụng và chức danh công việc để có sự chuẩn bị tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý thêm một số quy định để hoàn thiện hồ sơ xin việc như sau:

• Kiểm tra kỹ thông tin trong đơn xin việc, thông tin phải đầy đủ, chính xác
• Tránh những lỗi sai chính tả, dùng nhiều loại mực khi viết, dấu câu.
• Nội dung trong hồ sơ cần ngắn gọn, súc tích, trình bày khoa học, rõ ràng.
• Nên tham khảo các mẫu CV có sẵn để có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
• Nên chuẩn bị khoảng 2-3 bộ hồ sơ gốc hoặc hồ sơ có công chứng
• Chuẩn bị thêm 5-10 bộ hồ sơ photo, lưu ý lưu lại bộ hồ sơ gốc để khi nào làm chính thức sẽ nộp hồ sơ gốc.

4. Một số câu hỏi liên quan đến hồ sơ xin việc

4.1. Làm thế nào để viết hồ sơ xin việc?

Việc viết hồ sơ xin việc một cách chỉn chu và tạo điểm nhấn với nhà tuyển dụng là điều ai cũng mong muốn. Để biết cách viết hồ sơ xin việc tạo được điểm nhấn, hãy tham khảo bài viết xem thêm.

Xem thêm: [Mới] Hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc tạo điểm nhấn

4.2. Cần chuẩn bị bao nhiêu bộ hồ sơ xin việc trước khi đi phỏng vấn?

Câu trả lời là không giới hạn về hồ sơ xin việc. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên chuẩn bị ít nhất 01 bộ hồ sơ đầy đủ. Ứng viên cần chuẩn bị các giấy tờ công chứng, hồ sơ photo nếu nhà tuyển dụng yêu cầu.

4.3. Nên sắp xếp hồ sơ như nào để gây ấn tượng với các nhà tuyển dụng?

Để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, ứng viên nên đưa những thông tin xuất sắc của mình lên đầu để nhà tuyển dụng có thể có cái nhìn tổng quan về ứng viên một cách nhanh chóng.

Sau đó ứng viên có thể bỏ những bằng cấp, chứng chỉ, giải thưởng mà ứng viên đã tích lũy được trong quá khứ. Nhà tuyển dụng thường thích những ứng viên có những thành tích cụ thể được đo lường bằng những con số, điều này giúp cho bộ hồ sơ xin việc của bạn có độ uy tín cao hơn.

Lưu ý: Hiện nay nhiều nhà tuyển dụng đã chuyển sang hình thức nhận hồ sơ online và chỉ cần CV trong bộ hồ sơ xin việc. Chính vì vậy, bạn hãy viết những thông tin nổi bật nhất lên đầu CV và những thông tin ít quan trọng hơn ở phía dưới.

4.4. Nên mặc gì khi đi phỏng vấn?

Đi phỏng vấn nên mặc những bộ trang phục gọn gàng, thanh lịch như áo sơ mi dài tay hay quần âu kèm giày tây hoặc giày cao gót. Lưu ý không nên mặc những bộ đồ có màu sắc quá sáng và sặc sỡ dễ gây phản cảm.

5 Lời kết

Trên đây là những thông tin trả lời cho câu hỏi “bộ hồ sơ xin việc gồm những gì” mà MeInvoice chia sẻ đến bạn đọc. Nếu bạn cảm thấy bài viết này hay và có ích hãy chia sẻ đến những người khác đang cần tìm hiểu về hồ sơ xin việc nhé.