Việc xử lý và kê khai hóa đơn vé máy bay sao cho hợp lệ là một nghiệp vụ quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần nắm vững. Đây không chỉ là chứng từ chi phí mà còn liên quan trực tiếp đến việc khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và những lưu ý cần thiết để bạn thực hiện đúng quy định.
1. Quy định xuất hóa đơn vé máy bay hợp lệ
1.1. Nội dung
Theo Nghị định 254/2026/TT-BTC để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch. Đối với hóa đơn vé máy bay cần đảm bảo các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. Trường hợp vé máy bay được tặt qua các website thương mại điện tử, hóa đơn cần ghi thêm thông tin người gửi (Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân), áp dụng khi đơn vị vận tải hàng không cung cấp dịch vụ qua các nền tảng trung gian, đảm bảo minh bạch trong giao dịch.
- Đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán
- Chữ ký của người bán, thời điểm lập hóa đơn.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Đối với vé máy bay cần ghi rõ “Dịch vụ vận tải hàng không” hoặc “Vé máy bay” kèm theo chi tiết hành trình (điểm đi, điểm đến).
Vé máy bay điện tử về cơ bản cũng được ghi đầy đủ những thông tin hành trình như vé giấy. Sự khác biệt ở chỗ, vé máy bay điện tử sẽ được gửi qua email với định dạng word/.pdf và mã đặt chỗ sẽ được gửi vào điện thoại di động hoặc email của khách khi đặt vé máy bay qua mạng.
Khách hàng sẽ nhận được thông tin qua email/SĐT cần ghi lại “Mã đặt chố” và mang theo giấy tờ cá nhân khớp với thông tin đã đặt vé thì có thể làm thủ tục bay nhanh chóng.
1.2. Thời điểm xuất hóa đơn vé máy bay
Căn cứ theo điểm đ, khoản 4, Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được bổ sung bởi quy định về thời điểm lập hóa đơn cụ thể như sau:
4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
…đ) Đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử;
Như vậy, đối với trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website (mua vé máy bay online) chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày có chứng từ dịch vụ trên hệ thống.
Xem thêm:
- Cách xuất hóa đơn xuất khẩu CHUẨN quy định pháp luật
- [Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo CHUẨN quy định
2. Cách xuất hóa đơn vé máy bay trên MISA meInvoice
Dưới đây là các bước khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử cho các đại lý vé máy bay với một mức thuế suất, đảm bảo thực hiện quy trình phát hành hóa đơn phù hợp với đặc thù ngành và tuân thủ quy định pháp luật.
2.1. Khởi tạo mẫu hóa đơn Đại lý vé máy bay
- Bước 1: Truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử MISA meinvoice, vào mục “Đăng ký phát hành\Mẫu hóa đơn”, nhấn chọn “Thêm mới”.
- Bước 2: Thiết lập điều kiện tìm kiếm mẫu hóa đơn “Đại lý vé máy bay”.
- Bước 3: Các bước tiếp theo thực hiện tương tự như khởi tạo các mẫu hóa đơn thông thường.
2.2. Lập và phát hành hóa đơn Đại lý vé máy bay
- Bước 1: Truy cập mục “Hóa đơn”, nhấn chọn “Thêm mới”.
- Bước 2: Chọn ký hiệu mẫu hóa đơn Đại lý vé máy bay.
- Bước 3: Thực hiện khai báo các thông tin trên hóa đơn.
- Bước 4: Nhấn “Lưu” hoặc “Lưu và phát hành” nếu muốn phát hành ngay hóa đơn.
Bước 5: Tích chọn Gửi CQT cấp mã, Gửi hóa đơn cho khách hàng (nếu cần) và nhấn Phát hành.
Bước 5: Tích chọn Gửi CQT cấp mã, Gửi hóa đơn cho khách hàng (nếu cần) và nhấn Phát hành.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice hỗ trợ xuất hóa đơn máy bay cho đại lý vé máy bay, khởi tạo và phát hành hóa đơn Hoàn vé máy bay khởi tạo từ máy tính tiền… nhanh chóng, thuận tiện.
