Thật sai lầm khi doanh nghiệp xem nhẹ vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử

Khi chọn mua phần mềm hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm tới mức giá rẻ mà quên đi yếu tố quan trọng giúp sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, đó là lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật.

>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> 5 Điểm mới đáng chú ý nhất tại Thông tư 68/2019/TT-BTC
>> Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC?

1. Xem nhẹ vấn đề lưu trữ hóa đơn khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro

Thống kê năm 2018 cho thấy, có đến 70% các trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn đến từ quá trình lưu trữ hóa đơn:

• Mất, hỏng hóa đơn khó tránh khỏi
• Tốn chi phí về kho lưu trữ
• Tra cứu mất nhiều thời gian
• Dễ dàng bị làm giả, làm khống

Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định thời hạn lưu trữ tối thiểu của hóa đơn là 10 năm (không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử).

Mặt khác, sử dụng hóa đơn giấy đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chỉ có thể lựa chọn đơn vị cung cấp dựa trên trên tiêu chí giá rẻ hoặc chất lượng in ấn. Việc lưu trữ hóa đơn an toàn và các phương án dự phòng đều không được bất cứ nhà cung cấp nào hướng dẫn và đảm bảo cho doanh nghiệp.

Chính vì thế, đa số doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy luôn loay hoay và bất lực trong việc đảm bảo an toàn, bảo mật cho hóa đơn trong quá trình lưu trữ.

Từ ngày 1/11/2018, hóa đơn điện tử được Chính phủ bắt buộc sử dụng theo lộ trình chuyển đổi 2 năm. Theo đó, 100% doanh nghiệp sẽ phải áp dụng hóa đơn điện tử muộn nhất vào 1/11/2020.

Khác với đơn vị in ấn hóa đơn giấy, các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không chỉ có trách nhiệm cung cấp hóa đơn mà còn đảm bảo cho quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được an toàn, bảo mật:

• Hạn chế đến 99% tình trạng mất, hỏng hóa đơn
• Giảm tối đa chi phí lưu kho
• Tra cứu nhanh chóng tiện lợi
• Khó bị làm giả

Do đó, thay vì chỉ để tâm đến việc lựa chọn hóa đơn giá rẻ, doanh nghiệp cần tìm hiểu để lựa chọn đúng nhà cung cấp đáp ứng đủ các tiêu chuẩn về lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật. Có như vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự mang lại hiệu quả và hạn chế được các rủi ro pháp lý.

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

2. Rất ít nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng được các tiêu chí về lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật

Phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng lưu trữ an toàn, bảo mật phải đáp ứng được 4 tiêu chí cốt lõi sau:

• Hệ thống sao lưu trực tuyến đủ lớn đáp ứng theo quy định về lưu trữ hóa đơn của Luật kế toán);
• Công nghệ bảo mật đạt các tiêu chuẩn do tổ chức uy tin kiểm chứng;
• Có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố, khôi phục dữ liệu;
• Có kinh nghiệm triển khai hệ thống kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử giữa các phần mềm với nhau hoặc giữa các doanh nghiệp, tổ chức với nhau.

3. MISA đáp ứng đầy đủ tiêu chí về lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật

MISA là thương hiệu uy tín với 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế,… cho hơn 200.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân. Với sự đóng góp đáng kể cho ngành kế toán – tài chính, uy tín và chất lượng của các sản phẩm MISA trên thị trường là điều không thể phủ nhận.

Là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi MISA, MISA meInvoice đang từng bước chiếm lĩnh thị trường hóa đơn điện tử và chiếm trọn lòng tin của khách hàng cũng như báo chí chuyên môn với ấn tượng là phần mềm HĐĐT an toàn nhất, dễ sử dụng nhất.

Tính an toàn, bảo mật trong lưu trữ hóa đơn điện tử của MISA meInvoice được chứng minh qua những công nghệ độc quyền và chứng nhận mang tầm quốc tế:

• MISA có hạ tầng công nghệ thông tin quy mô về cả số lượng và chất lượng. Điều này đảm bảo cho sự liên tục trong vận hành hệ thống ngay cả khi số lượng khách hàng sử dụng lên đến hàng trăm nghìn doanh nghiệp trên cả nước.
• Phương án dự phòng luôn được MISA chuẩn bị kỹ lượng bằng việc đặt các máy chủ dự phòng ở nhiều vị trí khác nhau nhằm hạn chế tối đa rủi ro về mất dữ liệu của khách hàng.
• Trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier3, có khả năng lưu trữ dữ liệu hóa đơn lên tới 10 năm theo quy định luật Kế toán. Khách hàng có thể hoàn yên tâm khi lưu trữ trực tuyến trên hệ thống của MISA meInvoice mà không lo mất, hỏng, thất lạc hóa đơn.
• Là phần mềm duy nhất có đầy đủ chứng chỉ, quy trình về bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn ISO 27.000 và CSA Star
• Là phần mềm tiên phong và cũng là duy nhất hiện nay áp dụng thành công công nghệ Blockchain chống giả mạo, mất cắp hóa đơn điện tử và đảm bảo tính minh bạch cho doanh nghiệp.
• MISA là thương hiệu uy tín với 25 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin. Các sản phẩm của MISA mang tính đồng nhất cao nên khi kết nối với nhau luôn đảm bảo sự chính xác, an toàn thông tin cho đơn vị sử dụng.

Hi vọng với bài viết trên, doanh nghiệp đã hiểu được tầm quan trọng của lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ có quyết định đúng đắn khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử.