Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN là vấn đề được nhiều người lao động quan tâm hiện nay. Không phải mọi cá nhân đều thuộc diện phải tự quyết toán, tuy nhiên nếu xác định sai, bạn có thể bị truy thu thuế, xử phạt hoặc mất quyền được hoàn thuế. Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu các trường hợp cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
1. Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN?
Căn cứ theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về các trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai quyết toán thuế TNCN như sau:
- Có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo, trừ các trường hợp sau:
-
- Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống.
- Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
- Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động mua hoặc đóng góp cho người lao động thì người lao động không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập này.
- Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên.
- Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.
-
- Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân.
- Trường hợp tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm về số thuế thu nhập cá nhân phải nộp thêm hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay mà phải trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế theo quy định.
2. Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN
2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Về hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN được quy định tại điểm b tiết 9.2 và điểm b tiết 9.9 Khoản 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 87 Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn:
2. Mẫu biểu hồ sơ khai thuế quy định tại Thông tư này được áp dụng đối với các kỳ tính thuế bắt đầu từ ngày 01/01/2022 trở đi. Đối với khai quyết toán thuế của kỳ tính thuế năm 2021 cũng được áp dụng theo mẫu biểu hồ sơ quy định tại Thông tư này.
Theo đó, thành phần hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế cho kỳ tính thuế năm 2025 bao gồm như sau:
- Tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN (Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC).
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc theo mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN (Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC).
- Bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp tại nước ngoài (nếu có).
-
- Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và xử lý hồ sơ mà không yêu cầu cá nhân nộp chứng từ khấu trừ thuế.
- Đối với chứng từ khấu trừ thuế điện tử, cá nhân in bản thể hiện từ chứng từ điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cung cấp.
- Bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế/thẻ hoặc chứng từ ngân hàng (đối với khoản thuế đã nộp tại nước ngoài).
- Hóa đơn, chứng từ xác nhận khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh số tiền đã nhận từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc nhận từ nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (trường hợp cá nhân đăng ký giảm trừ tại thời điểm quyết toán thuế).
Việc lập đầy đủ và chính xác hồ sơ theo quy định nêu trên là căn cứ để cơ quan thuế xem xét quyết toán thuế TNCN, bảo đảm việc quyết toán đúng hạn cũng như hạn chế tối đa các sai sót phát sinh.
2.2. Các cách tự quyết toán thuế TNCN
Theo quy định pháp luật hiện hành, cá nhân có thể chủ động thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thông qua hình thức trực tuyến với quy trình đơn giản, thuận tiện, đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế. Hiện nay, có hai phương thức phổ biến để tự quyết toán thuế TNCN online như sau:
- Cách 1: Thực hiện quyết toán thuế TNCN trên Hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế Việt Nam.
- Cách 2: Thực hiện quyết toán thuế TNCN qua ứng dụng eTax Mobile, hỗ trợ thao tác trực tiếp trên thiết bị di động.
>> Xem chi tiết bài viết sau để nắm được các cách tự quyết toán thuế TNCN: Hướng dẫn tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online mới nhất
3. Lưu ý khi tự quyết toán thuế TNCN
Dưới đây là một số lưu ý khi cá nhân tự quyết toán thuế TNCN:
- Kiểm tra, xác minh đầy đủ các nguồn thu nhập chịu thuế
-
- Cá nhân cần rà soát, đối chiếu toàn bộ các khoản thu nhập phát sinh trong kỳ tính thuế (bao gồm cả trong nước và nước ngoài, nếu có).
- Đảm bảo ghi nhận đúng các khoản thu nhập chịu thuế, tránh bỏ sót nguồn thu dẫn đến kê khai thiếu, vi phạm quy định pháp luật.
- Đảm bảo tính chính xác, hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ quyết toán
-
- Chuẩn bị đủ các giấy tờ, chứng từ cần thiết theo hướng dẫn của cơ quan thuế (tờ khai, bản sao chứng từ khấu trừ, xác nhận giảm trừ gia cảnh, chứng minh đóng góp từ thiện, chứng nhận nộp thuế nước ngoài, v.v.).
- Kiểm tra tính chính xác của thông tin cá nhân (họ tên, mã số thuế, số CMND/CCCD, địa chỉ, tài khoản nhận hoàn thuế…).
- Không tẩy xóa, chỉnh sửa gian dối trên hồ sơ, tài liệu liên quan.
- Lưu ý về các khoản giảm trừ, hoàn, bù trừ thuế
-
- Xác định chính xác các khoản giảm trừ được phép áp dụng theo quy định (giảm trừ bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm, từ thiện, v.v.).
- Tổng hợp, kê khai đầy đủ các khoản thuế đã tạm nộp, đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài; xác định đúng số tiền hoàn thuế hoặc số thuế còn phải nộp/bù trừ (nếu có).
- Đảm bảo có đủ chứng từ hợp lệ để làm căn cứ xác định các khoản giảm trừ, hoàn, bù trừ.
- Kê khai và nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định
-
- Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân phải được kê khai và nộp cho cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của thời hạn quyết toán theo quy định pháp luật về quản lý thuế.
- Nộp hồ sơ muộn, kê khai sai hoặc thiếu sẽ dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy thu thuế.
- Chủ động tra cứu, theo dõi lịch quyết toán thuế hằng năm để thực hiện đúng hạn, bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ thuế.
Việc hiểu rõ khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN không chỉ giúp người lao động thực hiện đúng nghĩa vụ thuế mà còn tránh được các rủi ro về xử phạt hoặc truy thu. Chủ động rà soát, hoàn thành thủ tục quyết toán kịp thời sẽ bảo vệ quyền lợi hợp pháp và tạo nền tảng tuân thủ tốt trong quản lý tài chính cá nhân.
- Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
- Đăng ký MST cá nhân
- Đăng ký người phụ thuộc
- Quyết toán thuế TNCN hàng năm;
- Kê khai thuế TNCN hàng tháng/quý/lần phát sinh;