3. Hướng dẫn kê khai – hạch toán hoá đơn vé máy bay
3.1. Kê khai thuế GTGT hóa đơn vé máy bay
✅ Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho vé máy bay
Vé máy bay phải là hóa đơn điện tử hợp lệ và do hãng hàng không hoặc đại lý bán vé hợp pháp phát hành. Dưới đây là điều kiện khấu trừ thuế GTGT với các trường hợp mua vé máy bay được tính làm chi phí hợp lý:
- Trường hợp 1: Doanh nghiệp mua vé máy bay trực tiếp tại Đại lý
Khi mua vé máy bay tại đại lý cần có đầy đủ các giấy tờ sau để đáp ứng đủ điều kiện là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:
-
- Hóa đơn, giấy tờ hợp pháp theo quy định.
- Vé máy bay
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với giá trị thanh toán trên 5 triệu đồng
- Doanh nghiệp đã thực hiện khoán các khoản chi phí phụ cấp công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
>> Đọc thêm: [Mới] Hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản mới được khấu trừ
- Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử
Nếu doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ gồm:
-
- Vé máy bay điện tử doanh nghiệp đã mua
- Thẻ lên máy bay.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn có giá trị trên 5 triệu đồng
- Doanh nghiệp đã khoán các khoản chi phí phụ cấp công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ gồm:
-
- Vé máy bay điện tử
- Quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
- Trường hợp 3: Người lao động mua vé máy bay
Trường hợp Doanh nghiệp khoán cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ cá nhân, sau đó thanh toán lại với doanh nghiệp → Nếu có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ.
Trường hợp doanh nghiệp khoán chi phí đi lại, ăn ở, phụ cấp công tác đúng quy chế tài chính, nội bộ → Được tính vào chi phí được trừ.
Hồ sơ, chứng từ cần thiết:
-
- Vé máy bay, thẻ lên máy bay.
- Giấy tờ liên quan đến việc điều động đi công tác.
- Quy định nội bộ cho phép thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân, hợp thức thanh toán lại từ DN.
- Chứng từ thanh toán của DN cho cá nhân mua vé, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.
- Trường hợp 4: Mua vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài hoặc mua vé máy bay hãng nước ngoài
- Thường KHÔNG được khấu trừ thuế GTGT (hoặc khấu trừ được rất hạn chế) khi mua vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài hoặc vé của hãng hàng không nước ngoài, đặc biệt với vé quốc tế.
Lưu ý: Phụ cấp tàu xe nghỉ phép không đúng quy định của Bộ luật Lao động không được tính vào chi phí hợp lý.
✅ Cách kê khai thuế GTGT
- Kê khai số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn điện tử vé máy bay vào chỉ tiêu “Hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ” và “Thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào được khấu trừ kỳ này” của tờ khai mẫu số 01/GTGT.
- Nếu mua vé của hãng hàng không trong nước thì thuế suất GTGT thường là 8% hoặc 10% tùy theo thời điểm và quy định áp dụng thuế suất ưu đãi của Chính phủ.
3.2. Hạch toán hóa đơn vé máy bay
Chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp được hạch toán cụ thể như sau:
Nợ TK 641, 642 – Tùy vào mục đích mua vé máy bay mà cho vào tài khoản phù hợp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
Ví dụ:
Tại công ty X, tháng 8/2025 tiến hành mua vé máy bay cho người lao động đi công tác, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:
| Tiền vé | Thành tiền (VND) |
|
5.600.000 |
| 2. Thuế GTGT | 448.000 |
| 3. Thuế phí khác
– Lệ phí sân bay: – Phí soi chiếu an ninh: – Phí khác: – Thuế GTGT của phí khác: |
600,000 150,000 500,000 40,000 |
| Tổng số tiền thanh toán | 7,338,000 |
Công ty X áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200, kế toán viên công ty X hạch toán chi phí vé máy bay theo thông tin trên hóa đơn như sau:
Nợ TK 642 (5.600.000 + 600.000 + 150.000 + 500.000) = 6.850.000
Nợ TK 1331: 448.000+40.000= 488.000
Có TK 112: 7.338.000
Hiện nay, mặc dù có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường, nhưng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp bởi những lý do sau:
- Là phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo phát hành hoá đơn điện tử có mã/không mã của CQT; hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng Nghị định số 254/2026 và Thông tư 91/2026 mới nhất
- Chủ động việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính, tablet…
- Bộ giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô, ngành nghề kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doạnh, đơn vị hành chính sự nghiệp…)
- Kết nối với hơn +70 phần mềm bán hàng, quản trị, phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay
- Chủ động trong xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế.
- Nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện uy tín.
Quý doanh nghiệp quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice, vui lòng ĐĂNG KÝ tại:
