Sự mở cửa của nền kinh tế thị trường khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử song ngữ. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử song ngữ càn được khởi tạo theo đúng quy định pháp luật thì mới được coi là hợp lệ. Quy định đó như thế nào? Hãy cùng MISA tìm hiểu.
1. Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử song ngữ
Căn cứ theo phụ lục về Nội dung hóa đơn điện tử được ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử phải dùng tiếng Việt là chính. Được phép ghi thêm chữ nước ngoài nhưng chỉ theo 2 hình thức (trong ngoặc đơn bên phải hoặc dòng dưới với cỡ chữ nhỏ hơn). Không được thay thế hoàn toàn tiếng Việt bằng tiếng nước ngoài. Cụ thể:
Ngôn ngữ chính trên hóa đơn
- Chữ viết hiển thị trên hóa đơn phải là tiếng Việt (Điều 8.a).
- Tiếng Việt là ngôn ngữ bắt buộc và ưu tiên.
Quy định ghi thêm chữ nước ngoài (song ngữ)
Khi cần ghi thêm chữ nước ngoài, hóa đơn được phép thể hiện song ngữ theo 2 cách sau:
- Cách 1: Chữ nước ngoài đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )”.
- Cách 2: Chữ nước ngoài đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và phải có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Áp dụng cho:
- Tên hàng hóa, dịch vụ (điểm a.1).
- Các nội dung chữ viết khác trên hóa đơn (điểm 8.a).
Một số quy định liên quan quan trọng
- Tên hàng hóa, dịch vụ (điểm a.1): Phải thể hiện bằng tiếng Việt phù hợp với quy định pháp luật. Nếu có nhiều chủng loại thì phải ghi chi tiết từng loại. Nếu pháp luật yêu cầu định danh (mã hàng) thì phải ghi cả tên + mã. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài >> áp dụng quy tắc song ngữ nêu trên.
- Trường hợp đặc biệt:
- Hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng (nhà, ô tô, xe máy…): Phải ghi thêm các thông tin đặc trưng theo quy định pháp luật.
- Dịch vụ vận tải: Phải ghi biển số, hành trình (trừ một số trường hợp đặc biệt).
- Chữ số và tiền tệ (điểm c, d, 8.b):
- Thành tiền, thuế, tổng tiền thanh toán: Ghi bằng đồng Việt Nam (chữ số Ả-rập).
- Tổng số tiền thanh toán phải ghi bằng số + bằng chữ tiếng Việt.
- Trường hợp thu ngoại tệ (không phải chuyển đổi sang VND): Được ghi bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.
- Chữ số không dấu: Nếu dùng tiếng Việt không dấu thì phải đảm bảo không gây hiểu lầm nội dung hóa đơn.
Như vậy, quy định pháp luật cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử song ngữ. Để hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ thì chữ viết trên hóa đơn phải được thể hiện bẳng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì có thể là bất cứ ngôn ngữ nào tùy theo thỏa thuận giữa người bán và người mua. Nếu hai bên mua bán không có quy định cụ thể thì sử dụng tiếng Anh làm ngôn ngữ nước ngoài.
Hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của CQT. Bạn trải nghiệm đầy đủ các mẫu hóa đơn & tự thiết kế mẫu đặc thù cho doanh nghiệp bạn TẠI ĐÂY nhé!
2. Mẫu hóa đơn điện tử song ngữ
Để sử dụng song ngữ trên hóa đơn, doanh nghiệp cần khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử song ngữ và đăng ký phát hành với cơ quan thuế.
Là phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chứng thực và khuyến khích sử dụng, MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn theo quy định pháp luật và nhu cầu của doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice cho phép doanh nghiệp khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử song ngữ nhanh chóng dễ dàng và đẹp mắt.
Doanh nghiệp có thể tự tạo mẫu hóa đơn từ kho 150 mẫu có sẵn trên MISA meInvoice và tùy chỉnh các nội dung để phù hợp với nhu cầu sử dụng. Bên cạnh đó, MISA còn hỗ trợ doanh nghiệp toàn bộ thủ tục đăng ký phát hành với cơ quan thuế thông qua các biểu mẫu có sẵn trong chương trình. Sau từ 1-2 ngày kể từ khi hoàn tất hồ sơ gửi cơ quan thuế, doanh nghiệp đã có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Cách lập hóa đơn song ngữ trên MISA meInvoice
Để lập hóa đơn song ngữ trên MISA meInvoice bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Thiết lập hóa đơn song ngữ
- Trong bước Thiết lập thông tin chung, vui lòng tích chọn vào ô “HHDV có phát sinh song ngữ“
-
- Thực hiện các bước lập hóa đơn như bình thường
- Bước 2: Khi lập hóa đơn, sau tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt phải ghi thêm tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng nước ngoài trong dấu ngoặc đơn.
- Bước 3: Trên hóa đơn, tên hàng hóa, dịch vụ tiếng nước ngoài được in nghiêng, đặt trong ngoặc kép và có cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
>> Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP?
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
